Self Service BI Tools wie Microsoft Power BI oder SAP Analytics Cloud erfreuen sich stei­gen­der Beliebt­heit und ermög­li­chen es poten­zi­ell allen Busi­ness­an­wen­dern im Unter­neh­men, auf eigene Faust Analysen, Reports und Dash­boards zu erstellen. Auf der anderen Seite stehen sich seit Jahr­zehn­ten wei­ter­ent­wi­ckel­te und IT gesteu­er­te Data­wareh­ousing und Enter­pri­se Reporting Tools wie Microsoft SQL Server und SAP BW, die weiterhin ihre Exis­tenz­be­rech­ti­gung haben. Wie sich das Beste aus beiden Welten kom­bi­nie­ren lässt, um den best­mög­li­chen Mehrwert zu rea­li­sie­ren.

Classic BI & Enter­pri­se Reporting (ER) – Kom­po­nen­ten und Funk­tio­nen

Die Aufgabe des klas­si­schen BI ist es, über einen ent­spre­chen­den Berichts­ka­ta­log ein unternehmens­weites und stan­dar­di­sier­tes Berichts­we­sen bereit­zu­stel­len, welches fak­ten­ba­sier­te Ent­schei­dun­gen ermög­licht. Tra­di­tio­nell wird diese Aufgabe zentral durch die IT Orga­ni­sa­ti­on bzw. ein BI Com­pe­tence Center (BICC) geleistet, das für den Single Point of Truth (SPOT) ver­ant­wort­lich ist.

Um dies zu ermög­li­chen, werden im Ersten Schritt alle rele­van­ten Rohdaten über ETL/ELT Prozesse aus den Quellen extra­hiert und in einem Enter­pri­se Data­wareh­ouse (EDW) und/oder Data Lake qua­li­täts­ge­si­chert bereit­ge­stellt. Der per­for­man­te Zugriff auf EDW Daten wird meist über Cube-Tech­no­lo­gie gewähr­leis­tet. Cubes struk­tu­rie­ren die Daten in Ana­ly­se­be­rei­che, Dimen­sio­nen und Kenn­zah­len. Die im Cube aggre­gier­ten Kenn­zah­len können dadurch mul­ti­di­men­sio­nal, also für alle möglichen Kom­bi­na­tio­nen per­for­mant, durch das Reporting-System abgerufen werden können.

Der Zugang zu den einzelnen Berichten durch Business-Anwender erfolgt entweder per Pull  oder Push Inter­faces. Über Pull kann der Anwender  im Berichts­ka­ta­log nach den gewünsch­ten Berichten suchen und diese anzeigen. Über Push-Delivery können entweder von zentraler Stelle, oder oft auch direkt durch den Anwender selbst, Berichte abonniert werden, die dann in regel­mä­ßi­gen Zeit­in­ter­val­len, oder basierend auf Ereig­nis­sen, auto­ma­ti­siert versendet werden (z.B. E‑Mail mit PDF Anhang).

Self Service BI (SSBI) – Kom­po­nen­ten und Funk­tio­nen

Self Service BI (SSBI) Systeme kommen immer dann zum Einsatz, wenn im klas­si­schen BI/Enterprise Reporting die benö­tig­ten Daten (noch) nicht vorrätig sind oder anders­ar­tig als im vor­ge­ge­ben Stan­dard­be­richt aus­ge­wer­tet werden sollen (Ad-hoc-Analysen). SSBI Systeme ermög­li­chen auch ohne tiefes tech­ni­sches Wissen, selbst­stän­dig aus (Roh)daten die benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen zu gewinnen und diese anspre­chend auf­zu­be­rei­ten oder zu visua­li­sie­ren.

Für die selb­stän­di­ge Durch­füh­rung sind im Wesent­li­chen drei Funk­tio­nen im SSBI-System nötig:

  1. Get data - Daten­be­schaf­fung und Auf­be­rei­tung. Bei­spiels­wei­se Entfernen von Dou­blet­ten und Ergänzung von Lücken in den Daten, drehen von Daten in benö­tig­tes Format, Kon­ver­tie­rung von Werten in korrekte Datums‑, Text- und Zah­len­for­ma­te. Aber auch: Nutzung der bereits vor­han­de­nen (E)DWH Daten­ba­sis.
  2. Model data – Zusam­men­füh­rung unter­schied­li­cher Quellen und Daten zu einem Ana­ly­se­mo­dell. Berech­nung von Kenn­zah­len (z.B. YTD-Werte, Wäh­rungs­kur­se, etc.) innerhalb dieses Daten­mo­dells.
  3. Visualize & Share – Erstel­lung von Dash­boards und Reports mit Zahlen- und Grafik-basierter Dar­stel­lung. Mög­lich­keit, mit Kollegen die Aus­wer­tun­gen aus­zu­tau­schen und zu dis­ku­tie­ren.

