IBCS – SAY: Die richtige Botschaft vermitteln

Die SUCCESS Regeln für ein gelun­genes Reporting gliedern sich in die sieben Regel­gruppen SAY, UNIFYCONDENSE, CHECK, EXPRESS, SIMPLIFY und STRUCTURE. Wir stellen diese in einer Beitrags-Reihe konti­nu­ierlich vor.

In diesem Teil der Serie geht es um die Regel­gruppe SAY.

Ziel ist die Vermittlung einer klaren, eindeu­tigen und auf die Ziel­gruppe abge­stimmten Botschaft.

Fünf Kern­regeln der SAY-Gruppe:

Jede der Regel­gruppen des SUCCESS-Frame­­works besteht aus einer großen Anzahl von Empfeh­lungen, die alle aufzu­listen wenig sinnvoll wäre. Daher hat die IBCS®-Asso­ciation mit Anwendern, Beratern etc. für jede dieser Regel­gruppen die fünf prägnan­testen Regeln iden­ti­fi­ziert. Für die Gruppe SAY lauten diese:

Ziele kennen
•    Welche Botschaft soll der Bericht vermitteln?
•    Worauf achten die Berichts­emp­fänger besonders?
•    Was sind ihre Ziele?

Ein guter Bericht muss die Inter­essen von Berichts­ver­fasser und Berichts­emp­fänger in Einklang bringen. Der Berichts­ver­fasser sollte sich daher im Vorfeld mit seiner Ziel­gruppe ausein­an­der­setzen, um für diese den optimalen Bericht zu erstellen. Je nach Ziel­pu­blikum kann eine andere Aufbe­reitung erfor­derlich sein.

Botschaft einleiten

Um die Aufmerk­samkeit bei den Berichts­emp­fängern auf den Bericht zu lenken, bietet sich eine kurze Einleitung an: z.B. eine zentrale Frage oder Aussage, die sich aus dem Bericht ergibt.

Botschaft vermitteln

Die Botschaft eines Berichts kann verschiedene Charaktere annehmen. Es kann sich um

  •  eine reine fakten­ba­sierte Beschreibung der vorlie­genden Situation,
    •    eine Erklärung der darun­ter­lie­genden Ursachen,
    •    eine abge­leitete Handlungsempfehlung

handeln. Um diese Möglich­keiten klar vonein­ander abzu­grenzen ist eine deutliche Sprache in voll­stän­digen Sätzen essentiell.

Botschaft unter­stützen
Diese Regel ist sowohl prak­ti­scher als auch tech­ni­scher Natur: Ein Bericht sollte nicht auf Erklärung durch den Ersteller ange­wiesen sein. Das heißt: alle Botschaften sollten im Bericht nach­voll­ziehbar belegt und hervor­ge­hoben sein. Umschrei­bende Adjektive sollen vermieden und durch Fakten ersetzt werden, d.h. zum Beispiel „Anstieg um 10 %“ anstelle von „starker Anstieg“.

Botschaft zusam­men­fassen
Am Ende des Berichts sollten die empfoh­lenen Entschei­dungen und deren Konse­quenzen noch einmal zusam­men­ge­fasst und begründet werden, um die Berichts­emp­fänger von diesen Botschaften zu überzeugen.

Beispiel­hafte Erläutern der fünf Kernregeln
Das folgende Beispiel arbeitet mit verfrem­deten Daten eines realen Konzern­ab­schlusses der vergan­genen Jahre. Die beiden folgenden Grafiken mit Umsatz und EBIT über fünf Jahre im Vergleich waren im Beispielfall in viel Fließtext eingebettet.

Im Beispiel wurden Erläu­te­rungen bzw. Erkennt­nisse der Grafiken in Textform wider­ge­geben: z.B. dass der Umsatz um 14 Prozent und das EBIT vor Sonder­ein­flüssen um 36 Prozent gestiegen seien. Diese an sich wertvolle Zusam­men­fassung der Grafiken erschließt sich dem Empfänger des Berichts aller­dings erst beim Durch­lesen des Textes bzw. manueller Berechnung der Stei­gerung für Umsatz und EBIT. Hinzu kommt, dass die Grafiken nur die absoluten Werte und das gleich für mehrere Jahre enthalten. Geübte Berichts­emp­fänger können zwar vermuten und herleiten, dass es sich bei der genannten Stei­gerung um den Vergleich des aktuellen Jahres 2017 mit dem Vorjahr handelt. Aber auch diese Infor­mation erfordert eine zusätz­liche Abstraktion der Grafiken.
Genau an dieser Stelle setzt die Regel­gruppe SAY an. Die Kern­bot­schaft sollte deutlich hervor­ge­hoben über der Grafik stehen, um den Bericht für alle Berichts­emp­fänger einfacher und schneller verständlich zu machen:

Die Botschaft aus der Über­schrift sollte auch in der Grafik hervor­ge­hoben werden. Dies verein­facht den Bericht zusätzlich für den Berichts­emp­fänger, da dieser die Zahlen direkt der Grafik zuordnen kann.


Diese kleinen Ände­rungen reichen aus, um den Bericht leichter und schneller verständlich zu machen. Empfänger werden nicht gezwungen, die Botschaft selbst aus der Grafik abzu­leiten und können die Aufmerk­samkeit schneller auf das Fazit richten:

Mit diesem Fazit werden nun weitere Berichte einge­leitet, auf die man in einem Dashboard beispiels­weise direkt verlinken kann oder die in einer Präsen­tation als nächstes folgen. So werden Berichts­emp­fänger durch eine Story geführt, die klare Zusam­men­hänge zwischen den einzelnen Berichten herstellt, und aus der Business-Entschei­­dungen abge­leitet werden können.
Genau­sogut können Berichts­er­steller aber auch andere Verän­de­rungen in Über­schrift und Grafik hervor­heben, die für ein anderes Publikum inter­es­santer sind. Aus diesem Grund ist es wichtig die Ziel­gruppe eines Berichts zu kennen und die High­lights auf diese abzustimmen.


Weitere Opti­­mie­­rungs-Mögli­ch­­keiten der Grafiken

Die hier darge­stellten und nach der Regel­gruppe SAY ausge­rich­teten Grafiken entsprechen noch nicht der nach IBCS® optimalen Form der Darstellung. Mit dem weiteren Verlauf der Blog-Reihe werden die Grafiken weiter optimiert.
Wenn Sie Ihr Reporting ebenfalls nach den Gesichts­punkten desIBCS® opti­mieren möchten oder andere Fragen zu den Themen Reporting und Berichts­wesen haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

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