Auswir­kungen des neuen Leasing­stan­dards IFRS 16

Der neue Leasing­standard IFRS 16 regelt den Ansatz, die Bewertung, den Ausweis sowie die Anga­be­pflichten zu Leasing­ver­hält­nissen. Ziel ist, Leasing­nehmer und Leasing­geber entschei­dungs­nütz­liche Infor­ma­tionen zu Leasing­ver­hält­nissen zur Verfügung zu stellen. Hierbei ersetzt IFRS 16 den alten Leasing­standard IAS 17 und zusam­men­hängend auch IFRIC 4, SIC-15 sowie SIC 27. Alle wichtigen Infor­ma­tionen und Beispiele zu IFRS 16:

 

Die Anfor­de­rungen von IFRS 16 wurden im Januar 2016 veröf­fent­licht. Der Leasing­standard ist erstmals auf Geschäfts­jahre, die am oder nach dem 1. Januar 2019 beginnen, verpflichtend anzu­wenden – auch eine frühere Anwendung ist zulässig. Bisher bestand die Möglichkeit, die Zahlungs­ver­pflich­tungen in einem Leasing­vertrag als Operating-Leasing zu behandeln, so dass Leasing­kosten in der Bilanz nicht als Verbind­lichkeit erscheinen. Mit IFRS 16 wird das nicht mehr möglich sein. Künftig muss jede Art des Leasings in der Bilanz abge­bildet werden, infol­ge­dessen wird eine Bilanz­kos­metik nicht mehr möglich sein. Für Unter­nehmen kann das dras­tische Folgen haben: In der Regel werden Verschuldung sowie Zins­be­lastung steigen, während die Eigen­ka­pi­tal­quote sinkt. Zudem kann die Umsetzung des neuen Standards kost­spielig werden, da alle bestehenden Leasing­ver­träge, auch solche, die bisher als Operating-Leasing – also Off-Balance – geschlossen wurden, neu überprüft werden müssen.

Einige Erleich­te­rungen wird es jedoch weiterhin geben. So müssen etwa Leasing­ver­hält­nisse mit einer Laufzeit von weniger als zwölf Monaten oder Objekte, die günstiger als umge­rechnet 5000 US-Dollar sind, nicht in die Bilanz mitauf­ge­nommen werden. Für Leasing­geber werden sich lediglich marginale Ände­rungen ergeben. Somit liegt der Fokus dieses Artikels im Wesent­lichen auf der Leasingnehmerseite.

Ange­sichts der hohen Komple­xität der Thematik sowie der Vielzahl in einem Unter­nehmen betrof­fenen Einheiten und Personen empfehlen wir ausdrücklich, sich diesem Thema zeitnah anzu­nehmen, zumal Leasing­sze­narios im Unter­nehmen keine Beson­derheit darstellen.

Heraus­for­de­rungen durch IFRS 16

Der bisherige Standard IAS 17 macht es für Inves­toren und Außen­ste­hende schwierig, sich ein genaues Bild über die Leasing­ver­hält­nisse eines Unter­nehmens zu machen. IFRS 16 schafft die nötige Trans­parenz, indem alle Leasing­ver­hält­nisse in der Bilanz als Vermö­gens­werte und Verbind­lich­keiten ausge­wiesen werden müssen. Besonders Branchen wie die Flug­industrie, der Trans­port­sektor oder der Einzel­handel sind von IFRS 16 betroffen.