Gegen­über­stel­lung

Sowohl der ER als auch SSBI Ansatz haben jeweils Stärken und Schwächen, anbei eine Auswahl:

Tabelle 1: Self Service BI vs. Enter­pri­se Reporting

Vorschlag für kom­bi­nier­ten Ansatz

Einen Mehrwert müsste also eine Kom­bi­na­ti­on beider Ansätze bieten – auch um Par­al­lel­wel­ten  zu ver­hin­dern. Fraglich ist dann, ob die Nutzung von ver­schie­den Produkten und Her­stel­lern von SSBI und ER Lösungen überhaupt möglich ist. Diese Aufgabe abseits von Tech­no­lo­gie-Aspekten orga­ni­sa­to­risch und pro­zes­su­al anzugehen, gilt es zu lösen.

Wesent­li­che Bausteine für ein kom­bi­nier­tes System und dessen Inte­gra­ti­ons­punk­te:

Zentrale Por­tal­an­wen­dung

Es hat sich bewährt, über Intranet / Por­tal­an­wen­dun­gen (z.B. Microsoft O365 / Share­Point) einen zentralen Zugriffs­punkt für alle Betei­lig­ten zu schaffen und die ein­ge­setz­ten ER und SSBI Tech­no­lo­gien dort zu inte­grie­ren. Über eine ein­heit­li­che Ober­flä­che können dann zum einen die konkreten Services wie Report Catalog und Data Catalog, aber auch alle zuge­hö­ri­gen Gui­de­li­nes und Doku­men­ta­tio­nen verwaltet werden, bis hin zu orga­ni­sier­ten Com­mu­nities zum Erfah­rungs­aus­tausch.

Zugang SSBI Anwender zum EDWH und dem gemein­sa­men Daten­ka­ta­log

Wesent­li­cher Erfolgs­fak­tor für SSBI Vorhaben ist der (unbe­schränk­te aber natürlich auch kon­trol­lier­te) Zugang zu den benö­tig­ten unter­neh­mens-internen und externen Daten­quel­len, zumindest für die Autoren im SSBI System. Dies impli­ziert, dass der SSBI Autor einen Überblick bekommt, wo welche Daten in welcher Form gespei­chert sind und dass der tech­ni­sche Zugang zu den rele­van­ten Daten auch ermög­licht wird.

Es gibt diverse Produkte und Tools, über die sich ein Daten­ka­ta­log erstellen und pflegen lässt. Für den Anfang einer Umsetzung kann bereits ein einfaches Excel reichen, das zentral bereit­ge­stellt wird. Wichtig ist, das implizite Wissen der IT Admi­nis­tra­to­ren und Daten­ver­ant­wort­li­chen aus dem Business an einer gemein­sa­men Stelle für alle zugäng­lich und auf­find­bar zu machen. Die not­wen­di­gen Berech­ti­gun­gen für den Daten­zu­griff umzu­set­zen, ist primär eine orga­ni­sa­to­ri­sche  Aufgabe und oft Teil auf dem Weg, eine daten­ge­trie­be­ne Kultur im Unter­neh­men zu eta­blie­ren.

Über­füh­rung erfolg­rei­cher SSBI Lösungen in das DWH und/oder Report Catalog

Im ER ist es eine wichtige Aufgabe über regel­mä­ßi­ge Reviews sicher­zu­stel­len, dass die ver­öf­fent­lich­ten Berichte noch relevant sind, wo sich ein Ausbau lohnt und iden­ti­fi­zier­te Leichen zu entfernen, um Sys­temres­sour­cen zu schonen und die Über­sicht­lich­keit zu erhalten.

