Auto­ma­ti­sierung der Vorstands-Berichterstattung

Die „letzte Meile“ der Management-Berich­t­er­stattung birgt in vielen Unter­nehmen Opti­mie­rungs­po­tential. Wesent­liche Vorteile können durch die Defi­nition einer adres­sa­ten­ge­rechten Berichts­land­schaft und mittels auf den konkreten Anwen­dungsfall zuge­schnit­tener Tools und Prozesse herbei­ge­führt werden.

In vielen Unter­nehmen weist der Bericht­erstat­tungs­prozess – basierend auf Infor­ma­tionen aus den lokalen ERP-Systemen, hin zum zentralen Konso­li­die­rungs­system – mitt­ler­weile einen relativ hohen Auto­ma­ti­sie­rungsgrad auf. Die Prozesse der Daten-Anlie­­ferung und ‑Bear­beitung werden durch entspre­chende Tools gesteuert und kontrol­liert (z.B. mittels Daten-/Kon­­so­­li­­die­­rungs­­­mo­nitor). Der Auto­ma­ti­sie­rungsgrad der danach folgenden Schritte zur Erstellung von Management-Reports/-Präsen­­ta­­tionen ist jedoch häufig wesentlich geringer und nimmt in vielen Fällen bis zur Gene­rierung des finalen Berichts­pro­duktes, z.B. der „Vorstands­mappe“, über die Prozess­kette hinweg ab. Dies kann insbe­sondere aufgrund des knappen Zeit­rahmens zwischen Konso­li­dierung der ange­lie­ferten Berichts­daten und (interner) Veröf­fent­li­chung der Infor­ma­tionen zu folgenden negativen Konse­quenzen führen:

  • Hoher Aufwand für die Veri­fi­zierung der Daten aufgrund des großen Anteils manuell ermit­telter Infor­ma­tionen in den Berichtsprodukten
  • Hohe Fehler­an­fäl­ligkeit der „letzten Meile“ der Berichterstattung
  • Vielzahl „finaler“ Berichts­pro­dukte im Rahmen der Erstellung und Durchsprache
  • Fehlende Flexi­bi­lität bei durchaus üblichen Ände­rungen in Berichts­struk­turen, insbe­sondere wenn diese zu einem späten Zeitpunkt im Abschluss­prozess erfolgen
  • Hoher Bedarf an Ad-hoc-Anfragen (z.B. im Zuge orga­ni­sa­to­ri­scher Ände­rungen) aufgrund einer starren Struktur der Management-Reports/-Präsen­­ta­­tionen und fehlender Flexibilität

In Unter­nehmen ist daneben oftmals zu beob­achten, dass Management-Reporting-Systeme im Verlauf der Anwendung zunehmend einen höheren Anteil an Infor­ma­tionen aus dem externen Rech­nungs­wesen aufweisen und somit das interne Rech­nungs­wesen vor die folgenden Heraus­for­de­rungen stellen:

  • Tiefe und komplexe Daten­mo­delle, die sich an der externen Bericht­erstattung orien­tieren, erschweren Analysen
  • Lang­fristig vergleichbare Daten sind nicht vorhanden
  • Unfle­xible und auf das Accounting ausge­richtete Front-Ends bewirken, dass manuelle „Work­arounds“ mittels Excel und Co. geschaffen werden

Mit den folgenden Schritten können die genannten Heraus­for­de­rungen ange­gangen und somit wesent­liche Verbes­se­rungen des Bericht­erstat­tungs­pro­zesses erreicht werden:

  1. Prozess­auf­nahme:Erhebung der Berichts­er­stel­lungs­pro­zesse (von der Daten­an­lie­ferung bis zum finalen Produkt) und Iden­ti­fi­zierung von Optimierungspotentialen
  2. Anfor­de­rungs­analyse:Aufnahme der Berichts­an­for­de­rungen wesent­licher Stake­holder sowie Ableitung der hierfür benö­tigten Daten
  3. Proto­typing:Aufbau eines Modells auf Basis einer inte­grierten Data-Warehouse-Lösung
  4. Front-End-Auswahl:Auswahl geeig­neter und auf den Anwen­dungsfall (Stan­dar­di­sierung vs. Flexi­bi­lität) zuge­schnit­tener Front-Ends und Vali­dierung mittels des Proto­typen unter Berück­sich­tigung neuer tech­ni­scher Möglich­keiten und Tools
  5. Quick-Wins:Erzielen schneller Ergeb­nisse durch Konzen­tration auf einen Teil­be­reich der internen Bericht­erstattung in der ersten Roll-Out-Phase

