Weg von Excel und zur Automatisierung der letzten Meile im Reporting

Der Monatsabschluss stellt sowohl für die Geschäftsführung als auch das Controlling eine wichtige Komponente dar, mit der die Leistung des Unternehmens bewertet werden kann. Allerdings brauchen Unternehmen in der Regel acht Tage, damit dieser final steht. Mit der integrierten Berichterstattung Collaborative Office von CCH Tagetik kann diese Zeit optimal verkürzt werden.

Nach dem Monatsabschluss ist vor dem Monatsabschluss

Der Monatsabschluss ist die Grundessenz für wichtige strategische Entscheidungen, da er eine klassische Übersicht über die aktuelle finanzielle Lage eines Unternehmens liefert und das Unternehmen dabei unterstützt, bei Schwierigkeiten frühzeitig agieren zu können. Weitere Vorteile des Monatsabschlusses sind die Reduzierung von Mängeln beim Quartals-, Halbjahres- und Jahresabschluss. Er enthält bereits aufbereitete Daten für den Jahresabschluss und mildert somit den Arbeitsaufwand bei dessen Erstellung. Einziger Nachteil des Monatsabschlusses ist seine zeitaufwendige Aufbereitung. Die Zeit, die das Accounting/Controlling mühselig damit verbringt, alle vier Wochen den Monatsabschluss zu erstellen, kann an anderen Stellen fehlen. Je geringer die investierte Zeitspanne zur Monatsabschlusserstellung ist, desto mehr Zeit kann für andere unabdingbare Tätigkeiten verwendet werden. Mit dem Collaborative Office Modul von CCH Tagetik gelingt Ihnen ihr Monatsabschlussprozess ohne großen Zeitaufwand per Mausklick.

Verschwenden Sie keine Zeit mehr im Monatsabschluss indem Sie Zahlen mühsam zusammen suchen und mit ineffizienten Excel-Tabellen arbeiten. Optimieren Sie Ihren Berichtsprozess und automatisieren Sie ihr komplettes Reporting mit CCH Tagetik Collaborative Office.

CCH Tagetik ermöglicht einen vollständig integrierten Abschlusserstellungsprozess. Sie können mit dieser Software die Daten per Schnittstellen aus Ihren Buchhaltungssystemen ziehen, Ihren Finanzabschluss machen, die Konsolidierung laufen lassen und Ihre Berichterstattung abschließen. Im letzten Schritt können Sie mit dem Collaborative Office Modul (Word- und PowerPoint Add-In) als ganzheitliches Werkzeug Ihre Abschlüsse vorbereiten und im docx-, pdf- oder ppt-Format veröffentlichen. Für IFRS-Konzernabschlüsse kann sogar das iXBRL-Tool von CCH Tagetik verwendet werden, um Finanzinformationen im ESEF-Format zu publizieren.

Die Datenintegration für den Monatsabschluss in acht Schritten:

1. Schritt: Erstellung einer Word-/PowerPoint-Vorlage

Um eine möglichst hohe Zeitersparnis zu haben, werden Word- oder PowerPoint-Vorlagen erstellt. In diesen werden z.B. das Seitenlayout, die Kopf- und Fußzeilen, Überschriftenformate, automatische Nummerierungen usw. definiert.

2. Schritt: Anlage der Dokumentenstruktur im Web-Interface

Im CCH Tagetik Web-Interface kann die Struktur des Monatsabschlusses angelegt werden. Zuerst wird festgelegt, ob es sich um ein Word- oder PowerPoint-Format handeln soll. Anschließend werden die einzelnen Kapitel des Abschlusses definiert. Es kann jeweils nur ein User an einem Kapitel arbeiten. Wenn zur gleichen Zeit ein anderer User dieses Kapitel öffnet, wird es nur im Lesemodus und nicht im Bearbeitungsmodus geöffnet. Das bedeutet im Klartext: je mehr Kapitel es gibt, umso mehr User können gleichzeitig am selben Abschluss arbeiten.

3. Schritt: Anlage der User Rights im Web-Interface

Ebenfalls kann im Web-Interface festgelegt werden, welcher User bei welchem Kapitel welche Rechte hat. Ein User kann bspw. bestimmte Kapitel nur im Lesemodus öffnen, andere können bestimmte Kapitel nur submitten bzw. einreichen und andere wiederum haben Bearbeitungsrechte.

4. Schritt: Erstellung der Reports-Tabellen im Excel Add-In

Im Excel Add-In können die einzelnen Reports wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow-Rechnung usw. erstellt werden. Dadurch, dass Excel an die CCH Tagetik Software angebunden ist, können die Berichte mit Hilfe von Variablen so eingestellt werden, dass sie für spezifische Jahre, Monate und Gesellschaften die richtigen Werte zeigen, sobald die Berichte ausgeführt werden. Über diese Berichte müssen Namensbereiche gesetzt werden.

5. Schritt: Anlage des Dokuments im Client-Interface

Mit Hilfe des Word- oder PowerPoint-Add-Ins kann der Monatsabschluss für jede beliebige Gesellschaft für bestimmte Jahre und Monate erstellt werden. Hierbei kommen die zuvor gesetzten Namensbereiche bei Excel zum Einsatz. Diese können zusätzlich zur erklärenden Prosa in den verschiedenen Kapiteln eingefügt werden. Durch die Update-Funktion im Word- und  PowerPoint-Add-In werden immer die aktuellsten Zahlen geliefert.

6. Schritt: Submission des Monatsabschlusses

Ist die Bearbeitung der Dokumente final, muss jedes Kapitel abgegeben/submitted werden, um weitere Änderungen der Zahlen und der Prosa zu vermeiden. Mit der Sumbission werden die Kapitel gesperrt und können anschließend nur noch im Lesemodus geöffnet werden.

7. Schritt: Export des kompletten Dokuments

Um die finalen Monatsabschlüsse für die Gesellschaften an die jeweiligen Empfänger senden zu können, kann das fertige Dokument in diversen Formaten exportiert werden.

8. Schritt: Vorrollen in die nächsten Monate

Ist die Arbeit einmal getan, können die Abschlüsse in die nächsten Perioden automatisiert vorgerollt werden. Das bedeutet im Detail, dass lediglich die Variablen Jahr und/oder Periode ausgetauscht werden müssen. Sobald die neuen Monatsdaten auf der Datenbank vorliegen, kann durch die Updatefunktion der neue Monatsabschluss per Knopfdruck gezogen werden.

Dadurch haben Sie im Erstaufsatz der Dokumente einen kleinen Aufwand, aber danach verläuft alles bis auf die Änderung der Prosa automatisiert und Sie müssen sich keine Sorgen mehr um die Aktualität und Validität der Zahlen machen.