Ein durchdachtes Standard-Berichtswesen mündet in ein Storytelling Framework. Dieses basiert auf den rollenbasierten Informationsbedürfnissen der Adressaten bzw. der gewünschten Datensicht. Fünf Dashboard-Konzepte am Beispiel der SAP Analytics Cloud.

 

Auswahl des passenden Dashboard Konzepts

Die Zielsetzung des Storytelling im Reporting ist die Vermittlung von Botschaften, Daten oder auch generell von Analyse-Ergebnissen. Dies ist in vielen Unternehmensbereichen ein notwendiger, aber schwieriger Vorgang. Informationen werden nicht nur komplexer, sondern gewinnen an Masse und Umfang. Gleichzeitig wird die Aufnahmefähigkeit der Berichtsadressaten durch Informationsüberflutung begrenzt und es wird immer schwieriger, komplexe Informationen verständlich und anschaulich zu visualisieren.

Notwendige Voraussetzung für ein effektives Storytelling ist neben der Rollendefinition der Berichtsadressaten, den relevanten Ergebniswelten und deren Informationstiefe sowie Themenschwerpunkten, die konkrete Ausgestaltung der Storyline für den jeweiligen Adressaten. Dies setzt die genaue Kenntnis der relevanten Analyseinhalte und den Analysezweck voraus, um neben aussagefähigen KPIs das passende Dashboard-Konzept auszuwählen.

 

Scoreboard Dashboard

Das Scorecard Dashboard hat das primäre Ziel einen Überblick über das Unternehmen, z.B. die Umsatzerlöse nach Business Unit und Produktgruppe und die jeweilige Zielerreichung, zu vermitteln, um schnell Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen abzuleiten. Es eignet sich insbesondere für das Top-Management.

Bevorzugte Darstellungsformen sind insbesondere (gestapelte) Balken- und Säulendiagramme in Kombination mit Abweichungen und Top N-Sortierung, um auch mehrdimensionale Analysen übersichtlich darzustellen. Sehr beliebt sind an dieser Stelle auch Tree Maps, da Zusammenhänge ohne die Abbildung von Werten über die Größe der Quadranten und Abweichungen über die Farbgebung erkenntlich sind. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass es sich lediglich um eine Indikation handelt und eine hohe Anzahl an Quadranten den Informationsgehalt trüben kann. Dennoch ist die Tree Map eine gute Möglichkeit für den Einstieg und die anschließende Detailanalyse mittels Drill-Down, gerade wenn die einzelnen Werte stark voneinander abweichen.

Explorative Dashboard

Das explorative Dashboard zielt auf die Erkundung unbekannter Anwendungsszenarien, Korrelationen und Verbindungen der Datenmengen und fällt in den Anwendungsbereich von Data Scientists. Die große Herausforderung besteht in der adäquaten Visualisierung, um beispielsweise eine Hypothese zu untersuchen oder in die Daten einzutauchen und erste interessante Fragestellungen zu finden. Hierbei kann die SAP Analytics Cloud in Form von Smart Insights und Smart Discovery unterstützen.

Smart Insights liefert Top Contributors und bezieht sich auf Dimensionselemente, die den höchsten Beitrag zum analysierten Datenpunkt liefern. Die Smart Insights-Funktion beantwortet die Frage: „Welches sind die wichtigsten Beiträge zu den in diesem Diagramm ausgewählten Datenpunkten oder Abweichungen?“ Smart Discovery identifiziert die wichtigsten Einflussfaktoren einer ausgewählten Kennzahl oder Dimension, die anhand der Informationen in ihrem ausgewählten Modell mithilfe der Klassifizierungs- und Regressionstechnik identifiziert werden.

Die Funktionen ermöglichen verborgene Muster und komplexe Beziehungen in Informationen sichtbar zu machen und übersichtlich darzustellen. Ein spannendes Anwendungsszenario ist die Portfolio-Analyse, um die Wechselbeziehung von Produkt, Laufzeit, Zins, Rating, Währung, etc. zu analysieren und Treiber und Einflussfaktoren zu identifizieren.

Operational Dashboard

Das Operational Dashboard wird für die Analyse von zeitnahen Veränderungen (Monitoring) von Koordinatoren verwendet, um aktuelle Entwicklungen zu verdeutlichen und dem Berichtsadressaten die Möglichkeit zur Reaktion zu geben. Exemplarisch kann die Produktivität einzelner Werke oder auch granularer Maschinen genannt werden. Adäquate Darstellungsformen sind beispielsweise KPI-Kacheln mit Abweichungsindikatoren sowie Time Series (Zeitreihen) für die detailliertere Analyse.

Analytical Dashboard

Das analytische Dashboard zielt auf die detaillierte Datenanalyse in Form von visuellen Tabellen / Crosstabs mit erweiterten Filtermöglichkeiten und Funktionsumfang ab, um primär die Zielgruppe des Controllers mit Informationen zu versorgen. Hierbei sollte ebenfalls darauf geachtet werden, möglichst hohe Freiheitsgrade bei der Anpassung der Analyse bereitzustellen, um ad-hoc-Analysen oder Was-wäre-wenn-Analysen zu ermöglichen.

Guided Dashboard

Das Guided Dashboard zeichnet sich durch eine stark eingeschränkte Nutzerführung aus, sodass wenige Filter zur Verfügung stehen und die Story vornehmlich für das Management aufbereitet ist. Die Analyse wird in Form von diversen Visualisierungen mit hochaggregierten Daten aufbereitet, um primär Entwicklungen und Abweichungen zur Steuerung abzubilden.

 

Erhöhte Aussagekraft dank Storytelling im Berichtswesen

Die Kombination aus vordefinierten Stories je Reportingrolle (Reportingmatrix) und ausgewählten Dashboard-Konzepten bilden das Storytelling Framework, um den Berichtsadressaten eine unterschiedliche Sichtweise auf die Daten bereitzustellen. Die bekannten Ebenen der Informationsvisualisierung im Dashboard-Design (Übersicht, Filter & Zoom, Detailebene) bilden die Grundlage für die Ausgestaltung der Storylines unter Verwendung der beschriebenen Dashboard-Konzepte.

Die inhaltliche und technische Ausgestaltung sollte iterativ mit den relevanten Berichtsadressaten in Form eines Prototypings erfolgen, um die Nutzer frühestmöglich zu involvieren, Zustimmung zu erhalten und eine aufwendige Mock-Up-Phase zu vermeiden. Vorab erstellte Konzepte werden regelmäßig validiert und weitere Projektphasen können vorbereitet werden. Hierbei sollte die Datenaufbereitung / Modellerstellung entsprechend berücksichtigt werden. Der frühe Prototyp dient der regelmäßigen Abstimmung mit dem Fachbereich und der Einarbeitung von Feedback, um gemeinsam zu einem maßgeschneiderten und effizienten Ergebnis zu gelangen.

Ein funktionierendes Storytelling mit Dashboard-Konzepten und einheitlichen Verwendungsregeln gewährleistet die gewünschte Aussagekraft von adressatenspezifischen Dashboards und erleichtert die tägliche Arbeit von Report-Nutzern.

verovis unterstützt Unternehmen jederzeit gerne bei der Entwicklung von Storytelling-Konzepten und den begleitenden Berichten und Rollen.