Ein nahtloser Übergang zu IFRS 16 erfordert eine genaue Inter­pre­tation des neuen Standards sowie eine umfas­sende Analyse und Einschätzung möglicher Effekte. Diese betreffen nicht nur die Bilanz, auch beispiels­weise Ände­rungen hinsichtlich interner Prozesse oder Leis­tungs­kenn­zahlen sind zu erwarten. Die erst­malige Anwendung für Geschäfts­jahre, die am oder nach dem 1. Januar 2019 beginnen, setzt einen struk­tu­rierten Projektplan voraus. Ebenfalls können geeignete IT Tools helfen, die neuen Anfor­de­rungen zu bewäl­tigen und die Einhaltung aller Richt­linien schneller und einfacher zu gestalten. Ein nicht zu knapper Vorlauf ist auch vor dem Hinter­grund wichtig, dass Verträge, die bereits im Jahr vor dem Go-Live beschlossen wurden (unter Anwendung von Wesent­lich­keits­grenzen), sowohl nach dem aktuellen als auch nach dem neuen Standard (IFRS 16) bewertet werden müssen (Tran­­sition-Phase). Die Planung und Konzep­tio­nierung dieses Szenarios nimmt zusätz­liche Zeit in Anspruch.

Vorgehen bei einem IFRS 16 Projekt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Abbildung oben zeigt exem­pla­risch eine IFRS 16-Projekt­orga­ni­sation. Zum Beginn des Projekts sollte das zentrale Accounting damit beginnen, die Unter­schiede zwischen IFRS 16 und den bisher gültigen Rech­nungs­le­gungs­stan­dards und internen Reporting Guide­lines heraus­zu­ar­beiten. Dies muss in enger Abstimmung mit Wirt­schafts­prüfern erfolgen. Auf Basis dieser Erkennt­nisse können neue Richt­linien definiert werden, die infor­mieren, welche Auswir­kungen der Standard auf die Umsatz­legung im Unter­nehmen hat.

Neben dem Accounting kommt auch der IT eine tragende Rolle im Projekt zu. Sie muss zum einen gewähr­leisten, dass die Beson­der­heiten des IFRS 16 in den Konsolidierungs‑, Vertrags­­­ma­­nagement- und Reporting­sys­temen abge­bildet werden können. Zum anderen müssen die ERP-Systeme so angepasst werden, dass sie die Anfor­de­rungen des neuen Standards erfüllen. Damit eine Neube­wertung der Leasing­ver­träge durch­ge­führt werden kann, müssen diese vorher an zentraler Stelle gesammelt werden. Hierfür kann im ersten Schritt auch eine Vertrags­di­gi­ta­li­sierung notwendig sein (siehe Abschnitt Vertragsmanagement).

Vertrags­ma­nagement im Rahmen von IFRS 16

Um die neuen Anfor­de­rungen zu erfüllen und die damit nötigen Vertrags­de­tails zu extra­hieren, ist eine voll­ständige Offen­legung aller Verträge mit Leasing­kom­po­nenten sicher­zu­stellen. Je nach Größe und Struktur eines Unter­nehmens kann der Beschaf­fungs­prozess der Verträge sehr Ressourcen- sowie Zeit­auf­wendig werden. Unter­nehmen, deren Verträge bisher nur oder teilweise in Papierform vorliegen, sollten zu Beginn den Fokus auf die Vertrags­di­gi­ta­li­sierung legen. Hierfür muss ein grund­le­gender Ansatz definiert werden, alle rele­vanten Vertrags­in­halte auszu­lesen und anschließend zu digi­ta­li­sieren. Der teils komplexe Iden­ti­fi­zie­rungprozess der Leasing­daten innerhalb eines Unter­nehmens führt zu Schwie­rig­keiten bei der Erzeugung eines klaren Bildes der Leasing­werte. Struk­tu­rierte und korrekte Daten sind entscheidend für eine exakte Bericht­erstattung und der resul­tie­renden Trans­parenz bezüglich der Leasing Daten.

