Die Liquiditätsrechnung ist eine notwendige Ergänzung der Bilanz und Ergebnisrechnung. Eine anschauliche Darstellung der damit zusammenhängenden Sachverhalte. Die wesentlichen Rechenwerke des handelsrechtlichen Abschlusses sowohl nach HGB als auch nach IFRS waren und sind bis zum jetzigen Zeitpunkt die Bilanz und die Ergebnisrechnung jedes Einzelunternehmens und jeder Unternehmensgruppe (auch als Konzern bezeichnet).

Darstellung der Vermögenslage in der Bilanz

Die Bilanz gilt als das historisch erste Rechenwerk, welches Kaufleuten und deren Investoren als Teil der Dokumentationsfunktion des Abschlusses eine Übersicht über den Stand des Vermögens ihrer Unternehmungen geben sollte. Hier sind alle Vermögensgegenstände, welche dem Unternehmensziel der Gewinnrealisierung dienen und im Verfügungsbereich des Unternehmens sind, aufzulisten und wertmäßig weiterzuentwickeln; diese Entwicklungen werden durch regelmäßige und außerordentliche Abnutzungsabsetzungen sowie durch ständige Inventuren und Marktbewertungen ermittelt und in die Bilanz aufgenommen.

Die Bilanz ist eine Zeitpunktbetrachtung und in zwei betragsmäßig identische Seiten aufgeteilt, Aktiva und Passiva. Aktiva als Vermögensgegenstände geben die Seite der Vermögensverwendung wieder; hier wird angegeben, wie die Kaufleute ihr Vermögen anlegen und aufteilen und welche Werte im Falle des Konkurses den Gläubigern zur Befriedigung ihrer Ansprüche zur Verfügung stehen können.

Darstellung der Ertragslage in der Ergebnisrechnung

Die Darstellung der Vermögenslage findet also in der Bilanz statt, wohingegen innerhalb der Ergebnisrechnung die Ertragslage offengelegt wird. Dieses Rechenwerk ist als Zeitraumbetrachtung konzipiert und offenbart die Ursachen des betriebswirtschaftlichen Erfolges, indem die Umsätze und Aufwandsarten sowie sonstigen Erträge angezeigt werden, welche auch in Relation zueinander und zu Vorjahres- und Fremdunternehmenszahlen gesetzt werden können.

Auf diese Weise kann die Effizienz des Unternehmens und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit untersucht und anhand bestimmter Entwicklungen können Investitions- oder Desinvestitionsentscheidungen getroffen werden. Die bestimmenden Größen der Ergebnisrechnung sind Erträge als Vermögenszuwächse durch Gewinnerzielung und Aufwendungen als Vermögensminderungen durch Verlusterzielung.

Darstellung der Finanzlage in der Liquiditätsrechnung

Die wertmäßige Entwicklung und vor allem die Zusammensetzung dieser Entwicklung der unternehmerischen Liquidität stellt das Analyseziel des dritten Rechenwerkes der Unternehmensabschlüsse dar; hier handelt es sich um die Liquiditätsrechnung, welche ebenso wie die Ergebnisrechnung als Zeitraumbetrachtung konzipiert ist und die Finanz- oder Liquiditätslage des Unternehmens darlegen soll. Hier wird die Veränderung der liquiden Mittel offengelegt, welche bei Nichtvorhandensein einen Insolvenzgrund darstellen und damit von außerordentlichem Interesse für jedes Unternehmen sind.

Als liquide Mittel werden Bank- und Kassenbestände definiert, wobei die Bankbestände auch Kontokorrentschulden als negative Bankbestände (Überziehungen) beinhalten. Es können aber auch besonders liquide, innerhalb von maximal drei Monaten realisierbare Effekten und Wertpapiere zu den liquiden Mitteln als Barmittelfonds gezählt werden, was allerdings klar dokumentiert und beibehalten werden muss.

Die Veränderung dieser Bestände könnte auch aus den Bestandsdifferenzen der Bilanz zu unterschiedlichen Zeitpunkten ermittelt werden, aber die einzelnen Ursachen dieser Veränderung sind dann nicht zu ermitteln. Die Liquiditätsrechnung kann direkt oder indirekt ermittelt werden; die direkte Ermittlung ist im investiven und finanziellen Bereich verpflichtend vorgeschrieben, während der operative Teil indirekt oder vorzugsweise direkt ermittelt werden soll.

Indirekte Ermittlung bedeutet, dass aus der Ergebnisrechnung im Zusammenspiel mit Bilanzpostenänderungen die Liquiditätsänderungen ermittelt werden. So wird das Ergebnis als Änderung des Eigenkapitals interpretiert und alle nicht zahlungswirksamen Ergebnisbestandteile im operativen Bereich davon in Abzug gebracht. So werden die Abschreibungen und Abwertungen hinzugerechnet; ebenso werden Forderungszunahmen durch Umsatzerzielung wie Verbindlichkeitsmehrungen durch Aufwendungen abgezogen bzw. hinzugezählt. Ebenfalls werden Mehrungen des Vorratsvermögens abgezogen (vermutete Auszahlungen), wobei Erhöhungen der Verbindlichkeiten hinzuaddiert werden, da diese Beträge gerade nicht zahlungswirksam sind. Allgemein gilt hier, dass Mehrungen von Aktiva / Minderungen von Passiva negativ und Minderungen von Aktiva / Mehrungen von Passiva positiv verrechnet werden müssen.

