Mit den S/4 HANA-Innovationen von SAP entwickelt sich gleichzeitig eine neue Generation der Konsolidierung, die über das reine externe Rechnungswesen hinausgeht und die Informationsbasen unternehmerischen Kern- und Supportfunktionen (Controlling, Produktion, Beschaffung und Logistik, etc.) entlang des Wertschöpfungsprozesses integriert.

Gerade für den Finance-Bereich besteht u.a. durch:

• erhöhte regulatorische Anforderungen,
  
• die Forderung nach mehr Flexibilität des Konzernberichtswesens,
• immer komplexer werdender M&A-Vorgänge,
• eine steigende Erwartungshaltung gegenüber Finanzkennzahlen

die Notwendigkeit, Informationsbasen im Verbund zu einer zentralen Quellbasis zu komprimieren.   

Die Vision, in Echtzeit auf eine zentrale Quellbasis zugreifen zu können, und gestützt durch Advanced Analytics anhand geeigneter Unternehmenssteuerungs- und Prognose-Modelle optimale Entscheidungen zu treffen, fordert eine Revolution der bestehenden Finance-Prozesse.

• Wie schaffen Sie eine moderne zentrale Quellbasis aus heterogenen ERP-Systemen?
• Wie schaffen Sie eine optimale Grundlage für den Aufbau einer operativen Enterprice-Perfomance-Plattform zur Zentralisierung der Finance-Landschaft?
• Wie kommen Sie in einem heterogenen IT-Umfeld am schnellsten und am reibungslosesten zu einer S/4 HANA-Integration?

Die Antwort der SAP lautet „Central Finance“…

Was bedeutet Central Finance und wie kann es meinen bestehenden Accounting Prozess verbessern?

Central Finance ermöglicht den Konzernen eine konsistente, zentralisierte Datenbasis. Diese bedingt sich durch kontinuierliche Replikationen von Belegen sowie durch umfangreiche Mappings, die die Belege aus den Quellsystemen richtig umschlüsseln und harmonisieren. Quellsysteme können sowohl SAP Systeme unterschiedlicher Releases als auch Non-SAP-Systeme sein.

Vor dem Mappen von Buchungsbelegen werden diese über den „SAP Landscape Transformation Replication Server“ in die entsprechende Rechnungswesen-Schnittstelle des Central Finance überführt. Repliziert werden nicht nur FI-/CO-Buchungen, sondern auch controllinginterne Buchungen, Kostenträger, Materialkalkulationen sowie eine Vielzahl von Logistikdaten (Bestell- und Auftragsdaten, Kreditor- und Debitorenrechnungen). Die Belege werden mit einer Rückverbindung zum Originalbeleg des sendenden Quellsystem neu angelegt. So wird gewährleistet, dass der Buchungsbeleg nicht einfach ohne Vorprüfungen übernommen wird, sondern mit der Replikation eine erneute Überprüfung der Stammdaten mit anschließender Validierung, vollzogen wird.

Das Mapping harmonisiert die Belegstammdaten durch betriebswirtschaftliche Zuordnungen von Businessobjekt-Identifikationsnummern (Debitoren, Kreditoren, etc.). Dazu gehören auch Codes für Buchungskreise, Geschäftsbereiche oder Ländercodes, die von unterschiedlichen Quellsystemen und der SAP Central Finance-Landschaft abweichen. Gemappt werden die Businessobjekt-Identifikationsnummern durch Schlüsselmappings sowie die Buchungskreis- und Geschäftsbereichs Codes durch sogenannte Wertemappings. Zusätzlich werden zeitabhängige Kostenträger aus den Datenquellen durch Kostenträgermappings innerhalb des Systems in zeitunabhängige Sachkontenformen umgemappt.
Gespeichert wird die Gesamtheit der Belege als „Single Source of Truth“ in einer zentralen Clustertabelle, der sogenannten ACDOCA-Tabelle (Universal Journal). Von diesem Punkt aus kann von S/4 HANA Finance in Echtzeit auf die Daten zugegriffen werden. Bei Bedarf und Anbindung der neuen SAP Konsolidierungslösung S/4 HANA Group Reporting (siehe Abbildung 1) erfolgt der Zugriff auf konsolidierungsrelevante Daten durch einen Transfer in die konsolidierungsspezifische Tabelle (ACDOCU).

