Die sieben SUCCESS Regeln für ein gelun­ge­nes Reporting gliedern sich in ver­schie­de­ne Regel­grup­pen. Philipp Schönball stellt diese in einer Beitrags-Reihe kon­ti­nu­ier­lich vor. Ziel der Regel­grup­pe SAY ist die Ver­mitt­lung einer klaren, ein­deu­ti­gen und auf die Ziel­grup­pe abge­stimm­ten Botschaft.

Fünf Kern­re­geln der SAY-Gruppe:

Jede der Regel­grup­pen des SUCCESS-Frame­works besteht aus einer großen Anzahl von Emp­feh­lun­gen, die alle auf­zu­lis­ten wenig sinnvoll wäre. Daher hat die IBCS®-Asso­cia­ti­on mit Anwendern, Beratern etc. für jede dieser Regel­grup­pen die fünf prä­gnan­tes­ten Regeln iden­ti­fi­ziert. Für die Gruppe SAY lauten diese:

Ziele kennen
•    Welche Botschaft soll der Bericht ver­mit­teln?
•    Worauf achten die Berichts­emp­fän­ger besonders?
•    Was sind ihre Ziele?

Ein guter Bericht muss die Inter­es­sen von Berichts­ver­fas­ser und Berichts­emp­fän­ger in Einklang bringen. Der Berichts­ver­fas­ser sollte sich daher im Vorfeld mit seiner Ziel­grup­pe aus­ein­an­der­set­zen, um für diese den optimalen Bericht zu erstellen. Je nach Ziel­pu­bli­kum kann eine andere Auf­be­rei­tung erfor­der­lich sein.

Botschaft einleiten

Um die Auf­merk­sam­keit bei den Berichts­emp­fän­gern auf den Bericht zu lenken, bietet sich eine kurze Ein­lei­tung an: z.B. eine zentrale Frage oder Aussage, die sich aus dem Bericht ergibt.

Botschaft ver­mit­teln

Die Botschaft eines Berichts kann ver­schie­de­ne Cha­rak­te­re annehmen. Es kann sich um

  •  eine reine fak­ten­ba­sier­te Beschrei­bung der vor­lie­gen­den Situation,
    •    eine Erklärung der dar­un­ter­lie­gen­den Ursachen,
    •    eine abge­lei­te­te Hand­lungs­emp­feh­lung

handeln. Um diese Mög­lich­kei­ten klar von­ein­an­der abzu­gren­zen ist eine deutliche Sprache in voll­stän­di­gen Sätzen essen­ti­ell.

Botschaft unter­stüt­zen
Diese Regel ist sowohl prak­ti­scher als auch tech­ni­scher Natur: Ein Bericht sollte nicht auf Erklärung durch den Ersteller ange­wie­sen sein. Das heißt: alle Bot­schaf­ten sollten im Bericht nach­voll­zieh­bar belegt und her­vor­ge­ho­ben sein. Umschrei­ben­de Adjektive sollen vermieden und durch Fakten ersetzt werden, d.h. zum Beispiel „Anstieg um 10 %“ anstelle von „starker Anstieg“.

Botschaft zusam­men­fas­sen
Am Ende des Berichts sollten die emp­foh­le­nen Ent­schei­dun­gen und deren Kon­se­quen­zen noch einmal zusam­men­ge­fasst und begründet werden, um die Berichts­emp­fän­ger von diesen Bot­schaf­ten zu über­zeu­gen.

Bei­spiel­haf­te Erläutern der fünf Kern­re­geln
Das folgende Beispiel arbeitet mit ver­frem­de­ten Daten eines realen Kon­zern­ab­schlus­ses der ver­gan­ge­nen Jahre. Die beiden folgenden Grafiken mit Umsatz und EBIT über fünf Jahre im Vergleich waren im Bei­spiel­fall in viel Fließtext ein­ge­bet­tet.

Im Beispiel wurden Erläu­te­run­gen bzw. Erkennt­nis­se der Grafiken in Textform wider­ge­ge­ben: z.B. dass der Umsatz um 14 Prozent und das EBIT vor Son­der­ein­flüs­sen um 36 Prozent gestiegen seien. Diese an sich wertvolle Zusam­men­fas­sung der Grafiken erschließt sich dem Empfänger des Berichts aller­dings erst beim Durch­le­sen des Textes bzw. manueller Berech­nung der Stei­ge­rung für Umsatz und EBIT. Hinzu kommt, dass die Grafiken nur die absoluten Werte und das gleich für mehrere Jahre enthalten. Geübte Berichts­emp­fän­ger können zwar vermuten und herleiten, dass es sich bei der genannten Stei­ge­rung um den Vergleich des aktuellen Jahres 2017 mit dem Vorjahr handelt. Aber auch diese Infor­ma­ti­on erfordert eine zusätz­li­che Abs­trak­ti­on der Grafiken.
Genau an dieser Stelle setzt die Regel­grup­pe SAY an. Die Kern­bot­schaft sollte deutlich her­vor­ge­ho­ben über der Grafik stehen, um den Bericht für alle Berichts­emp­fän­ger einfacher und schneller ver­ständ­lich zu machen:

Die Botschaft aus der Über­schrift sollte auch in der Grafik her­vor­ge­ho­ben werden. Dies ver­ein­facht den Bericht zusätz­lich für den Berichts­emp­fän­ger, da dieser die Zahlen direkt der Grafik zuordnen kann.


Diese kleinen Ände­run­gen reichen aus, um den Bericht leichter und schneller ver­ständ­lich zu machen. Empfänger werden nicht gezwungen, die Botschaft selbst aus der Grafik abzu­lei­ten und können die Auf­merk­sam­keit schneller auf das Fazit richten:

Mit diesem Fazit werden nun weitere Berichte ein­ge­lei­tet, auf die man in einem Dashboard bei­spiels­wei­se direkt verlinken kann oder die in einer Prä­sen­ta­ti­on als nächstes folgen. So werden Berichts­emp­fän­ger durch eine Story geführt, die klare Zusam­men­hän­ge zwischen den einzelnen Berichten herstellt, und aus der Business-Ent­schei­dun­gen abge­lei­tet werden können.
Genau­so­gut können Berichts­er­stel­ler aber auch andere Ver­än­de­run­gen in Über­schrift und Grafik her­vor­he­ben, die für ein anderes Publikum inter­es­san­ter sind. Aus diesem Grund ist es wichtig die Ziel­grup­pe eines Berichts zu kennen und die High­lights auf diese abzu­stim­men.


Weitere Opti­mie­rungs-Mög­lich­kei­ten der Grafiken

Die hier dar­ge­stell­ten und nach der Regel­grup­pe SAY aus­ge­rich­te­ten Grafiken ent­spre­chen noch nicht der nach IBCS® optimalen Form der Dar­stel­lung. Mit dem weiteren Verlauf der Blog-Reihe werden die Grafiken weiter optimiert.
Wenn Sie Ihr Reporting ebenfalls nach den Gesichts­punk­ten desIBCS® opti­mie­ren möchten oder andere Fragen zu den Themen Reporting und Berichts­we­sen haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

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