Self Service BI – Nutzen und Herausforderungen

Immer wieder werden in der IT neue Schlag­worte geprägt. Manche entpuppen sich im Nach­hinein als Hype, andere verändern die IT Land­schaft nach­haltig. Self Service BI ist eines der Schlag­worte, das im Bereich EDV derzeit ein großes Thema ist. Welchen Nutzen die Einführung von Self Service BI stiften kann und welche Heraus­for­de­rungen damit verbunden sind, wird im Folgenden beleuchtet.

 

Was ist Self Service BI?

Für Self Service BI sind viele unter­schied­liche Defi­ni­tionen im Umlauf, jeweils abhängig vom Ziel, welches verfolgt wird. Unserer Erfahrung nach umfasst Self Service Business Intel­li­gence eine Reihe von Tools und Prozessen, die es Fach­an­wendern ermög­lichen, Daten zu sammeln, diese selbst zu struk­tu­rieren und in betriebs­wirt­schaftlich relevante Infor­ma­tionen umzu­wandeln, auf deren Basis bessere Entschei­dungen getroffen werden können.

Fach­an­wender, beispiels­weise aus dem opera­tiven Geschäft oder dem Controlling, werden hierbei in die Lage versetzt, selb­ständig Reporting Anfor­de­rungen zu bedienen, welche weit über die Fähig­keiten von Office-Tools hinaus­gehen. Hierbei können diese weit­gehend unab­hängig von der IT auf unter­neh­mens­in­terne sowie externe Daten zuzu­greifen, diese selb­ständig aufbe­reiten und verteilen.

Nutzen von Self-Service BI

Ausgehend von der beschrie­benen Defi­nition werden viele Fach­be­reichs­nutzer zunächst einwenden, dass sie genau dies schon seit Jahren mit Office Tools wie Excel und Access umsetzen. Diese sind zwei­felsohne schlanke und flexibel einsetzbare Tools und gehören auch in Zukunft in die Werk­zeug­kiste eines jeden Controllers. Der Unter­schied zum Status Quo wird den Nutzern aller­dings schon dann bewusst, wenn diese mit großen Daten­mengen arbeiten müssen. Hierbei scheitern sie oftmals schon an der Menge an Daten sowie an der Struk­tu­rierung von Daten aus verschie­denen Quellen. Insbe­sondere wenn ein solcher Bericht  auto­ma­ti­siert ablaufen soll, musste bisher häufig die IT Abteilung Unter­stützung leisten.

Auf der anderen Seite des Spektrums droht im Hinblick auf sich immer schneller ändernde Berichts Anfor­de­rungen die Über­lastung vieler IT Abtei­lungen. Diese sind oftmals nicht mehr in der Lage, Anwendern benötigte Infor­ma­tionen zeitnah und voll­um­fänglich zur Verfügung zu stellen.

Der Trend geht daher zunehmend zu Self Service Tools, mit denen Nutzer, teils sogar unab­hängig von dem durch die IT bereit­ge­stellten Daten­modell, eigen­ständig Auswer­tungen und Analysen tätigen können. Für das Unter­nehmen ist dies wichtig, um schneller auf sich verän­dernde Markt­si­tua­tionen regieren und neue Erkennt­nisse aus den verfüg­baren Daten gewinnen zu können.

Die Haupt­vor­teile, die sich hieraus ergeben sind:

  • Bessere Berichte: Der Fach­be­reich versteht sein Geschäft am besten, sodass die Berichte spezi­fi­scher auf dieses zuge­schnitten sind.
  • Schnellere Reak­ti­ons­zeiten: Der Mittelsmann fällt weg, was eine schnellere Reaktion auf neue Anfor­de­rungen ermög­licht sowie Reibungs­ver­luste zur IT minimiert.
  • Umfang­rei­chere Infor­ma­tionen: Verar­beitung von großen Daten­mengen sowie Echtzeitdaten.

Heraus­for­de­rungen an Unternehmen

Mit den Vorteilen, welche Self Service BI einem Unter­nehmen bietet, sind aller­dings auch Heraus­for­de­rungen verbunden, welche sowohl auf tech­ni­scher als auch auf orga­ni­sa­to­ri­scher Ebene zu finden sind.

