Self-Service BI & Enterprise Reporting – Better together

Self Service BI Tools wie Microsoft Power BI oder SAP Analytics Cloud erfreuen sich steigender Beliebtheit und ermöglichen es potenziell allen Businessanwendern im Unternehmen, auf eigene Faust Analysen, Reports und Dashboards zu erstellen. Auf der anderen Seite stehen sich seit Jahrzehnten weiterentwickelte und IT gesteuerte Datawarehousing und Enterprise Reporting Tools wie Microsoft SQL Server und SAP BW, die weiterhin ihre Existenzberechtigung haben. Wie sich das Beste aus beiden Welten kombinieren lässt, um den bestmöglichen Mehrwert zu realisieren.

Classic BI & Enterprise Reporting (ER) – Komponenten und Funktionen

Die Aufgabe des klassischen BI ist es, über einen entsprechenden Berichtskatalog ein unternehmens­weites und standardisiertes Berichtswesen bereitzustellen, welches faktenbasierte Entscheidungen ermöglicht. Traditionell wird diese Aufgabe zentral durch die IT Organisation bzw. ein BI Competence Center (BICC) geleistet, das für den Single Point of Truth (SPOT) verantwortlich ist.

Um dies zu ermöglichen, werden im Ersten Schritt alle relevanten Rohdaten über ETL/ELT Prozesse aus den Quellen extrahiert und in einem Enterprise Datawarehouse (EDW) und/oder Data Lake qualitätsgesichert bereitgestellt. Der performante Zugriff auf EDW Daten wird meist über Cube-Technologie gewährleistet. Cubes strukturieren die Daten in Analysebereiche, Dimensionen und Kennzahlen. Die im Cube aggregierten Kennzahlen können dadurch multidimensional, also für alle möglichen Kombinationen performant, durch das Reporting-System abgerufen werden können.

Der Zugang zu den einzelnen Berichten durch Business-Anwender erfolgt entweder per Pull  oder Push Interfaces. Über Pull kann der Anwender  im Berichtskatalog nach den gewünschten Berichten suchen und diese anzeigen. Über Push-Delivery können entweder von zentraler Stelle, oder oft auch direkt durch den Anwender selbst, Berichte abonniert werden, die dann in regelmäßigen Zeitintervallen, oder basierend auf Ereignissen, automatisiert versendet werden (z.B. E-Mail mit PDF Anhang).

Self Service BI (SSBI) – Komponenten und Funktionen

Self Service BI (SSBI) Systeme kommen immer dann zum Einsatz, wenn im klassischen BI/Enterprise Reporting die benötigten Daten (noch) nicht vorrätig sind oder andersartig als im vorgegeben Standardbericht ausgewertet werden sollen (Ad-hoc-Analysen). SSBI Systeme ermöglichen auch ohne tiefes technisches Wissen, selbstständig aus (Roh)daten die benötigten Informationen zu gewinnen und diese ansprechend aufzubereiten oder zu visualisieren.

Für die selbständige Durchführung sind im Wesentlichen drei Funktionen im SSBI-System nötig:

  1. Get data – Datenbeschaffung und Aufbereitung. Beispielsweise Entfernen von Doubletten und Ergänzung von Lücken in den Daten, drehen von Daten in benötigtes Format, Konvertierung von Werten in korrekte Datums-, Text- und Zahlenformate. Aber auch: Nutzung der bereits vorhandenen (E)DWH Datenbasis.
  2. Model data – Zusammenführung unterschiedlicher Quellen und Daten zu einem Analysemodell. Berechnung von Kennzahlen (z.B. YTD-Werte, Währungskurse, etc.) innerhalb dieses Datenmodells.
  3. Visualize & Share – Erstellung von Dashboards und Reports mit Zahlen- und Grafik-basierter Darstellung. Möglichkeit, mit Kollegen die Auswertungen auszutauschen und zu diskutieren.

Gegenüberstellung

Sowohl der ER als auch SSBI Ansatz haben jeweils Stärken und Schwächen, anbei eine Auswahl:

Tabelle 1: Self Service BI vs. Enterprise Reporting

Vorschlag für kombinierten Ansatz

Einen Mehrwert müsste also eine Kombination beider Ansätze bieten – auch um Parallelwelten  zu verhindern. Fraglich ist dann, ob die Nutzung von verschieden Produkten und Herstellern von SSBI und ER Lösungen überhaupt möglich ist. Diese Aufgabe abseits von Technologie-Aspekten organisatorisch und prozessual anzugehen, gilt es zu lösen.

Wesentliche Bausteine für ein kombiniertes System und dessen Integrationspunkte:

Zentrale Portalanwendung

Es hat sich bewährt, über Intranet / Portalanwendungen (z.B. Microsoft O365 / SharePoint) einen zentralen Zugriffspunkt für alle Beteiligten zu schaffen und die eingesetzten ER und SSBI Technologien dort zu integrieren. Über eine einheitliche Oberfläche können dann zum einen die konkreten Services wie Report Catalog und Data Catalog, aber auch alle zugehörigen Guidelines und Dokumentationen verwaltet werden, bis hin zu organisierten Communities zum Erfahrungsaustausch.

