IBCS – UNIFY: Seman­tische Notation anwenden

Die SUCCESS Regeln für ein gelun­genes Reporting gliedern sich in die sieben Regel­gruppen SAY, UNIFY, CONDENSE, CHECK, EXPRESS, SIMPLIFY und STRUCTURE. Wir stellen diese in einer Beitrags-Reihe konti­nu­ierlich vor.

In diesem Teil der Serie geht es um die Regel­gruppe UNIFY. In diesem Teil der Serie geht es um die seman­tische Notation als Bestandteil der Regel­gruppe Unify sowie allgemein um die Harmo­ni­sierung von Berichten und Berichtsobjekten.

Fehlendes Regelwerk als Heraus­for­derung für Berichtsersteller

Eine der größten Heraus­for­de­rungen für Berichts­er­steller ist das Fehlen einer Semantik, also allgemein gültiger Regeln für die Forma­tierung von Berichten. Anders als Musiker, Inge­nieure oder Archi­tekten haben Controller und andere Berichts­er­steller keine jahr­­zehnte- bzw. jahr­hun­der­te­alten und konse­quent etablierten Nota­ti­ons­regeln für die einheit­liche Darstellung von Sach­ver­halten in Berichten.

Gleich­zeitig fällt das Festlegen solcher Regeln aufgrund immer neuer Tech­no­logien im Business-Intel­­li­­gence-Umfeld schwer: Ständig stehen neue und daher in vorhan­denen Regeln unbe­rück­sich­tigte Daten, Funk­tionen, Aggre­ga­tionen und Grafik­typen zur Verfügung. Zusätzlich entwi­ckeln Firmen ihre Corporate Identity stetig weiter und die Erwartung ist, dass ein etabliertes Corporate Design auch im Berichts­wesen entspre­chend Anwendung findet.

Anfor­de­rungen an das Berichts-Design

Bei der Konzeption eines neuen Reporting-Systems bzw. auch einzelner Berichte stehen sich daher diverse Anfor­de­rungen diametral gegenüber: Berichte sollen anspre­chend und gemäß den Vorgaben des Corporate Designs entwi­ckelt werden, alle State-of-the-Art-Funk­­tionen und ‑Daten­quellen abdecken und dabei immer noch schnell und einfach verständlich sein. Ein einfaches Beispiel für einen solchen Wider­spruch ist die Verwendung der Farbe Rot in Berichten. Rot ist in der Corporate Identity diverser Unter­nehmen (u.a. auch von verovis) fest verankert und wird dort entspre­chend positiv asso­ziiert. Gleich­zeitig ist Rot im Stra­ßen­verkehr (Ampeln, Verkehrs­zeichen etc.) als Warnfarbe und im Finanz­wesen für die Kenn­zeichnung von Verlusten deutlich negativ besetzt.

Berichts­er­steller stehen folglich vor der großen Heraus­for­derung, all diese Anfor­de­rungen in den berichten abzu­decken. Die Anzahl möglicher Desi­gnele­mente, die für die Berichts­ent­wicklung zur Verfügung stehen, ist jedoch begrenzt und lässt sich auf die folgenden sieben Dimen­sionen herun­ter­brechen (vgl. M. Graves: The Art of Color and Design, 1941):

  • Rahmen
  • Ausrichtung
  • Form
  • Größe
  • Muster
  • Deckkraft
  • Farbe

Die Ausrichtung und die Größe von Berichts­ele­menten werden größ­ten­teils durch das Berichts­medium vorge­geben und stehen daher für die Darstellung nur bedingt zur Verfügung. Die Form wird durch den Grafik­typen (z.B. Säulen- oder Balken­dia­gramm) bedingt, wodurch für die weitere Berichts­ge­staltung nur noch vier Dimen­sionen verbleiben. Aus diesem Grund ist vorsichtig abzuwägen, ob die Farbe als weiteres Desi­gnelement und obendrein das visuell eindrucks­vollste wirklich für die Corporate Identity verwendet werden sollte. Neben der dadurch bedingten Beschränkung auf die drei verblei­benden Dimen­sionen kann es immer auch zu Miss­ver­ständ­nissen kommen, wenn einzelne Farben der Corporate Identity im Alltags­ge­brauch anders konno­tiert sind.

