Erfolgreich durch
die Transformation

Titelbild Erfolgreich durch die Transformation

Das haben wir schon immer so gemacht“ trifft auf die VUKA Welt

Die Art und Weise wie Organisationen in der Vergangenheit operiert haben bestimmt den heutigen Erfolg einer Organisation. Logisch also, dass diese Art und Weise auch den zukünftigen Erfolg der Organisation sicherstellt, oder? Schließlich „haben wir das schon immer so gemacht“ und auch bisherige Veränderungen konnten so gemeistert werden.  

„Nichts ist so beständig wie der Wandel.“
Heraklit von Ephesus

Veränderung gab es immer und wird es immer geben. Heute jedoch schneller, komplexer und mit einer höheren Dynamik denn je. Die Fähigkeit zur Veränderung und Navigation um in dieser VUKA-Welt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Ambiguität) bestehen zu können, gilt mittlerweile als entscheidender Faktor nicht nur des Unternehmenserfolgs, sondern der grundlegenden Existenzsicherung. „Das haben wir schon immer so gemacht“ ist kein Erfolgsgarant mehr, sondern stellt heute ein aktives Risiko für Unternehmen dar. Neue Denk- und Arbeitsweisen sind notwendig, um Schritt zu halten. (Lesen Sie hierzu auch den Artikel „Lebenslanges Lernen im Berufsalltag“ von unserem Education Specialist Pascal Uhl.) Mega-Trends wie die Digitalisierung sind starke Treiber des Wandels und haben einen großen Einfluss auf Organisationen. Davon bleibt auch die Finanzorganisation nicht verschont: Die Notwendigkeit zu Automatisierung und effizienteren Prozessen sowie das Aufkommen neuer Technologien erhöhen den Veränderungsdruck maßgeblich. Die Veränderung von Prozessen und Einführung neuer Lösungen wird dadurch unerlässlich.

Mensch und Maschine – Integration zweier Welten

Die Herausforderung einer Transformation ist entgegen vielen Erwartungen jedoch selten die Technologie oder der neue Prozess selbst, sondern der Mensch. Erfahrungsgemäß treten zehn organisationsinterne Probleme typischerweise im Laufe eines Projekts auf, die das Transformationsvorhaben erschweren oder gar verhindern:  

Grafik 10 organisationsinterne Probleme typischerweise im Laufe eines Projekts auf, die das Transformationsvorhaben erschweren oder gar verhindern

Doch wie können diese Faktoren so entscheidend sein, wo sie doch nichts mit der direkten Veränderung, z.B. der Einführung einer neuen technischen Lösung zu tun haben?  

Veränderte Prozesse oder die Einführung neuer Tools gehen oft mit einer Veränderung der Arbeitsweise einher. Dies wiederum löst bei den betroffenen Mitarbeitenden Unsicherheit, Überforderung und Ängste aus und führt oftmals zu Widerstand, was durch fehlende Einbindung, das falsche Führungsverhalten, fehlende Transparenz und ein fehlender Dialog/Austausch durch Silodenken in der Organisation häufig noch verstärkt wird.

Grafik Change-Kurve nach Kübler-Ross

Umso wichtiger ist es die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, die diese Hemmnisse verringern und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden fördern. Eine fokussierte Begleitung der Mitarbeitenden während des Transformationsprozesses ist also unerlässlich. Liegt der Fokus lediglich auf der technischen Umsetzung und werden transformationsbegleitende Maßnahmen nicht ausreichend berücksichtigt, steht am Ende ein gescheiterter Transformationsprozess.

Transformation & Adoption @verovis 

Das verovis Transformation & Adoption Team (T&A) stellt sich genau dieser Realität und begleitet unsere Kunden erfolgreich durch die Transformation. Während Transformation die Planung, Gestaltung und Begleitung des Transformationsprozesses fokussiert, stellt Adoption die erfolgreiche Überführung des Projektes in das Business und damit die Integration in die Linienfunktion nach dem Go-Live sicher. T&A kümmert sich darum , dass kein wichtiger Schritt vernachlässigt wird, bietet Orientierung und sorgt dafür, dass das Ziel des Veränderungsprojektes erreicht wird.  

Unser Portfolio baut dabei auf 5 Säulen, die wir nach individuellem Bedarf und Stand des Projektes integrieren können:  

Säule 1: Das Transformation Project Management (TPM)  

In vielen Projekten wird das Projektmanagement als notwendige, aber undankbare Aufgabe empfunden. Im Rahmen des TPM übernehmen wir gerne die klassischen Projektmanagement-Aufgaben, bieten innovative und etablierte Vorlagen, Templates sowie PM-Modelle, und stellen eine businesszentrierte Transformation sicher. verovis dient dabei als eine integrierte Steuerungseinheit, stellt die Single Source of Truth bereit und fungiert als Schnittstelle zwischen Projekt und Business. Dies ermöglicht eine effiziente Abstimmung und eine schnelle Reaktionsfähigkeit unserer Kunden.  Erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag Agiles Projektmanagement mit Scrum“ welche Vorteile das Rahmenwerk Ihren Projekten bietet.

Säule 2: Stakeholder Managementlet’s talk about people!  

Ein zentraler Aspekt, der häufig nicht oder zu spät berücksichtigt wird, ist das Stakeholder Management. Bereits zu Beginn eines Transformationsprojektes ist es wichtig, erste zentrale Analysen durchzuführen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können und die Grundpfeiler des Projektes bereits frühzeitig richtig auszurichten. Ist der Status Quo analysiert, die zentralen Stakeholdergruppen sowie der Impact der Veränderung identifiziert, werden anschließend die passenden Handlungsfelder und Maßnahmen definiert. So können Stakeholder durch zielgerichtete Information und Trainings befähigt und die Partizipation gesteigert werden. 

