Inter­na­tional Business Commu­ni­cation Standards: Structure

Die sieben SUCCESS Regeln für ein gelun­genes Reporting gliedern sich in verschiedene Regel­gruppen. Philipp Schönball stellt diese in einer Beitrags-Reihe konti­nu­ierlich vor. Ziel der Regel­gruppe STRUCTURE ist die Konzeption klarer Struk­turen in Berichten.

Die richtige Struktur ist der Schlüssel für ein optimales Verständnis von Berichten, Texten und Präsen­ta­tionen oder anderen Medien. Unab­hängig davon, ob es sich bei dem Medium um eine grie­chische Tragödie in drei Akten, eine Disser­tation oder um einen Unter­neh­mens­be­richt handelt, sollte es über drei Teile verfügen:

  1. Die Einleitung, in der das Thema einge­führt wird.
  2. Der Hauptteil, in dem diese Themen­stellung behandelt bzw. die Analy­se­frage entwi­ckelt und unter­sucht wird.
  3. Der Schluss, der wiederum abhängig vom Medium und auch der Intention des Verfassers entweder eine Zusam­men­fassung des Inhalts, ein abschlie­ßendes Fazit oder sogar eine Hand­lungs­an­weisung an Empfänger (Leser etc.) beinhaltet.

Einleitung, Hauptteil und Schluss im Report

In Berichten kann sich eine solche Struktur wie folgt zeigen:

Die Über­schrift dient hier als Einleitung. Sie enthält, worum es in diesem Bericht geht, nämlich den Umsatz und dessen Stei­gerung. Im Hauptteil erläutert das Diagramm dieses Wachstum und zeigt, wie sich der Umsatz über die letzten fünf Jahre entwi­ckelt hat. Der Schluss enthält letztlich die Ursachen, aus denen sich das Umsatz­wachstum ergibt.

Je nachdem, an welches Publikum dieser Bericht gerichtet ist, wäre es durchaus noch denkbar, den Schlussteil um eine Hand­lungs­an­weisung z.B. an das Management zu ergänzen. In einem Dashboard oder einem Konzern­ab­schluss, die eine Vielzahl von Berichten enthalten, erleichtert eine solche Stan­dard­struktur mit ihrem logischen Aufbau das Verständnis der Berichte maßgeblich. Über einen einheit­lichen Story­­telling-Ansatz kann eine solche Stan­dard­struktur auch berichts­über­greifend aufge­griffen werden, indem die einzelnen Berichte zuein­ander logisch in Relation gesetzt und verlinkt werden.

In Einzel­fällen kann es sein, dass von dieser Stan­dard­struktur abge­wichen wird, um eines der Berichts­ele­mente besonders hervor­zu­heben. Dies sollte jedoch vorsichtig einge­setzt werden, da eine häufige Abwei­chung von einer Stan­dard­struktur dann eher als wahllos empfunden wird und schlimms­ten­falls bewirkt, dass wesent­liche Infor­ma­tionen nicht wahr­ge­nommen werden.

Struktur von Listen und Hierarchien

Neben dieser rein konzep­tio­nellen Ebene, wie ein Bericht aufgebaut sein sollte, befasst sich die Regel­gruppe „Structure“ aber auch mit einer kleineren Ebene der Berichts­ele­mente: dem Aufbau (der Struktur) von Listen und Hierarchien.

In Berichten werden immer wieder einzelne Unter­neh­mens­ele­mente in einer Liste oder Hier­archie ange­ordnet und detail­liert betrachtet. Hierbei kann es sich z.B. um Produkte, Märkte, Vertriebswege, Unter­neh­mens­be­reiche etc. handeln. Solche Listen sind teilweise histo­risch gewachsen und ihre Elemente und deren Anordnung sind innerhalb des einzelnen Unter­nehmens den Mitar­beitern geläufig. Externe können mit diesen Listen aller­dings ohne Erläu­te­rungen wenig anfangen und sind nicht in der Lage zu ermitteln, ob es sich um eine für das Unter­nehmen sinnvolle Anordnung der Elemente handelt oder ob die Anordnung viel­leicht will­kürlich und mögli­cher­weise sogar (absichtlich) unvoll­ständig ist.

