Tagetik über den Tellerrand betrachtet – Planung und Konsolidierung

Tagetik ist eine klas­sische Corporate Perfor­mance Management Lösung, die primär für Planung, Fore­casting, Konso­li­dierung und das jeweils zuge­hörige Reporting genutzt wird. Doch auch abseits der „tradi­tio­nellen“ Diszi­plinen lässt sich Tagetik effi­zi­enz­stei­gernd einsetzen. Die Beispiele einer Stun­den­er­fassung und einer Reise­kosten Schnitt­stelle sollen veran­schau­lichen, wie mit Tagetik neue Wege beschritten werden können.

Die nach­fol­gende Grafik zeigt eine Auswahl an klas­si­schen CPM (Corporate Perfor­mance Management) Diszi­plinen, die durch Tagetik abgedeckt werden und weitere Anwen­dungs­felder, in denen Tagetik – richtig einge­setzt – seine Stärken darüber hinaus ausspielen und die interne Prozess­ef­fi­zienz steigern kann.

Abbildung 1: Anwen­dungs­felder für Tagetik

Im Weiteren werden anhand eines Praxis­bei­spiels, stell­ver­tretend für Anwen­dungs­felder außerhalb der CPM Funk­tio­na­li­täten, Stun­den­er­fassung und Reise­kos­ten­ver­waltung mit Tagetik vorgestellt.

Stun­den­er­fassung

Diese Lösung hat sich entwi­ckelt, als bei einer Firmen Neugründung eine profes­sio­nelle, tages­genaue Stun­den­er­fassung erfor­derlich wurde. Die Gründer der Firma waren hierbei jahrelang an das SAP CATS Modul gewöhnt und demnach sollten Funk­ti­ons­weise, Look-and-Feel, etc. soweit möglich erhalten bleiben. Eine Excel Lösung stellt dabei aufgrund fehlender System­un­ter­stützung und persis­tenter Daten­spei­cherung keine Option dar, da eine System­in­te­gration gefordert war. Da Tagetik von dem Unter­nehmen bereits als Planungs- und Konso­li­die­rungs­lösung sowie als Reporting Plattform umfassend genutzt wurde, bestand der Wunsch, damit eine Lösung zu reali­sieren, um zusätz­liche (System-)Schnittstellen und Zusatz­kosten einzusparen.

Bei der Zeit­er­fassung in Tagetik ergeben sich einige Heraus­for­de­rungen, da Tagetik im Standard nicht für eine solche Anwendung vorge­sehen ist:

  • Tages­genaue Daten­er­fassung / Verwaltung notwendig – Tagetik liefert jedoch keine Zeit­di­mension auf Tages-Basis
  • Detail­lierte Stun­den­kon­ten­ver­waltung (z.B. Über­stun­den­konten, Urlaubs­konten, verschiedene Arbeits­zeit­mo­delle, etc.) – hierfür existiert kein vorge­fer­tigtes Modul im Standard
  • Paral­leles Reporting nach Kalen­der­wochen und Monaten

Die Tages­ge­nau­igkeit kann mit der Einführung einer zusätz­lichen Zeit­di­mension innerhalb einer der zur Verfügung stehenden kunden­spe­zi­fi­schen Dimen­sionen (Customer Dimen­sions) reali­siert werden, welche zusätzlich auch die Kalen­der­wochen als Elemente beinhaltet. Über den Einsatz flexibler Kalku­la­ti­ons­rou­tinen werden täglich mehrfach die gemel­deten Stunden gesammelt und verar­beitet, so dass die diversen Stun­den­konten aufgebaut und reduziert werden können. Schluss­endlich werden mit einer Kate­go­rien­trennung separate Auswer­tungen nach Kalen­der­wochen und Perioden ermöglicht.