Zugang SSBI Anwender zum EDWH und dem gemeinsamen Datenkatalog

Wesentlicher Erfolgsfaktor für SSBI Vorhaben ist der (unbeschränkte aber natürlich auch kontrollierte) Zugang zu den benötigten unternehmens-internen und externen Datenquellen, zumindest für die Autoren im SSBI System. Dies impliziert, dass der SSBI Autor einen Überblick bekommt, wo welche Daten in welcher Form gespeichert sind und dass der technische Zugang zu den relevanten Daten auch ermöglicht wird.

Es gibt diverse Produkte und Tools, über die sich ein Datenkatalog erstellen und pflegen lässt. Für den Anfang einer Umsetzung kann bereits ein einfaches Excel reichen, das zentral bereitgestellt wird. Wichtig ist, das implizite Wissen der IT Administratoren und Datenverantwortlichen aus dem Business an einer gemeinsamen Stelle für alle zugänglich und auffindbar zu machen. Die notwendigen Berechtigungen für den Datenzugriff umzusetzen, ist primär eine organisatorische  Aufgabe und oft Teil auf dem Weg, eine datengetriebene Kultur im Unternehmen zu etablieren.

Überführung erfolgreicher SSBI Lösungen in das DWH und/oder Report Catalog

Im ER ist es eine wichtige Aufgabe über regelmäßige Reviews sicherzustellen, dass die veröffentlichten Berichte noch relevant sind, wo sich ein Ausbau lohnt und identifizierte Leichen zu entfernen, um Systemressourcen zu schonen und die Übersichtlichkeit zu erhalten.

Im SSBI System ist es noch wichtiger, das Nutzerverhalten aktiv und regelmäßig auszuwerten: Welche Lösungen werden aktiv wann genutzt? Welche Lösungen entwickeln sich zu Stars? Für die identifizierten Stars sollten zwei Fragen geklärt werden: Ist es lohnenswert die Datenbasis der Lösung in das EDWH zu überführen, um sie dort qualitätsgesichert durch den IT Betrieb und dem ER System zugänglich zu machen? Und: Ist es lohnenswert, den SSBI-Bericht selbst in das ER System zu portieren, um ihn dort als Standardreport einer breiteren Benutzerbasis skalierbar zugänglich zu machen?

Agile Demand und Change Management

Gerade im BI Bereich ist es überaus schwierig, mit klassischem Projekt-Vorgehen und zentraler Steuerung durch die IT Organisation die Bedürfnisse und Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Es wird hier zum einen mehr Aufgabenverteilung zwischen IT und Business gefordert und ein allgemein agileres Vorgehen.

So entsteht beim Fachbereich oft Unverständnis, dass auch kleinere Änderungen am ER-System, wie z.B. eine zusätzliche Spalte in einem Report zu integrieren, mehrere Wochen oder gar Monate bis zur Umsetzung beanspruchen und neue Vorhaben aufwendig in Lastenheften spezifiziert werden müssen. Auf IT Seite hingegen ist nur eine sequenzielle Abarbeitung der zahlreichen Anfragen unter Berücksichtigung der verfügbaren Kapazitäten, Budgets, Release-Zyklen und Systemabhängigkeiten möglich.

SSBI Systeme bieten als Ergänzung zu ER gleich mehrere Chancen: Die IT kann entlastet werden, indem Lösungen für Einmal- und Kurzfristanforderungen selbständig durch die Fachabteilung erstellt, veröffentlich und betrieben werden. Die IT sollte sich in diesem Szenario allerdings nicht komplett ausklinken und die SSBI-Plattform als Managed Service bereitstellen.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass das SSBI eine Sandbox für Prototyping und Proof of Concepts (PoC) bereitstellt. Hierdurch wird eine agile Entwicklung von Lösungen unterstützt. Anstatt neue Anwendungen / Reports für das ER System klassisch über Konzeptionsphase und Lastenheft abstrakt zu definieren, kann iterativ in der SSBI-Sandbox entwickelt werden, bevor eine Implementierung in der ER-Umgebung gestartet wird. Das erreichte Ergebnis in der Sandbox ersetzt dann weitestgehend das Lastenheft und dient als Blueprint für die Implementierung im ER System.

Governance Program & Framework

Die erwähnten Gefahren und Risiken bei Nutzung eines SSBI Systems lassen sich nachhaltig minimieren, wenn im Zuge der technischen Einführung auch ein Governance Programm aufgesetzt wird. Im Rahmen der Governance wird u.a. ein klares Rollenmodell definiert und für jede beteiligte Rolle ein Handbuch / Playbook bereitgestellt. Darin werden Aufgaben, Rechte und Pflichten – also  die Spielregeln für die Nutzung des SSBI System – beschrieben.

Das Governance Programm sollte eine Einsatzbereitschaft für das SSBI+ER System in allen drei  Perspektiven sicherstellen: aus technischer, aber auch aus organisatorischer / prozessualer und  individueller Sicht. Über das Programm Management werden die hierzu notwendigen Aufgaben & Teilprojekte koordiniert.

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