Die folgende Abbildung stellt die Arbeits­pakete dar, die aus verovis-Sicht ange­gangen werden sollten:

Abbildung 1: Übersicht Arbeitspakete

Die Ziele der einzelnen Arbeits­pakete sind:

  • Reporting-Content: Defi­nition der zukünf­tigen Berichts­land­schaft zur Sicher­stellung der Versorgung aller wesent­lichen Adres­saten mit entschei­dungs­re­le­vanten Informationen
  • Front-End: Auswahl und Imple­men­tierung eines Reporting Tools (Sets) zur Sicher­stellung der Kommu­ni­kation zwischen Back-End und Benutzer
  • Back-End: Schaffung eines Data Warehouse zur verein­fachten Daten­ver­sorgung des internen Control­lings auf der rele­vanten Aggregationsebene
  • Prozesse & Gover­nance: Defi­nition der zentralen Bericht­erstat­tungs­pro­zesse und einer klaren Zuordnung der Verant­wortung für die Durch­führung und Weiter­ent­wicklung der Berichterstattung

Ein essen­ti­eller Schlüs­sel­faktor zur Opti­mierung der Management-Berich­t­er­stattung ist aus unserer Sicht die Iden­ti­fi­zierung der auf den Anwen­dungsfall zuge­schnit­tener Front-Ends. So kann auch eine Standard-Berich­t­er­stattung eine hohe Flexi­bi­lität des Front-Ends erfordern, wenn sich z.B. die Berichts­struk­turen stark zwischen den Berichts­pe­rioden unter­scheiden oder im Abschluss­prozess Ad-hoc weitere Infor­ma­ti­ons­an­for­de­rungen des Manage­ments berück­sichtigt werden müssen. Ebenfalls ist ein „Buy-In“ des Senior Manage­ments notwendig, um neue Berichts­struk­turen zu etablieren und vor allem einzuhalten.

Basierend auf unserer Projekt­er­fahrung lassen sich die folgenden Ergeb­nisse reali­sieren:

  • Erhöhung der Produk­ti­vität und Berichts­qua­lität durch auto­ma­ti­sierte Daten­ver­ar­beitung und Fokus­sierung auf Daten-Analyse statt ‑Bereit­stellung
  • Ausweitung des Analy­se­zeit­raums durch die Inte­gration lang­jäh­riger Vergleichsdaten
  • Erhöhung der Trans­parenz im Berichts­prozess durch die Nutzung von Workflows mit detail­lier­teren Statusinformationen
  • Klare Veran­t­­wor­­tungs-Zuordnung durch ein über­grei­fendes Governance-Modell
  • Reduktion der IT-Abhän­­gigkeit durch Self-Service-Reporting

Ausbli­ckend stellt insbe­sondere die Schaffung zusätz­licher Daten­trans­parenz eine der kommenden Heraus­for­de­rungen dar. Die fachliche Anfor­derung hiernach verstärkt sich auch auf Basis geän­derter tech­ni­scher Grund­lagen durch die Vorhaltung großer Daten­mengen, wie z.B. in SAP HANA. Hier können beschrei­bende Metadaten (z.B. Angaben über die Vergleich­barkeit der Daten) ein valides Instrument darstellen.

Die verovis GmbH besitzt eine breite Projekt­er­fahrung bei der Opti­mierung von Management-Reporting-Systemen und ‑Produkten. Unter anderem zu erwähnen ist die Mitwirkung bei der Auto­ma­ti­sierung der Vorstands-Berich­t­er­stattung in einem DAX-30-Konzern. In allen rele­vanten Bereichen (Berichts­in­halte, Front- und Back-End-Tech­­no­­logien, Berichts­pro­zesse & Gover­nance) kann auf Best-Practice-Erfahrung zurück­ge­griffen werden.

 

Weiter News
  • Liqui­di­täts­planung

    Von Team #verovis

  • IBCS® – SIMPLIFY: Über­flüs­siges vermeiden

    Von Team #verovis

  • CCH Tagetik Versions-Upgrade

    Von Tobias Gabler