Self-Service BI & Enter­prise Reporting – Better together

Self Service BI Tools wie Microsoft Power BI oder SAP Analytics Cloud erfreuen sich stei­gender Beliebtheit und ermög­lichen es poten­ziell allen Busi­ness­an­wendern im Unter­nehmen, auf eigene Faust Analysen, Reports und Dash­boards zu erstellen. Auf der anderen Seite stehen sich seit Jahr­zehnten weiter­ent­wi­ckelte und IT gesteuerte Data­wareh­ousing und Enter­prise Reporting Tools wie Microsoft SQL Server und SAP BW, die weiterhin ihre Exis­tenz­be­rech­tigung haben. Wie sich das Beste aus beiden Welten kombi­nieren lässt, um den best­mög­lichen Mehrwert zu realisieren.

Classic BI & Enter­prise Reporting (ER) – Kompo­nenten und Funktionen

Die Aufgabe des klas­si­schen BI ist es, über einen entspre­chenden Berichts­ka­talog ein unternehmens­weites und stan­dar­di­siertes Berichts­wesen bereit­zu­stellen, welches fakten­ba­sierte Entschei­dungen ermög­licht. Tradi­tionell wird diese Aufgabe zentral durch die IT Orga­ni­sation bzw. ein BI Compe­tence Center (BICC) geleistet, das für den Single Point of Truth (SPOT) verant­wortlich ist.

Um dies zu ermög­lichen, werden im Ersten Schritt alle rele­vanten Rohdaten über ETL/ELT Prozesse aus den Quellen extra­hiert und in einem Enter­prise Data­warehouse (EDW) und/oder Data Lake quali­täts­ge­si­chert bereit­ge­stellt. Der perfor­mante Zugriff auf EDW Daten wird meist über Cube-Tech­­no­­logie gewähr­leistet. Cubes struk­tu­rieren die Daten in Analy­se­be­reiche, Dimen­sionen und Kenn­zahlen. Die im Cube aggre­gierten Kenn­zahlen können dadurch multi­di­men­sional, also für alle möglichen Kombi­na­tionen performant, durch das Reporting-System abgerufen werden können.

Der Zugang zu den einzelnen Berichten durch Business-Anwender erfolgt entweder per Pull  oder Push Inter­faces. Über Pull kann der Anwender  im Berichts­ka­talog nach den gewünschten Berichten suchen und diese anzeigen. Über Push-Delivery können entweder von zentraler Stelle, oder oft auch direkt durch den Anwender selbst, Berichte abonniert werden, die dann in regel­mä­ßigen Zeit­in­ter­vallen, oder basierend auf Ereig­nissen, auto­ma­ti­siert versendet werden (z.B. E‑Mail mit PDF Anhang).

Self Service BI (SSBI) – Kompo­nenten und Funktionen

Self Service BI (SSBI) Systeme kommen immer dann zum Einsatz, wenn im klas­si­schen BI/Enterprise Reporting die benö­tigten Daten (noch) nicht vorrätig sind oder anders­artig als im vorge­geben Stan­dard­be­richt ausge­wertet werden sollen (Ad-hoc-Analysen). SSBI Systeme ermög­lichen auch ohne tiefes tech­ni­sches Wissen, selbst­ständig aus (Roh)daten die benö­tigten Infor­ma­tionen zu gewinnen und diese anspre­chend aufzu­be­reiten oder zu visualisieren.

Für die selb­ständige Durch­führung sind im Wesent­lichen drei Funk­tionen im SSBI-System nötig:

  1. Get data - Daten­be­schaffung und Aufbe­reitung. Beispiels­weise Entfernen von Doubletten und Ergänzung von Lücken in den Daten, drehen von Daten in benö­tigtes Format, Konver­tierung von Werten in korrekte Datums‑, Text- und Zahlen­formate. Aber auch: Nutzung der bereits vorhan­denen (E)DWH Datenbasis.
  2. Model data – Zusam­men­führung unter­schied­licher Quellen und Daten zu einem Analy­se­modell. Berechnung von Kenn­zahlen (z.B. YTD-Werte, Währungs­kurse, etc.) innerhalb dieses Datenmodells.
  3. Visualize & Share – Erstellung von Dash­boards und Reports mit Zahlen- und Grafik-basierter Darstellung. Möglichkeit, mit Kollegen die Auswer­tungen auszu­tau­schen und zu diskutieren.

