Unter­neh­mens­planung mit „SAP BPC optimized for S/4HANA“: Vorstellung und Projekterfahrung

Verfolgt ein Kunde eine SAP-Strategie, so hatte er bisher verschiedene Möglich­keiten / Systeme zur Verfügung, in denen er Plandaten eingeben konnte, z.B. (1) im ERP System, (2) im Business Warehouse (BW-IP) oder (3) in der Planungs- und Konso­li­die­rungs­lösung BPC. Diese hete­ro­genen Planungs­mög­lich­keiten wachsen nun verstärkt zusammen – sowohl bezüglich der Planungs­funk­tio­na­li­täten als auch der Datenhaltung.

Was ist “SAP BPC optimized for S/4HANA”

Das aus den hete­ro­genen Planungs­mög­lich­keiten entstandene Produkt trug zunächst die Bezeichnung SAP BPC 10.1 Embedded. Der Planungs­be­reich des Tools (als Ergänzung zum Konso­­li­­die­­rungs-Bereich) wurde zwischen­zeitlich seitens SAP auch als Inte­grated Business Planning for Finance (IBPF) bezeichnet. Seit kurzem wird SAP BPC 10.1 auto­ma­tisch mit der Instal­lation eines S/4HANA instal­liert und firmiert neuer­dings unter dem Namen SAP BPC optimized for S/4HANA. Die verschie­denen Bezeich­nungen werden teilweise auch weiterhin parallel verwendet.

Exis­tierten BW-IP und BPC lange Zeit parallel neben­ein­ander, so wurden die Tech­no­logien mit dem BPC Release 10.1 inte­griert. BW-IP stellt ein lang­fristig bewährtes und optimal in das SAP BW inte­griertes Planungstool dar. Im Gegensatz zu älteren BPC Versionen erfolgt die Daten­haltung nun (wie bisher bereits im BW-IP) unter Verwendung des normalen BW Namens­raums, wodurch die Daten­in­te­gration erleichtert wird. Aus dem BW-IP wurden auch die Planungs­funk­tio­na­li­täten über­nommen. In BPC 10.1 Embedded stehen neben Standard IP Planungs­funk­tio­na­li­täten (z.B. kopieren, disag­gre­gieren) und soge­nannten FOX Formeln (z.B. für Treiber-basierte Formeln oder Formeln mit Loops) auch erwei­terte Planungs­funk­tio­na­li­täten zur Verfügung. Mit letzteren lassen sich – unter Zuhil­fe­nahme von ABAP Code – z.B. auch Währungs­um­rech­nungen oder Umrech­nungen von Maßein­heiten on-the-fly durchführen.

Ergänzt werden diese (ehema­ligen) BW-IP Funk­tio­na­li­täten um Funk­tionen, die aus der BPC Welt stammen, wie z.B.:

  • Business Process Flows: Zentrale Workflow-Steuerung, z.B. für Datein­eingabe (Planung) und Reporting. Diese verfügt u.a. über Hyper­links zu Input-Templates und Reports, einen Process Monitor zur Über­wa­chung aller Workflow-Prozesse und Benach­rich­ti­gungs­funk­tio­na­li­täten (z.B. via Email).
  • Work Status: Vergabe eines Status für Daten (z.B. „einge­geben“ oder „genehmigt“), wodurch gleich­zeitig die entspre­chende Daten­scheibe für die weitere Bear­beitung gesperrt wird. So kann beispiels­weise eine Einzel­ge­sell­schaft ihre Plandaten eingeben, einen entspre­chenden Status setzen und die Daten im nächsten Schritt von der Division freigeben lassen. Die Work Status lassen sich manuell setzen oder auto­ma­tisch, wenn ein entspre­chender Workflow beendet wurde.

Darüber hinaus werden z.B. auch die Möglichkeit der Verwendung von Data Audits, eine breitere Palette möglicher Front-end Tools sowie ein einfaches Custo­mizing von Vali­die­rungs­regeln angeboten.

 

Archi­tektur und Datenhaltung

Eine typische Archi­tektur des Planungs­be­reichs eines SAP BPC optimized for S/4HANA ist in der folgen­den­Ab­bildung dargestellt:

Abb. 1: Archi­tektur und Datenhaltung

Charak­te­ris­tisch für die Archi­tektur ist, dass die Ist-Daten aus dem ERP nicht in das BW geladen und dort persis­tiert werden. Vielmehr werden die Bewe­gungs­daten, die sich in der neuen S/4HANA-Tabelle „ACDOCA“ (ACcounting DOCuments Actuals) befinden, mittels HANA View zur Verfügung gestellt. HANA Views ermög­lichen einen Zugriff auf die Ist-Daten in Real-Time – dies gilt sowohl für die Bewegungs- als auch für die Stamm­daten. Dadurch verringern sich die Gefahr von Daten­in­kon­sis­tenzen und der Bedarf für Daten­ab­gleiche (außer, wenn sehr komplexe Trans­for­ma­ti­ons­lo­giken im HANA View verwendet werden).