Im SSBI System ist es noch wichtiger, das Nut­zer­ver­hal­ten aktiv und regel­mä­ßig aus­zu­wer­ten: Welche Lösungen werden aktiv wann genutzt? Welche Lösungen ent­wi­ckeln sich zu Stars? Für die iden­ti­fi­zier­ten Stars sollten zwei Fragen geklärt werden: Ist es loh­nens­wert die Daten­ba­sis der Lösung in das EDWH zu über­füh­ren, um sie dort qua­li­täts­ge­si­chert durch den IT Betrieb und dem ER System zugäng­lich zu machen? Und: Ist es loh­nens­wert, den SSBI-Bericht selbst in das ER System zu portieren, um ihn dort als Stan­dard­re­port einer breiteren Benut­zer­ba­sis ska­lier­bar zugäng­lich zu machen?

Agile Demand und Change Manage­ment

Gerade im BI Bereich ist es überaus schwierig, mit klas­si­schem Projekt-Vorgehen und zentraler Steuerung durch die IT Orga­ni­sa­ti­on die Bedürf­nis­se und Geschäfts­an­for­de­run­gen zu erfüllen. Es wird hier zum einen mehr Auf­ga­ben­ver­tei­lung zwischen IT und Business gefordert und ein allgemein agileres Vorgehen.

So entsteht beim Fach­be­reich oft Unver­ständ­nis, dass auch kleinere Ände­run­gen am ER-System, wie z.B. eine zusätz­li­che Spalte in einem Report zu inte­grie­ren, mehrere Wochen oder gar Monate bis zur Umsetzung bean­spru­chen und neue Vorhaben aufwendig in Las­ten­hef­ten spe­zi­fi­ziert werden müssen. Auf IT Seite hingegen ist nur eine sequen­zi­el­le Abar­bei­tung der zahl­rei­chen Anfragen unter Berück­sich­ti­gung der ver­füg­ba­ren Kapa­zi­tä­ten, Budgets, Release-Zyklen und Sys­tem­ab­hän­gig­kei­ten möglich.

SSBI Systeme bieten als Ergänzung zu ER gleich mehrere Chancen: Die IT kann entlastet werden, indem Lösungen für Einmal- und Kurz­fristan­for­de­run­gen selb­stän­dig durch die Fach­ab­tei­lung erstellt, ver­öf­fent­lich und betrieben werden. Die IT sollte sich in diesem Szenario aller­dings nicht komplett aus­klin­ken und die SSBI-Plattform als Managed Service bereit­stel­len.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass das SSBI eine Sandbox für Pro­to­typ­ing und Proof of Concepts (PoC) bereit­stellt. Hierdurch wird eine agile Ent­wick­lung von Lösungen unter­stützt. Anstatt neue Anwen­dun­gen / Reports für das ER System klassisch über Kon­zep­ti­ons­pha­se und Las­ten­heft abstrakt zu defi­nie­ren, kann iterativ in der SSBI-Sandbox ent­wi­ckelt werden, bevor eine Imple­men­tie­rung in der ER-Umgebung gestartet wird. Das erreichte Ergebnis in der Sandbox ersetzt dann wei­test­ge­hend das Las­ten­heft und dient als Blueprint für die Imple­men­tie­rung im ER System.

Gover­nan­ce Program & Framework

Die erwähnten Gefahren und Risiken bei Nutzung eines SSBI Systems lassen sich nach­hal­tig mini­mie­ren, wenn im Zuge der tech­ni­schen Ein­füh­rung auch ein Gover­nan­ce Programm auf­ge­setzt wird. Im Rahmen der Gover­nan­ce wird u.a. ein klares Rol­len­mo­dell definiert und für jede betei­lig­te Rolle ein Handbuch / Playbook bereit­ge­stellt. Darin werden Aufgaben, Rechte und Pflichten – also  die Spiel­re­geln für die Nutzung des SSBI System – beschrie­ben.

Das Gover­nan­ce Programm sollte eine Ein­satz­be­reit­schaft für das SSBI+ER System in allen drei  Per­spek­ti­ven sicher­stel­len: aus tech­ni­scher, aber auch aus orga­ni­sa­to­ri­scher / pro­zes­sua­ler und  indi­vi­du­el­ler Sicht. Über das Programm Manage­ment werden die hierzu not­wen­di­gen Aufgaben & Teil­pro­jek­te koor­di­niert.

Verovis Angebote

Wir haben umfang­rei­che Erfahrung und Refe­ren­zen im Bereich BI Programm Manage­ment, Kon­zep­ti­on, Imple­men­tie­rung, Ein­füh­rung und Betrieb von BI, Reporting und Data­wareh­ouse Systemen. Bitte nehmen sie mit uns Kontakt auf für ein unver­bind­li­ches Bera­tungs­ge­spräch.