Warum Transformationsprojekte scheitern

Advanced Analytics, KI basiertes Forecasting, automatisierte Reportererstellung – der digitale Wandel konfrontiert Finanzorganisationen mit vielen Herausforderungen. Gleichzeitig bedeutet dies aber auch neue Möglichkeiten zur Ausschöpfung von Potenzialen für den CFO. Um eine langfristige Nutzung dieser Potenziale zu ermöglichen, muss das damit verbundene (Fach-)Wissen als zentrale Ressource im Unternehmen gesichert und übermittelt werden. Mit Knowledge Management durch Storytelling bietet verovis Ihnen ein Instrument, Wissen anhand von Erfahrungsberichten und -geschichten in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu speichern und effizient an Mitarbeitende weiterzugeben. 

Was macht Storytelling als Methode zur Wissensvermittlung erfolgreich? Jedem Menschen ist die eine oder andere Geschichte bekannt – sei es Bambi oder Aschenputtel – auch wenn diese das letzte Mal vor Jahren erzählt wurde. Auf dieses Erinnerungsvermögen baut das Storytelling auf. Wie mächtig die Methode des Geschichtenerzählens ist, zeigt sich gerade im Marketing immer wieder. So ist beispielsweise Coca Cola für seine emotionalen Weihnachts-Werbespots bekannt, Microsoft hat mit seinem „Story Labs“ sogar einen eigenen Bereich für Storytelling geschaffen. 

Der Grund für den Erfolg der Methode liegt in der Funktionsweise unseres Gehirns. Wissen wird nicht in Form von Zahlen, sondern von Bildern im Neocortex abgespeichert und Fakten werden mit Gefühlen verknüpft. An ebendiesem Assoziationsprozess setzt verovis an und zielt mit der Storytelling-Methode darauf ab, Wissen und Erfahrungen von Mitarbeitenden zu Projekten oder Prozessen zu sammeln und mit Bildern, Vergleichen und Kontextbeschreibungen zu verknüpfen. Dabei entstehen Erfahrungsgeschichten, die in der Finanzorganisation abgespeichert und für eine nachhaltige Wissensweitergabe genutzt werden. Somit beschreibt Storytelling das methodische Vorgehen zur Verankerung von Wissen auf eine erzählerische Weise und nutzt die Funktionsweise unserer Erinnerungsprozesse zum Vorteil des Knowledge-Managements aus. 

Die drei Phasen des verovis Storytelling

Bevor eine Erfahrungsgeschichte erstellt werden kann, bedarf es einer Vorbereitungsphase (Story Preparation). Hier wird Wissen gesammelt und die strategische Story sowie ihre Grundbausteine definiert. Im Anschluss findet die Story-Ausarbeitung (Story Writing) statt. Es werden möglichst viele Sichtweisen, relevante Details und kritische Punkte erarbeitet, beispielsweise mittels eines Workshops. Anschließend wird gemeinsam mit den Beteiligten des festgelegten Ereignisses/ Prozesses die Geschichte ausformuliert, wobei ebendiese Beteiligten als entscheidender Erfolgsfaktor für eine wertschöpfende Story gelten. Abschluss des Workshops ist die Validierung der Geschichte auf Richtigkeit durch die Teilnehmenden. Ist eine Story fertig geschrieben, wird die Geschichte und das darin enthaltene Wissen individuell vermittelt (Storytelling), zum Beispiel im Rahmen einer Softwareeinführung, unternehmensinterner Fortbildungen oder als Workshop für neue Projekt-Teams.  

Diese drei Phasen sind für die Erstellung einer aussagekräftigen und informativen Story unumgänglich. 

Storytelling wann und wo?  

Die Methode ist flexibel einsetzbar, sei es in einem Projekt, für einen neuen Prozess oder auch bei einer Fusion. Beim Anwendungszeitpunkt besteht ebenfalls hohe Flexibilität. Parallel zum Projektverlauf kann die Story kontinuierlich entwickelt und ausgearbeitet werden. Alternativ kann die Methode auch im Nachhinein angewandt werden, um Learnings und Better Practices vergangener Projekte zu sammeln und zu speichern. Vorteil des parallelen Ansatzes ist, dass Wissen frühzeitig konserviert wird. Da sich gerade im Finance Bereich komplexe Prozesse und Produkte wiederfinden, für deren Einarbeitung und Verständnis viel Zeit aufgewendet werden muss, ermöglicht Storytelling an dieser Stelle eine schnelle, effektive Aufarbeitung ebendieser Prozesse und Produkte.  

verovis bietet Ihnen die Möglichkeit, Storytelling begleitend zu Ihrem Projekt anzuwenden. Dabei wird das Story Writing fest in den Projektablauf integriert und die Weiterentwicklung der Erlebnisgeschichte orientiert sich an bereits festgelegten Meilensteinen und Terminformaten. So werden beispielsweise bei Erreichung eines Meilensteins oder Durchführung eines Retrospektive-Workshops die neuen Learnings im Prozess dokumentiert und direkt in die Story mitaufgenommen. Das Story Writing wird zusätzlich als fester Bestandteil in Regeltermine eingebettet. Somit nutzt verovis die Methode in Ihrem Projekt auch zur Reflektion, ohne dass dies einen großen organisatorischen Mehraufwand bedeutet.