Echtzeit-Prozesse und Replikationen machen in der Konsolidierung 4.0 den Unterschied. Das Universal Journal mit seiner ACDOCA bietet die Möglichkeit einer zentralen, einheitlichen Datenquelle, bestehend aus einer Vielzahl von Tabellen, die ursprünglich modulspezifisch und unabhängig voneinander kommunizierten. Durch die neue ACDOCA werden durch Zusammenfügen dieser Tabellen echte Synergien und Zeitersparnisse geschaffen.

Abbildung 1: Systemarchitektur der Datenreplikation in Central Finance (Eigene Darstellung)

Der Weg ist das Ziel! – Bisheriger Entwicklungspfad von Zentral Finance

Die Entwicklung von Central Finance geht einher mit der Markteinführung von SAP S/4 HANA Finance im Jahr 2015. Neben der stetigen Erweiterung der Replikation- und Mappingfunktionen zeigt sich entlang des Entwicklungspfades, dass ab 2017 der Fokus verstärkt auf die Ausarbeitung neuer Möglichkeiten des Reportings und des Central Payments gesetzt wurden (siehe Abbildung 2). Anwender sollen von nun an die Möglichkeit haben, Reports in Echtzeit zu gestalten und neben Standard-Buchungsdimensionen (Buchungskreis, Konto, Betrag, etc.) um weitere Felder (Geschäftsart, Geschäftsbereich, Vertriebskanal, etc.) ergänzen zu können. Direkt nach einem Buchungsvorgang kann nun auf diese Multidimensionalität für Reports zugegriffen und gegebenenfalls mithilfe von BI-Tools, wie beispielsweise SAP Analytics Cloud, ausgewertet werden.

Zusätzlich findet eine Entlastung bei den Abschlussarbeiten durch direkten Zugriff auf die Partnerinformationen statt. Extra-Ladevorgänge in ein Abstimmungstool können vermieden werden, da die Informationen bereits nach einer abgesetzten Buchung zur Verfügung stehen.

Abbildung 2: Entwicklung Central Finance (Eigene Darstellung)

Ein Blick in die Zukunft

Für die nächsten Jahre stehen eine Reihe von Verbesserungen auf dem Plan. So soll noch im Jahr 2020 das Joint Venture-Accounting vollumfänglich integriert werden. Durch die Integration wird ermöglicht, alle relevanten Joint Venture-Elemente in das Universal Journal überführen zu können.

Ein weiteres Feature, welches noch dieses Jahr zur Verfügung stehen soll, besteht in der Möglichkeit, Aufnahmen und Replikation von Dokumentänderungen künftig zurück in die Quellsysteme zu schreiben. Dies soll über die sogenannte „Staging Area“ erfolgen. Diese wird verwendet, um eine Verbindung mit Quellsystemen herzustellen, die über ein anderes Datenmodell als das von Central Finance verfügen.

Neben einer Reihe von Modifikationen und Erweiterungen, die im Central Finance für das Jahr 2021 (siehe Abbildung 3) geplant sind, ist der Ausblick auf das Jahr 2024 interessant. Geplant ist die verstärkte Integration von Advanced Analytics, um u.a. vorausschauende Buchführung durch Vorhersage zukünftiger Einnahmen und Kosten der verkauften Waren auf Grundlage bestehender Kundenaufträge zu ermöglichen.

Wir sind gespannt, wie stark der Advanced Analytics Bereich integriert werden kann.

Alles in allem bietet Central Finance nicht nur die optimale  Grundlage für einen reibungslosen Umstieg auf SAP S/4 HANA sondern ist gleichzeitig der ideale Weg, Konsolidierung 4.0 durch SAP S/4 HANA for Group Reporting in ihr zu integrieren und  Synergien für das Reporting in Echtzeit freizusetzen.

Abbildung 3: Central Finance Roadmap (Eigene Darstellung)