Säule 3: Kommunikation – ein unterschätzter „soft factor  

Kommunikation ist häufig ein Bereich, der als erstes aus einem Projekt gestrichen wird, um vermeintlich Kosten zu sparenund ihre Bedeutung mit der Begründung „wir kommunizieren doch“ einfach vom Tisch gefegt. Getreu dem Motto man kann nicht nicht kommunizieren (Paul Watzlawick) ist das streng genommen auch richtig. Die entscheidende Frage ist jedoch wie so oft auch hier nicht das „ob“, sondern das „wie“ Kommunikation betrieben wird. Zentral für eine erfolgreiche Transformation ist eine zielgerichtete Veränderungskommunikation basierend auf der passenden Kommunikationsstrategie. Diese Change Communication stellt die Handlungsfähigkeit während der Transformation sicher, schafft Legitimation, ermöglicht Dialog und Austausch und ist daher eine unerlässliche Basis. Durch eine fokussierte und zielgerichtete Kommunikation können Verständnis geschaffen, Ängste genommen, Widerstände reduziert und Mitarbeitende befähigt werden aktiv zur Veränderung beizutragen, sodass der Wandel schließlich keine Besonderheit mehr darstellt, sondern zur ständigen Begleitung und neuen Normalität werden kann. 

Säule 4: Training it’s all about enablement 

Sind die Weichen gestellt, die richtigen Rahmenbedingungen sowie begleitenden Maßnahmen geschaffen und die technische Entwicklung im vollen Gange,  ist es an der Zeit, den Fokus auf das Thema Trainings zu lenken.  

Enablement, d.h. die Mitarbeitenden zu befähigen, ist kritisch für den nachhaltigen Erfolg eines jeden Transformationsprozesses.  Am Ende ist es doch so: Sie können das tollste Tool einführen – wenn es nicht (richtig) genutzt wird, so stiftet es keinen Mehrwert. Wichtig ist es daher, die Mitarbeitenden durch Trainings zu befähigen, neue Tools und Prozesse aktiv zu nutzen und ihnen Sicherheit im Umgang damit zu geben. Die Training Needs Analyse ist dabei der Ausgangspunkt, Skill-Gaps zu identifizieren und ermöglicht darauf aufbauend die Konzeption und Ausgestaltung individueller Trainingseinheiten. Dadurch können das notwendige Verständnis geschaffen, Widerstände abgebaut und die Übernahme von Verantwortung der Mitarbeitenden erreicht werden.  

Säule 5: Adoptionwarum wir daran arbeiten uns selbst abzuschaffen  

Unsere Vision bei verovis ist es, die Finanzorganisation zu befreien. Dazu zählt, dass Sie ab einem gewissen Zeitpunkt auch völlig eigenständig und ohne unsere Unterstützung weitergehen können. Das Projekt lief erfolgreich und der Go-Live war ein voller Erfolg – also alles zusammenpacken, Projektstrukturen auflösen und fertig? Naja fast, denn ein wesentlicher Aspekt fehlt noch: Die Überführung aus dem Projekt in das Daily Business. Mit unserer 5. Säule Adoption stellen wir genau diesen erfolgreichen Übergang sicher, den wir im Rahmen der Hypercare-Phase gestalten. Dazu zählt der Aufbau eines Adoption Monitorings, eines Release Frameworks sowie der Einsatz von Adoption Champions, die die iterative Anpassung und Weiterentwicklung der neuen Technologien und Arbeitsabläufe begleiten und die Veränderung kontinuierlich in das Zielbild überführen. Wir schaffen damit keine Abhängigkeiten, sondern die Voraussetzungen für unsere Kunden, den Wandel eigenständig nachhaltig in ihre Organisation zu überführen.  

Die 5 Säulen fließen schließlich im Transformation Project Hub (TPH) zusammen. Das TPH bildet den zentralen Ankerpunkt über alle Projektphasen hinweg, es bestimmt die Standards für Transformationsprojekte und übernimmt die Steuerung und das Monitoring – alles zentral an einem Ort. Dabei können individuell nach dem Baukastenprinzip und je nach Projektphase Schwerpunkte gesetzt werden. Diese hängen vom jeweiligen Fokus und Umfang der Transformation ab. So liegt er bei technischen Themen zunächst eher auf Training & Adoption, während bei strategischen Themen (z.B: Neuausrichtung von Prozessen) Stakeholder-Management und Kommunikation stärker fokussiert werden. 

Transformation Project Hub (TPH)

Am Ende braucht es alle Säulen, um die Transformation erfolgreich zu meistern, jedoch verlagert sich der Schwerpunkt häufig im Laufe des Projekts. Mit dem TPH bieten wir die Flexibilität, die transformationsbegleitenden Maßnahmen entsprechend anzupassen. 

Kurz gesagt: Wir fokussieren uns auf das was wir am besten können und bringen Sie erfolgreich durch Ihre Transformation – damit Sie sich auf das fokussieren können, was Sie am besten können.  

Sie wollen mehr zur Transformation der Finanzorganisation erfahren? Dann schauen Sie gerne bei unserem Handelsblatt-Artikel vorbei.

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Fragen an unsere Expert:innen

Sofie Müller ist seit Juni 2021 als Consultant im Bereich Transformation & Adoption bei verovis. Sie bringt Berufserfahrung im Bereich Projektmanagement, Organisationsentwicklung und Change Begleitung in der Energie-, Finanz- und IT-Branche mit. Ihre Leidenschaft ist die Unterstützung von Menschen und Organisationen bei der Entfaltung ihres vollen Potenzials.

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