Tech­nische Herausforderungen:

Zumeist ist die Einführung von Self Service BI mit der Einführung von modernen Tools verbunden, welche die Anbindung von Daten­quellen verein­fachen, den Nutzer bei der Model­lierung unter­stützen sowie das Erstellen von Dash­boards und auto­ma­ti­sierten Berichts­mappen ohne Programmier Know-how ermög­lichen. Erfahrene und technisch versierte Nutzer sind zwar häufig enttäuscht, wie wenig Self Service Tools dem Nutzer die Option liefern, selbst zu „custo­mizen“. Für den durch­schnitt­lichen Fach­an­wender sind die Tools jedoch genau das, was er braucht, um schnell an relevante Aussagen zu kommen, aus denen sich Hand­lungs­an­wei­sungen ableiten lassen.

Zu beachten sind daher folgende Punkte:

  • Die Auswahl der richtigen Tools für den jewei­ligen Einsatz­zweck. Bei der Wahl der Werkzeuge lässt sich selten ein Werkzeug finden, welches alle Anfor­de­rungen gleich gut erfüllt.
  • Einfache zu bedie­nende Self Service Tools produ­zieren häufig wenig komplexe Ergeb­nisse, komplexe Tools erfordern zumeist ein höheres tech­ni­sches Verständnis.
  • Starre Daten­mo­delle sowie Berech­ti­gungs­kon­zepte müssen häufig flexibler gestaltet werden.
  • Trotz Heuris­tiken zur Erkennung von Daten­zu­sam­men­hängen erleichtert eine sauber struk­tu­rierte Daten­grundlage dem Nutzer, seine Kenn­zahlen und betriebs­wirt­schaft­lichen Merkmale wieder­zu­er­kennen und richtig zuzuordnen.
  • Für umfang­reiche und schnelle Analysen von großen Daten­mengen ist oftmals eine perfor­mante In-Memory Datenbank (wie bspw. SAP HANA) von Vorteil.

Orga­ni­sa­to­rische Herausforderungen:

Nicht ganz unab­hängig von den tech­ni­schen Heraus­for­de­rungen, stellt die Einführung von Self Service BI Tools und Self Service BI Prozessen Unter­nehmen häufig auch vor orga­ni­sa­to­rische Heraus­for­de­rungen. Diese reichen von der Ausbildung von technisch versierten Mitar­beitern in den Fach­ab­tei­lungen, über flexible IT Support­pro­zesse bis hin zu Maßnahmen, die einen Wildwuchs an Queries oder eine Schat­ten­be­richt­erstattung, welche losgelöst von den regulären Reporting Prozessen statt­findet, verhindern sollen.

In der Praxis haben sich häufig folgende Punkte als kritisch erwiesen:

  • Die Einbindung der Fach­ab­tei­lungen in die Tool Auswahl, Unter­stützung dieser bei der Anfor­de­rungs­auf­nahme sowie eine sorg­fältige Begleitung des Change-Prozesses. Nutzer schrecken meist davor zurück, sich auf neue Dinge einzu­lassen, besonders wenn sie den Mehrwert zunächst nicht klar erkennen können. Um zu verhindern, dass die Nutzer das Tool links liegen lassen, dass es nur teilweise genutzt wird oder mit den Daten fahr­lässig umge­gangen wird, ist eine ordent­liche Einweisung oder sogar eine formelle Schulung äußerst wichtig.
  • Eine verstärkte Auto­ma­ti­sierung von wieder­keh­renden Berichten oder eine Ausla­gerung in selb­ständig abrufbare Protal­be­richte schafft Freiräume in den Fach­ab­tei­lungen und im Controlling für analy­tische Self Service BI Aktivitäten.
  • Etablierung von Power-Usern oder Reporting Abtei­lungen als Schnitt­stelle zwischen Fachanwendern/Controlling zur IT bringt das Reporting näher an den Fach­be­reich, ohne einzelne Mitar­beiter technisch zu überfordern.
  • Etablierung neuer Support-Prozesse, wie z.B. eines Power-User-Supports innerhalb der IT. Dessen Aufgabe wäre, zu erklären, was es für Daten gibt, wo diese stecken und wie sie nutzbar sind.
  • Prozesse zur Über­führung von Berichten oder Modellen. Um einer Flut von Berichten oder Queries Einhalt zu gebieten, sollte gemessen werden, wie oft Berichte verwendet werden. Dauerhaft genutzte Berichte sollten in den Aufga­ben­be­reich der IT über­tragen werden, selten oder einmalig genutzte Berichte sollten mit einem Verfalls­datum ausge­stattet werden.
  • Sicher­stellung einer unter­neh­mens­weiten Gover­nance über die Daten. Dadurch, dass einzelne Mitar­beiter plötzlich Zugang zu einer viel größeren Menge an Unter­neh­mens­daten erhalten, muss der unter­neh­mens­in­terne Daten­fluss angepasst und allzu umfang­reiche Extrakte in Flat Files vermieden werden.