Nach Abschluss der Imple­men­tierung konnte so eine Stun­den­er­fassung (auf Vertrau­ens­basis) mit folgenden Eckdaten reali­siert werden:

  • Tages­genaue Erfassung je Projekt / Kostenart pro Mitarbeiter
  • Vorgabe von Soll­stunden, indi­vi­duelle Vergabe von Arbeits­zeit­mo­dellen (z.B. Teilzeit) ist hierbei möglich
  • Auto­ma­tische, mehrmals tägliche Verrechnung der Stunden und Aufteilung auf Über­stun­den­konten, Urlaubs­konten, etc.
  • Kalen­­der­­wochen- bzw. monats­ge­naues Reporting
  • Viel­fältige Weiter­ver­wendung der Daten für Profi­ta­bi­li­täts­be­trachtung, Auslas­tungs­re­porting, Perso­nal­kos­ten­über­sichten, etc.
  • Einsatz von Tagetik Web-Masken (ab Tagetik Version 5.0) ermög­lichen Erfassung direkt im Browser, inte­griert in ein Share­Point Portal, es besteht kein Roll-out Aufwand
  • Hoher Auto­ma­ti­sie­rungsgrad – nach der Stun­den­eingabe ist keine weitere User-Inter­aktion notwendig

Abbildung 2: Zeit­er­fassung in Tagetik (Beispiel)

Reise­kos­ten­schnitt­stelle und Verwaltung

Nach der erfolg­reichen Inte­gration der Stun­den­er­fassung sollten weitere Mitar­­beiter-getriebene Daten über­nommen werden, um ein möglichst voll­stän­diges Bild im Tagetik zu erhalten und damit eine operative Reporting und Controlling Plattform zu etablieren. Insbe­sondere die Reise­kos­ten­schnitt­stelle zu Concur (SAP Produkt zur Reise­kos­ten­er­fassung /-verwaltung) stellte den Kunden vor einige Herausforderung

  • Anbindung der Daten an Tagetik, insbe­sondere der Transfer des Concur Daten­mo­dells auf Tagetik. Beide Daten­mo­delle sind grund­legend verschieden
  • Model­lierung eines Reise­­kos­­ten­­ver­­­gü­­tungs-Prozesses in Tagetik
  • Inte­gration den Reise­kos­ten­daten in die bestehenden Kosten bzw. Profitabilitätsberichte

Mittels der flexiblen Tagetik ETL Funk­tio­na­lität wird das Daten­modell von Concur in das von Tagetik überführt. Dadurch ist ein inte­griertes, monats­ge­naues Reporting in Tagetik jederzeit ohne Einschrän­kungen möglich. Der Reise­kos­ten­ver­gü­tungs­prozess wurde mittels trans­ak­tio­naler Einga­be­be­richte gelöst. Hier kann der Bear­beiter die Reisen nochmals in Summe prüfen und diese als ausge­zahlt markieren, sobald die Trans­aktion erfüllt ist. Die detail­lierte Prüfung aller Belege wird ebenfalls ermöglicht.

Nach Abschluss der Imple­men­tierung konnte so eine Reise­kos­ten­ver­waltung mit folgender Funk­tio­na­lität reali­siert werden:

  • Schnitt­stelle zwischen Tagetik und Concur
  • Daten können täglich nach Tagetik geladen werden
  • Daten können innerhalb des bestehenden Tagetik Daten­mo­dells berichtet werden und z.B. mit Kosten/Profit Zahlen aus der Stun­den­er­fassung in Bezug gesetzt werden
  • Management der Reise­kosten Auszahlung mittels trans­ak­tio­naler Einga­be­be­richte. Trans­parenz über Auszah­lungs­stand /-höhe

Fazit

Diese beiden Beispiele stehen stell­ver­tretend für die flexiblen Einsatz­mög­lich­keiten von Tagetik über den klas­si­schen CPM Funk­tio­na­li­täts­be­reich hinaus. Durch die kreative (Neu-) Kombi­nation von bestehenden Features (ETL Schnitt­stelle, Web-Masken, MDX Skripte, Trans­ak­tionale Daten­eingabe, etc.) lassen sich viel­fältige (Zusatz-) Anfor­de­rungen umsetzen und ermög­lichen es, Tagetik auch auf opera­tiver Ebene als zentrale Plattform zu etablieren.

Kleinere und mittlere Unter­nehmen können so einen signi­fi­kanten Mehrwert aus Tagetik (und der erwor­benen Lizenzen) ziehen, der über Planung und Konso­li­dierung hinaus positiv zur Unter­neh­mens­ef­fi­zienz beiträgt. Daraus ergibt sich, auch für kleinere Unter­nehmen, relativ schnell ein Business-Case.

Mit unserer viel­fältige Erfahrung aus Tagetik Projekten helfen wir Ihnen dabei, das volle Potential von Tagetik auszu­nutzen und neue Wege zu beschreiten. Gerne stehen wir Ihnen bei der Konzeption und Umsetzung indi­vi­du­eller Lösungen zur Seite.

 

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