Der operative Teil gibt an, inwieweit es der Unternehmung gelungen ist, durch Umsatzerzielung im Zusammenspiel mit Materialaufwand und Bestandsänderung sowie sonstigen betrieblichen Aufwendungen und Erträgen liquide Mittel zu vermehren oder zu mindern. Dieser Bereich stellt den mit Abstand relevantesten Teil für die Fremd- und Eigenkapitalgeber dar, da auf die Dauer eine Unternehmung nur lebensfähig ist, wenn hier Liquiditätsüberschüsse erzielt werden.

Der investive Teil besteht aus Einzahlungen und Auszahlungen im Bereich von Investitionen in langfristige materielle, immaterielle und finanzielle Vermögenswerte. Dieser Bereich ist wesentlich für die Beurteilung der Expansionskraft und Überlebensfähigkeit des Unternehmens, da nur bei mindestens Ersatz der abgeschriebenen Investitionsgüter das Unternehmen mittel- bis langfristig die Wettbewerbsfähigkeit erhalten werden kann. Somit sind die Zugänge im Verhältnis zu den Abschreibungen als Ausdruck der Expansionsfähigkeit zu beurteilen.

Der finanzielle Teil der Liquiditätsrechnung gibt die Ein- und Auszahlungen durch Eigenkapital- und Kreditveränderungen wieder und ermöglicht Kapitalgebern, das finanzielle Gleichgewicht im Unternehmen abschließend zu beurteilen, da Investitionsstrategien oftmals durch Eigenkapitalaufnahme und Krediterhöhungen finanziert werden und dann durch spätere operative Einzahlungsüberschüsse zurückgezahlt werden. Werden nun aber Kredite laufend erhöht, um operative Auszahlungsüberschüsse zu kompensieren, wird das Unternehmen schnell gezwungen werden, Investitionsgüter zu veräußern und seine Bonität und Wettbewerbsfähigkeit vollständig einbüßen. Daher ist das Zusammenspiel der drei Bereiche wesentlich, um die finanzielle Überlebensfähigkeit des Unternehmens beurteilen zu können.

Zinsen als Bestandteil der Liquiditätsrechnung

Gezahlte und erhaltene Zinsen sind als Bestandteil der Rechnung gesondert auszuweisen, wobei der Bereich (operativ, investiv oder finanziell) anfänglich nach IFRS frei gewählt, aber danach ohne zwingenden Grund beibehalten werden muss.

Dieser Betrag kann als manuell zu pflegende Information oder als berechnete Größe ermittelt werden. Der Nachteil der manuellen Eingabe liegt in der Fehleranfälligkeit und Manipulierbarkeit der Werte; so kann die Fachabteilung eine abweichende Rechnung (errechnete Änderung weicht von Bilanzstandsdifferenz ab) über diese Eingabe als formal korrekt, aber inhaltlich dennoch falsch ausweisen. Einer errechneten Position ist dabei eindeutig der Vorzug zu geben, damit manuelle Eingaben so umfassend wie möglich verhindert werden und damit Zusatzaufwand und Fehleranfälligkeit entfallen.

Zum Jahresergebnis als Ausgangsgröße ist das gesamte Zinsergebnis zu addieren (Zinsaufwand übersteigt Zinsertrag) bzw. davon zu subtrahieren (Zinsertrag übersteigt Zinsaufwand); dann sind die gezahlten Zinsen als Zinsaufwand weniger Zinsabgrenzungen im Verbindlichkeiten- (Aufzinsungen) / Forderungsbereich (Abzinsungen) zu ermitteln. Die erhaltenen Zinsen werden ermittelt, indem von den Zinserträgen Zinsabgrenzungen im Verbindlichkeiten- (Abzinsungen) / Forderungsbereich (Aufzinsungen) subtrahiert werden. Hierunter fallen auch Entwicklungen von Agios und Disagios sowie Ausgabeaufwendungen von Finanzschulden. Damit sind die Forderungs- und Verbindlichkeitsspiegel nicht nur separat einzuführen, sondern auch mit diesen Bewegungsarten zu versehen und zu bebuchen. Die Einrichtung und rechnerische Verknüpfung stellt allerdings nur einmaligen Konfigurationsaufwand dar, während die Verbuchung als Routine und ständige Übung sich bald eingespielt haben dürfte. Damit entfallen aber andererseits lästige und manipulationsanfällige Dateneingaben, was die Qualität der Liquiditätsrechnung signifikant erhöhen dürfte.

Ein weiterer wesentlicher Abgrenzungsbereich der Liquiditätsrechnung besteht in der Einrichtung spezieller Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, welche sich durch Ein- und Verkauf von Investitionsgütern ändern. Hier sind sowohl Forderungen aus Verkauf von Sachanlagen, immateriellen Anlagen sowie Finanzanlagen einzurichten sowie Verbindlichkeiten aus dem Einkauf von Sachanlagen, immateriellen Anlagen sowie Finanzanlagen. Die Ab- und Zunahmen der Posten des Anlagevermögens können dann gemeinsam mit den Änderungen der Forderungen / Verbindlichkeiten die Zahlungsüberschüsse des investiven Bereiches abbilden, welche ansonsten immer zu positiv (Abgänge übersteigen Zugänge) oder zu negativ (Zugänge übersteigen Abgänge) zu Lasten oder zu Gunsten des operativen Bereiches dargestellt werden.