Ein Anwender, der Plandaten eingeben möchte, tut dies im Regelfall via Analysis for Office, einem Excel Add-in, das via BW Query mit dem BW verbunden ist. Als Refe­renz­werte erhält er seine Ist-Daten aus dem S/4HANA mittels HANA View in Real-Time angezeigt. Die einge­ge­benen Plan-Daten werden in einen BW InfoCube geschrieben (in dem die Daten dann physisch gehalten werden). Derzeit besteht die Möglichkeit der Data Retraction, d.h. dem Zur-Verfügung-Stellen der Plan-Daten im ERP, lediglich für Kostenstellen‑, Projekt- und Innen­auf­­trags-Daten. Dabei werden die Daten derzeit noch in alte ERP-Planungs­­­ta­­bellen geschrieben. Zwar wurde mit dem Release 1610 die ACDOCP (ACcounting DOCuments Planning) zur Verfügung gestellt, die eine alter­native Möglichkeit zur Spei­cherung von Plandaten direkt im S/4HANA darstellen soll (im Gegensatz zur Persistenz im BW InfoCube). Diese wird aller­dings derzeit noch nicht zur Verwendung empfohlen.

Als weitere Neue­rungen wurden mit dem 1610er-Release z.B. die Erstellung lokaler Hier­ar­chien (für globale oder lokale Dimen­sionen), der Local Query Designer (UI5-Appli­­kation) sowie Möglich­keiten zur Kosten­al­lo­kation in der Planung vorge­stellt. Darüber hinaus wurde der bestehende Pre-Delivered Content erweitert. Beim diesem handelt es sich z.B. um Input-Templates, Queries, Planungs­funk­tionen, Info­Ob­jekte und Info­Pro­vider, die grund­sätzlich sofort für die Planung verwendet werden können. Der funk­tionale Umfang des Pre-Delivered Content kann der folgenden Abbildung entnommen werden:

Pre-Delivered Content

Abb. 2: Pre-Delivered Content

SAP BPC 10.1 Standard 

Neben dem „SAP BPC 10.1 Embedded“ (in seinen unter­schied­lichen Bezeich­nungen, siehe oben) gibt es weiterhin auch das „SAP BPC 10.1 Standard“, das ebenso eine Weiter­ent­wicklung des SAP BPC 10.0 darstellt, aller­dings ohne die Inte­gration in S/4HANA. Darüber hinaus verwendet der Standard-Modus nicht den normalen BW Namensraum, sondern einen spezi­ellen Namensraum für BPC Objekte. Für bestimmte Use Cases wird auch SAP BPC 10.1 Standard weiterhin von der SAP empfohlen. Ebenso kann es unter bestimmten Voraus­set­zungen sinnvoll sein, eine Mischung aus dem Embedded- und dem Standard-Modus zu verwenden.

 

Projekt­er­fahrung

Im Folgenden werden einige ausge­wählte Aspekte beschrieben, die bei der Einführung von SAP BPC optimized for S/4HANA zu beachten sind.