„Wo befinden sich die Verträge?“

Die Iden­ti­fi­zierung der jewei­ligen Verant­wort­lichen der Leasing­ver­träge stellt Unter­nehmen meist vor eine Heraus­for­derung. Je nach Unter­neh­mens­struktur kann (falls noch nicht vorhanden) über einen neude­fi­nierten „Storing-Process“ nach­ge­dacht werden. Das bedeutet, dass die Verträge an einem zentralen Ort abgelegt werden müssen. Aufgrund der bishe­rigen Vorschriften wurde den Leasing­ver­trägen vergleichs­weise wenig Aufmerk­samkeit entge­gen­ge­bracht. Die Konso­li­dierung aller Verträge im Unter­nehmen stellt deshalb einen wichtigen Schritt zu einem erfolg­reichen Übergang dar. Sofern Verträge nur in Papierform vorhanden sind, müssen diese in einem Approach digi­ta­li­siert und zentra­li­siert werden. Nach der Konso­li­dierung aller Leasing­do­ku­mente müssen die nach IFRS 16 rele­vanten Verträge iden­ti­fi­ziert werden. Dabei gibt es zwei Ausnahmen, die Gestal­tungs­spielraum in Form eines Wahl­rechts bieten können. Soge­nannte Short Term Leases, die eine Laufzeit von weniger als 12 Monaten aufweisen, sind nicht zu berück­sich­tigen. Zusätzlich kann für Leasing­ver­ein­ba­rungen, die einen Vermö­genswert von bis zu 5.000 US-Dollar besitzen, ein Wahlrecht in Anspruch genommen werden. Entscheidet sich der Leasing­nehmer, dieses Wahlrecht in Anspruch zu nehmen, wird der Leasing­vertrag nach dem alten Standard bilanziert.

Um diese Ausnahmen zu filtern, muss jeder Vertrag auf die nach IFRS 16 rele­vanten Vertrags-infor­­ma­­tionen überprüft werden. Diese Parameter (z.B. Länge des Miet­ver­hält­nisses) können dank intel­li­genter Software auto­ma­ti­siert iden­ti­fi­ziert und extra­hiert werden. Die Vertrags­in­halte werden benötigt, um eine Entscheidung zu treffen, ob ein Vertrag in die Bilanz aufge­nommen werden muss oder nicht. Dieser Prozess wird durch die Auto­ma­ti­sierung deutlich beschleunigt – eine manuelle Analyse der Verträge wäre sehr zeit­auf­wendig, oder sogar nicht realisierbar.

Vertrags­ma­nagement Tool

Sobald alle rele­vanten Vertrags­in­halte zentral abgelegt sind, müssen diese Infor­ma­tionen in geeig­neter Form in das lokale ERP System trans­por­tiert werden. Momentan gibt es auf dem Markt Anbieter, die spezielle Contract Management Tools für die voll­au­to­ma­ti­sierte Klas­si­fi­zierung, Buchung und Bilan­zierung von Leasing­ver­hält­nissen anbieten. Neben den bekannten Big Four Bera­tungs­häusern bieten auch kleinere Unter­nehmen spezielle Tools für den neuen Standard IFRS 16 an. Um sich für eine geeignete Software zu entscheiden, sollten im Vorfeld bestimmte Testfälle definiert werden, die mit Vertretern betrof­fenen Unter­neh­mens­be­reiche analy­siert und besprochen werden. Kriterien wie Benut­zer­freund­lichkeit, Simu­la­ti­ons­fä­higkeit und eine leis­tungs­fähige Reporting- / Controlling-Funk­­ti­o­­na­­lität können ausschlag­gebend für eine Entscheidung sein. Ebenfalls muss die aktuelle System­land­schaft und mögliche Schnitt­stellen wie beispiels­weise die Konso­li­die­rungs­software in die Entscheidung mit einbe­zogen werden. Besonders bei einer Vielzahl an zu bewer­tenden Verträgen, kann die Perfor­mance des Tools zu einem wichtigen Entschei­dungs­kri­terium werden.

Die verovis GmbH unter­stützt im Rahmen des Projekt­ma­nage­ments bei der Einführung des IFRS 16-Standards. Dabei greifen wir auf unsere Erfah­rungen, Toolsets und Better Practices zurück, die wir durch mehrere erfolg­reiche Projekte hinsichtlich Imple­men­tierung eines IFRS Reporting­stan­darts gesammelt haben.

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