Gegen­über­stellung

Sowohl der ER als auch SSBI Ansatz haben jeweils Stärken und Schwächen, anbei eine Auswahl:

Tabelle 1: Self Service BI vs. Enter­prise Reporting

Vorschlag für kombi­nierten Ansatz

Einen Mehrwert müsste also eine Kombi­nation beider Ansätze bieten – auch um Paral­lel­welten  zu verhindern. Fraglich ist dann, ob die Nutzung von verschieden Produkten und Herstellern von SSBI und ER Lösungen überhaupt möglich ist. Diese Aufgabe abseits von Tech­­no­­logie-Aspekten orga­ni­sa­to­risch und prozessual anzugehen, gilt es zu lösen.

Wesent­liche Bausteine für ein kombi­niertes System und dessen Integrationspunkte:

Zentrale Portal­an­wendung

Es hat sich bewährt, über Intranet / Portal­an­wen­dungen (z.B. Microsoft O365 / Share­Point) einen zentralen Zugriffs­punkt für alle Betei­ligten zu schaffen und die einge­setzten ER und SSBI Tech­no­logien dort zu inte­grieren. Über eine einheit­liche Ober­fläche können dann zum einen die konkreten Services wie Report Catalog und Data Catalog, aber auch alle zuge­hö­rigen Guide­lines und Doku­men­ta­tionen verwaltet werden, bis hin zu orga­ni­sierten Commu­nities zum Erfahrungsaustausch.

Zugang SSBI Anwender zum EDWH und dem gemein­samen Datenkatalog

Wesent­licher Erfolgs­faktor für SSBI Vorhaben ist der (unbe­schränkte aber natürlich auch kontrol­lierte) Zugang zu den benö­tigten unter­­nehmens-internen und externen Daten­quellen, zumindest für die Autoren im SSBI System. Dies impli­ziert, dass der SSBI Autor einen Überblick bekommt, wo welche Daten in welcher Form gespei­chert sind und dass der tech­nische Zugang zu den rele­vanten Daten auch ermög­licht wird.

Es gibt diverse Produkte und Tools, über die sich ein Daten­ka­talog erstellen und pflegen lässt. Für den Anfang einer Umsetzung kann bereits ein einfaches Excel reichen, das zentral bereit­ge­stellt wird. Wichtig ist, das implizite Wissen der IT Admi­nis­tra­toren und Daten­ver­ant­wort­lichen aus dem Business an einer gemein­samen Stelle für alle zugänglich und auffindbar zu machen. Die notwen­digen Berech­ti­gungen für den Daten­zu­griff umzu­setzen, ist primär eine orga­ni­sa­to­rische  Aufgabe und oft Teil auf dem Weg, eine daten­ge­triebene Kultur im Unter­nehmen zu etablieren.

Über­führung erfolg­reicher SSBI Lösungen in das DWH und/oder Report Catalog

Im ER ist es eine wichtige Aufgabe über regel­mäßige Reviews sicher­zu­stellen, dass die veröf­fent­lichten Berichte noch relevant sind, wo sich ein Ausbau lohnt und iden­ti­fi­zierte Leichen zu entfernen, um Systemres­sourcen zu schonen und die Über­sicht­lichkeit zu erhalten.

Im SSBI System ist es noch wichtiger, das Nutzer­ver­halten aktiv und regel­mäßig auszu­werten: Welche Lösungen werden aktiv wann genutzt? Welche Lösungen entwi­ckeln sich zu Stars? Für die iden­ti­fi­zierten Stars sollten zwei Fragen geklärt werden: Ist es lohnenswert die Daten­basis der Lösung in das EDWH zu über­führen, um sie dort quali­täts­ge­si­chert durch den IT Betrieb und dem ER System zugänglich zu machen? Und: Ist es lohnenswert, den SSBI-Bericht selbst in das ER System zu portieren, um ihn dort als Stan­dard­report einer breiteren Benut­zer­basis skalierbar zugänglich zu machen?