  1. a) Stamm­daten:Aufgrund der starken Inte­gration von ERP und BW/BPC ist ein End-to-end Stamm­da­ten­konzept für den Projekt­erfolg essen­tiell. Grund­sätzlich können Stamm­daten aus dem S/4HANA (für Ist-Daten) auch in der Planung verwendet werden. Es zeigt sich jedoch, dass einige für die Planung benötigte Stamm­daten nicht im ERP-System verfügbar sind. Dabei kann es zum einen sein, dass weitere Stamm­da­ten­sätze benötigt werden (z.B. Delta-Entities für Plan-Szenarien) oder für einen Stamm­da­tensatz weitere Attribute zur Verfügung gestellt werden sollen. Im Kontext der Gesamt­ar­chi­tektur ist dann zu entscheiden, ob (1) die fehlenden Stam­m­­daten-Infor­­ma­­tionen auch im ERP bereit­ge­stellt werden sollen oder ob (2) diese Infor­ma­tionen nur auf BW-/BPC-Ebene benötigt werden. In letzterem Fall kann eine separate Stamm­da­ten­ta­belle im BW zur Anrei­cherung der ERP-Infor­­ma­­tionen verwendet werden, die dann mit den (via HANA View bereit­ge­stellten) ERP-Stam­m­­daten gejoint wird. Das Stamm­da­ten­konzept sollte sich dabei nicht nur das ERP- und BW-/BPC-System beschränken, sondern alle invol­vierten Systeme umfassen (z.B. auch Vorsysteme oder nach­ge­la­gerte Konsolidierungssysteme).
  2. b) Pre-delivered Content:Der oben beschriebene, bereits fertig ausge­lie­ferte Content lässt sich nur bedingt verwenden. Sehr hilfreich ist der Content bei der Daten­mo­del­lierung, da entspre­chende Objekte bereits vorhanden sind und in der Regel leicht angepasst / erweitert werden können. Da der Bedarf für die Eingabe der Plandaten sowie das entspre­chende Reporting­jedoch sehr kunden­in­di­vi­duell ist, müssen Queries, Input-Templates und Reports sehr stark angepasst bzw. von Grund auf neu gestaltet werden.
  3. c) Kommen­tie­rungs­funk­tio­na­lität:Das für SAP BPC optimized for S/4HANA empfohlene Front-End, Analysis for Office, verfügt über keine native Kommen­tie­rungs­funk­tio­na­lität, bei der die Kommentare auch in die Datenbank geschrieben, d.h. mit den einzelnen Daten­punkten verknüpft werden können. Ein Work­around ist via DSO-Kommen­­tierung möglich, jedoch unkom­for­tabel. Die Bereit­stellung einer nativen Kommen­tie­rungs­funk­tio­na­lität für Analysis for Office ist zwar auf der Roadmap der SAP, ob und wann die Funk­tio­na­lität tatsächlich verfügbar sein wird, lässt sich jedoch (noch) nicht sagen.
  4. d) Komplexere Archi­tektur:Wie Abbildung 1 zeigt, ist die System­ar­chi­tektur bei der Planung mittels SAP BPC optimized for S/4HANA deutlich komplexer als beispiels­weise bei einer Planung nur im ERP System. Soll z.B. ein neues Merkmal verwendet werden, so muss dies nicht nur im ERP System (ACDOCA), sondern auch an vielen weiteren Stellen berück­sichtigt werden: HANA View, Virtual Provider (für HANA View), Multi­pro­vider, InfoCube (für Plandaten), Aggre­ga­ti­ons­level (ggf. inkl. Filter), Queries sowie Input Templates / Reports. Dadurch erhöhen sich der Erstel­lungs­aufwand sowie das Fehler­po­tential. Ebenso erschwert dies eine mögliche Fehler­suche und der Aufwand für Testing Akti­vi­täten steigt.
  5. e) Erwei­tertes Skill-Set:Aufgrund der gerade beschrie­benen, komple­xeren Archi­tektur ist auch ein erwei­tertes Skill-Set erfor­derlich. Für ein End-to-end-Verständnis aller Kompo­nenten werden Kennt­nisse in folgenden Kompo­nenten benötigt: S/4HANA, HANA Studio (für HANA Views), BW, BEx Query Designer, Analysis for Office (oder Design Studio / Fiori) und BPC Admi­nis­tration (Web Client) . Entspre­chende in einer Person vereinte Skill-Sets sind derzeit nur vereinzelt am Markt zu finden.
  6. f) Interface Projekt­planung:Die grund­sätzlich auf dem PS-Modul basie­rende Projekt­planung wird zwar im Pre-delivered Content angeboten. Weichen die Kunden­an­for­de­rungen jedoch zu stark davon ab, kann es sehr aufwendig sein, ein entspre­chendes Interface zwischen S/4HANA und dem BW bereit zu stellen. Insbe­sondere die nicht verfügbare Zeit­ab­hän­gigkeit der ERP Daten kann dabei eine Heraus­for­derung darstellen.
  7. g) Demar­ka­ti­ons­linie für das Reporting:Da bisher nur wenige Plandaten aus dem BW in das ERP „retracted“ werden können, ist zu entscheiden, welche Nutzer­gruppen welche Reports aus welchen System ziehen sollen. Dies gilt insbe­sondere für Reports, die Plan-Ist-Vergleiche beinhalten. Dabei sind neben der Verfüg­barkeit der Plandaten im ERP z.B. auch Fragen bzgl. Tool-Lizenzen und entspre­chender Trainings zu berücksichtigen.

Gestützt auf unsere Erfahrung helfen wir Ihnen gerne dabei, ein SAP BPC optimized for S/4HANA effizient zu konzi­pieren und imple­men­tieren und dabei Fall­stricke zu vermeiden.

Weitere generelle Infor­mation zu S/4HANA können Sie auch den folgenden Blog-Beiträgen entnehmen: SAP revo­lu­tio­niert den Markt für ERP Lösungen durch SAP S/4HANA sowie Imple­men­tierung von SAP S/4HANA.

 

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