Beispiel­hafte Umsetzung der Structure Regeln

In diesem fiktiven Beispiel werden die Umsätze eines Unter­nehmens anhand von Märkten aufge­schlüsselt. Die Liste der einzelnen Märkte jedoch stellt einen Leser, der dieses Unter­nehmen nicht kennt, vor einige Heraus­for­de­rungen. Handelt es sich bei Deutschland und Europa um separat betrachtete Märkte – oder ist der Umsatz des deutschen Marktes in der Grafik doppelt aufge­führt und der Umsatz im rest­lichen Europa nur ein kleiner Anteil? Wenn China allein einen Umsatz von über 500 Mio. EUR erzielt hat, wie kann es sein, dass der Umsatz in ganz Asien nur knapp 360 Mio. EUR beträgt? In dieser Liste werden einzelne Länder und ganze Konti­nente mitein­ander gleich­ge­setzt und ungeübte Leser werden mit einigen Fragen aus dem Bericht hervor­gehen, deren Beant­wortung Zeit kostet und die das Verständnis erschweren.

Für Listen sollte daher immer gelten, dass ihre einzelnen Bestand­teile möglichst gleich­artig sind und nicht ein Element auch ein Bestandteil eines anderen sein kann.

Hier wurden die Elemente Europa und Asien um den Hinweis „sonstige“ ergänzt, um zumindest sprachlich zu vermitteln, dass es sich hierbei nicht um Summen­po­si­tionen handelt, die den Umsatz für Deutschland bzw. China enthalten. Auch diese Darstellung ist aber nicht optimal und eine Hier­archie viel­leicht ange­mes­sener. Solche Hier­ar­chien sollten immer nach dem MECE-Prinzip (mutually exclusive, collec­tively exhausting) aufgebaut werden. Dies bedeutet, dass die einzelnen Ebenen-Elemente der Hier­archie über­schnei­dungsfrei und voll­ständig sind.

Dieser Übersicht können auch ungeübte Nutzer entnehmen, um was für Elemente es sich handelt, und erkennen, dass die einzelnen Elemente über­schnei­dungsfrei sind, was ein wesentlich schnel­leres Verständnis des Berichts ermöglicht.

Neben den Elementen sollte auch immer Augenmerk auf die Sortierung von Listen und Hier­ar­chie­ele­menten gelegt werden. Diese kann beispiels­weise alpha­be­tisch sein oder wert­ba­siert erfolgen, aber auch unter­neh­mens­spe­zi­fisch sein. Die alpha­be­tische Sortierung bietet sich an, wenn viele gleich­artige Elemente ange­ordnet werden müssen, ohne irgendeine Form der Wertung vorzu­nehmen. Eine wert­ba­sierte Sortierung bietet hingegen den Vorteil, dass hier das Augenmerk gezielt auf die wesent­lichen Treiber gelenkt wird und längere Listen effektiv gekürzt werden können. Eine unter­neh­mens­spe­zi­fische Sortierung sollte nur für Listen mit grund­sätzlich wenigen Elementen (beispiels­weise Unter­neh­mens­be­reiche) verwendet werden, die berichts­über­greifend immer wieder vorkommen. Hier erleichtert es das Verständnis, wenn ein spezi­fi­sches Element immer an derselben Stelle zu finden ist.

Die hier darge­stellten und nach den Regel­gruppen SAY und UNIFY opti­mierten Grafiken sind noch nicht die nach IBCS® optimale Form der Darstellung. Diese Weiter­ent­wicklung erfolgt in der Fort­setzung dieser Blogreihe.

Wenn Sie Ihr Reporting ebenfalls nach den Gesichts­punkten des IBCS® opti­mieren möchten oder andere Fragen zu den Themen Reporting und Berichts­wesen haben, wenden Sie sich gerne an uns.

IBCS® ist eine einge­tragene Marke des HICHERT+FAISST IBCS® Institute.

 

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