Verwendung von Desi­gnele­menten im Berichts­wesen nach ICBS®

Das IBCS®-Framework schlägt die folgende Verwendung der einzelnen Desi­gnele­mente vor:

Muster (und Rahmen): Szenario, d.h. Ist- (gefüllt), Forecast- (schraf­fiert) und Planwerte (gerahmt)

Deckkraft: Periode, d.h. aktuelle Periode volle Deckkraft, vorherige Perioden redu­zierte Deckkraft

Farbe: Abwei­chungen und Markierungen

Sollten weitere Farben benötigt werden, sollten diese berichts­über­greifend konse­quent einheitlich verwendet werden.

Regeln für die Stan­dar­di­sierung weiterer Berichtselemente

Neben der Harmo­ni­sierung der Visuellen Elemente behandelt die Regel­gruppe Unify aber auch weitere Regeln für die Stan­dar­di­sierung aller übrigen Berichts­ele­mente wie z.B. Begriff­lich­keiten, Berichts­struk­turen (z.B. für die Reihen­folge von Argu­men­ta­ti­ons­ketten), Zahlen­formate und Berichtsdimensionen.

Hier ist besonders die Verein­heit­li­chung von Dimen­si­ons­achsen in Tabellen und Grafiken zu nennen. Zeit­reihen sollten dabei immer auf der X‑Achse aufsteigend von links nach rechts abge­tragen werden mit den dazu­ge­hö­rigen Werten auf der Y‑Achse. Im Finanz­umfeld wird häufig auch eine umge­kehrte, buch­hal­te­rische Reihen­folge gewählt mit der jeweils letzten (wich­tigsten) Periode an der ersten Stelle von links, die zur Folge hat, dass ein eigent­licher Aufwärts­trend auf den ersten Blick ins Gegenteil verkehrt wird. Diese Darstellung sollte daher vermieden werden.

Logische Struk­turen hingegen wie z.B. Listen von Gesell­schaften oder Bilanz- und GuV-Darstel­­lungen sollten immer auf der Y‑Achse mit den Werten auf der X‑Achse abge­tragen werden.

Beispiel-Darstellung der ICBS® Regel­gruppe Unify

Im Folgenden soll anhand des Beispiels aus dem vorhe­rigen Beitrag (Regel­gruppe Say) die Umsetzung der Regel­gruppe Unify verdeut­licht werden.

Die bisherige Darstellung sieht folgen­der­maßen aus:

In einem ersten Schritt werden nun die Perioden auf der x‑Achse abge­tragen und ihre Reihen­folge umgekehrt:

Als nächstes werden die Farben entfernt:

Und in einem letzten Schritt wird das jeweils aktuelle Jahr mit höherer Deckkraft als die vorhe­rigen Jahre dargestellt:

In dieser letzten Grafik sind die wesent­lichen Infor­ma­tionen, die in der Über­schrift angeführt werden, nämlich Umsatz und EBIT des aktuellen Jahres und deren Verän­derung zum Vorjahr deutlich schneller ersichtlich, da sie optisch deutlich stärker von den übrigen Infor­ma­tionen abheben.

Weitere Berichts-Opti­­mierung nach ICBS®

Die hier darge­stellten und nach den Regel­gruppen SAY und UNIFY opti­mierten Grafiken sind noch nicht die nach IBCS® optimale Form der Darstellung. Im Verlauf der Blogreihe werden die Grafiken anhand der zusätz­lichen Regel­gruppen weiter optimiert.

Wenn Sie Ihr Reporting ebenfalls nach den Gesichts­punkten des IBCS® opti­mieren möchten oder andere Fragen zu den Themen Reporting und Berichts­wesen haben, wenden Sie sich gerne an verovis.

Kontak­tieren Sie uns

IBCS® ist eine einge­tragene Marke des HICHERT+FAISST IBCS® Institute.

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