Abschlie­ßende Betrachtung

Laut einer Studie von Gartner sollen bis 2017 die meisten Fach­an­wender und Analysten Zugang zu Self Service Lösungen bekommen. Dies bedeutet aber nicht die Abschaffung einer einheit­lichen und harmo­ni­sierten Bericht­erstattung. Regel­mäßig wieder­keh­rende Berichte mit stan­dar­di­sierten Daten oder die Umsetzung des externen Berichts­wesens unter Beibe­haltung gesetz­licher Anfor­de­rungen, sollten auch weiterhin von den jewei­ligen Spezia­listen erstellt und auch gewartet werden.

Es geht also nicht um die viel­be­fürchtete Verla­gerung der des Unter­nehmens Reporting aus der IT heraus in Richtung Fach­ab­teilung, sondern um eine Neude­fi­nition von Aufgaben und Prozessen.

Hierbei sollten die Wahl der Tools und die Etablierung der Prozesse mit Bedacht geschehen, denn der Grad hin zu „Excel-Schlachten“, welche eigentlich der Vergan­genheit angehören sollten, ist klein und müsste nun mit einer vielfach größeren Daten­menge und wesentlich komple­xeren Verflech­tungen geführt werden. Auch benötigen nicht alle Fach­an­wender den Zugang zu einem umfang­reichen Self Service Reper­toire, die Aufgaben und Arbeits­ab­läufe innerhalb der Fach­ab­tei­lungen sollten daher genau definiert werden.

Es sollte zudem bei den Berichts­emp­fängern Verständnis dafür geweckt werden, dass Self Service BI anders funk­tio­niert als Standard Reporting. Wenn an vielen Ecken und Enden im Unter­nehmen Berichte gebaut werden, sorgt dies zwar für Flexi­bi­lität und fachliche Nähe, aller­dings besteht die Gefahr, dass die Objek­ti­vität der Daten verwässert wird, da

  • die Rich­tigkeit der Daten stärker der indi­vi­du­ellen Inter­pre­tation unter­liegt und
  • stark aggre­gierte Dash­boards und Grafiken im Ad-Hoc Reporting die Wahrheit noch stärker verzerren können.
  • Auch droht der Verlust einer eindeu­tigen Wahrheit, da
  • Real-Time-Analysen andere Ergeb­nisse als Stan­dard­re­ports produ­zieren, welche womöglich auf persis­tierten Daten basieren und zudem
  • ein einheit­liches Kenn­zah­len­ver­ständnis aufgrund vieler indi­vi­du­eller Anpas­sungen schnell verloren gehen kann.

Daher sollten Ergeb­nisse aus Self-Service-Berichten nicht ohne sorg­fältige Prüfung als Basis für weit­tra­gende Unter­neh­mens­ent­schei­dungen genommen werden, sondern viel mehr die Richtung für tiefer­ge­hende Analysen vorgeben und hierbei unterstützen.

Was die Einführung von Self Service BI innerhalb der Unter­nehmen aller­dings sehr gut voran­treibt, ist die Rückgabe der Data Ownership zurück an die Fach­ab­tei­lungen. Dies weckt dort zusätzlich ein Verständnis für die Struktur und Eigen­schaften von Daten und führt dazu, dass beispiels­weise  Kenn­zahlen von der Fach­ab­teilung nicht mehr einfach nur als Werte wahr­ge­nommen werden, welche aus der Black-Box Data­warehouse kommen.

Die Erfahrung zeigt also, dass im Gegensatz zum Eindruck, den viele Soft­ware­an­bieter erwecken wollen, die Einführung und Umsetzung von Self Service BI nur sekundär eine Tool-Frage, sondern viel eher eine Frage der Restruk­tu­rierung unter­neh­mens­in­terner Infor­ma­ti­ons­pro­zesse ist.

 

Die Spezia­listen der verovis GmbH  unter­stützen Sie gerne bei diesem Prozess und begleiten ihr Unter­nehmen dabei, die anste­henden Heraus­for­de­rungen erfolg­reich zu meistern.

 

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