Agile Demand und Change Management

Gerade im BI Bereich ist es überaus schwierig, mit klas­si­schem Projekt-Vorgehen und zentraler Steuerung durch die IT Orga­ni­sation die Bedürf­nisse und Geschäfts­an­for­de­rungen zu erfüllen. Es wird hier zum einen mehr Aufga­ben­ver­teilung zwischen IT und Business gefordert und ein allgemein agileres Vorgehen.

So entsteht beim Fach­be­reich oft Unver­ständnis, dass auch kleinere Ände­rungen am ER-System, wie z.B. eine zusätz­liche Spalte in einem Report zu inte­grieren, mehrere Wochen oder gar Monate bis zur Umsetzung bean­spruchen und neue Vorhaben aufwendig in Lasten­heften spezi­fi­ziert werden müssen. Auf IT Seite hingegen ist nur eine sequen­zielle Abar­beitung der zahl­reichen Anfragen unter Berück­sich­tigung der verfüg­baren Kapa­zi­täten, Budgets, Release-Zyklen und System­ab­hän­gig­keiten möglich.

SSBI Systeme bieten als Ergänzung zu ER gleich mehrere Chancen: Die IT kann entlastet werden, indem Lösungen für Einmal- und Kurz­fristan­for­de­rungen selb­ständig durch die Fach­ab­teilung erstellt, veröf­fentlich und betrieben werden. Die IT sollte sich in diesem Szenario aller­dings nicht komplett ausklinken und die SSBI-Plattform als Managed Service bereitstellen.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass das SSBI eine Sandbox für Proto­typing und Proof of Concepts (PoC) bereit­stellt. Hierdurch wird eine agile Entwicklung von Lösungen unter­stützt. Anstatt neue Anwen­dungen / Reports für das ER System klassisch über Konzep­ti­ons­phase und Lastenheft abstrakt zu defi­nieren, kann iterativ in der SSBI-Sandbox entwi­ckelt werden, bevor eine Imple­men­tierung in der ER-Umgebung gestartet wird. Das erreichte Ergebnis in der Sandbox ersetzt dann weitest­gehend das Lastenheft und dient als Blueprint für die Imple­men­tierung im ER System.

Gover­nance Program & Framework

Die erwähnten Gefahren und Risiken bei Nutzung eines SSBI Systems lassen sich nach­haltig mini­mieren, wenn im Zuge der tech­ni­schen Einführung auch ein Gover­nance Programm aufge­setzt wird. Im Rahmen der Gover­nance wird u.a. ein klares Rollen­modell definiert und für jede betei­ligte Rolle ein Handbuch / Playbook bereit­ge­stellt. Darin werden Aufgaben, Rechte und Pflichten – also  die Spiel­regeln für die Nutzung des SSBI System – beschrieben.

Das Gover­nance Programm sollte eine Einsatz­be­reit­schaft für das SSBI+ER System in allen drei  Perspek­tiven sicher­stellen: aus tech­ni­scher, aber auch aus orga­ni­sa­to­ri­scher / prozes­sualer und  indi­vi­du­eller Sicht. Über das Programm Management werden die hierzu notwen­digen Aufgaben & Teil­pro­jekte koordiniert.

Verovis Angebote

Wir haben umfang­reiche Erfahrung und Refe­renzen im Bereich BI Programm Management, Konzeption, Imple­men­tierung, Einführung und Betrieb von BI, Reporting und Data­warehouse Systemen. Bitte nehmen sie mit uns Kontakt auf für ein unver­bind­liches Beratungsgespräch.

Weiter News
  • IBCS® – SIMPLIFY: Über­flüs­siges vermeiden

    Von Team #verovis

  • CCH Tagetik Versions-Upgrade

    Von Tobias Gabler

  • IBCS® – EXPRESS: Geeignete Visua­li­sierung wählen

    Von Team #verovis