Außerdem hilft die Methode zu überprüfen, ob das Projektvorgehen nach wie vor schlüssig und zielgerichtet ist. Unstimmigkeiten oder Probleme werden aufgedeckt und es kann bereits im Projekt entschieden werden, wie mit solchen Zwischenfällen in Zukunft umgegangen wird. Bei Abschluss Ihres Projektes und gleichzeitigem Übergang ins Business as Usual erhalten Sie mit der Projekt-Story von verovis ein Asset, das den Adoption-Prozess begleitet und nachhaltig die gewonnenen Erfahrungen in Ihrem Unternehmen speichert. 

Lesen Sie jetzt unsere Beispiel-Story 

Die Vorstellung einer Story, die die Komplexität Ihrer Finanzorganisation und den vielzähligen Prozessen aufzeigt, ist Ihnen noch zu abstrakt? Das verstehen wir gut, deswegen haben wir im Folgenden ein Beispiel für Sie vorbereitet, das den Kern der Methode aufzeigt. 

Segeltörn  

Eine Gruppe aus Hobbyseglern und Freunden, die schon seit Jahren von Hamburg nach Helgoland und um die friesischen Inseln segelt, hat sich ein neues Ziel gesetzt. „Lasst uns beim nächsten Törn nach Norwegen segeln!“ kam eines Tages der Vorschlag auf. Die Gruppe, bestehend aus 40 Mann, überlegt lange hin und her, doch letztendlich steht der Entschluss schnell fest: Sie würden nach Mandal, an die südlichste Spitze Norwegens, Rund 700km von Hamburg entfernt, segeln. So setz sich die Gruppe also zusammen, um zu überlegen welche Ausstattung sie benötigen, wie sie ihr Segelschiff wohl umrüsten müssen und was es ansonsten noch zu planen gibt.  

Storytelling zum Software-Auswahlprozess 

Nachdem die Hobbysegler ihren Entschluss zur Nordseeüberquerung gefasst haben werden Björn und Niels damit beauftragt ein passendes Segelboot zu finden. Niels ist sofort Feuer und Flamme und macht sich an die Internetrecherche. Zusätzlich will er seinen alten Schulfreund Peter anrufen, der einen restaurierten Zweimaster besitzt, aber Björn hält ihn zurück. „Wir müssen doch erst mal überlegen was wir brauchen, Mathilde wollte doch extra einen Backofen zum Brot backen haben und Norbert kommt nur mit, wenn seine Koje mindestens ein Meter breit ist und ein Bullauge hat“, erwidert er. Sie entscheiden sich dazu, sich am Abend bei einem Pils zusammenzusetzten und eine Liste mit allen Wünschen anzufertigen. Dabei wird schnell klar, dass kein Boot der Welt (das sie sich leisten können) alle Wünsche erfüllen kann. Deshalb beschließt die Crew, die gesammelten Anforderungen zusätzlich in drei Kategorien einzuteilen: must have, nice to have und vernachlässigbar. Tags darauf und mit einer zweiseitigen Anforderungsliste machen sie sich auf die Suche. Peters Boot entspricht tatsächlich den Wünschen, aber auch die alte Bootswerft hat drei interessante, ein bisschen in die Jahre gekommene Kutter und auch bei den Yacht Design Studios finden sie zwei tolle Segelyachten, die ihren Ansprüchen mehr als entsprechen. Nach längerem hin und her und Vergleichen aller infrage kommenden Boote können sie sich auf drei Favoriten einigen woraufhin Niels und Björn sich die nächsten Tage einen der alten Kutter, den Zweimaster von Peter und eine der Yachten genauer anschauen. Beim alten Kutter stellen sie schon vom Ufer aus fest, dass seine besten Zeiten lange vorbei sind. Genauer gesagt, finden sie nur noch den aus dem Wasser ragenden Bug vor. Von der Yacht sind beide begeistert, insbesondere Björn kommt gar nicht mehr aus dem Schwärmen, seitdem er den Weinkühler im Hinterschiff entdeckt hat, und rechnet vor, dass der niedrige Preis für Wein in Deutschland die Budgetüberschreitung bei weitem ausgleichen würde. Niels bleibt skeptisch, vor allem da nur wenige der Segelgruppe Wein trinken und dies somit kein ausschlaggebendes Entscheidungskriterium für das Segelboot darstellen sollte. Er weist auch auf die Wunschliste hin, auf der ein maximales Budget steht. Nach längerer Diskussion beschließen sie, sowohl die Yacht als auch den restaurierten Zweimaster probe zu segeln. Sie segeln von Brunsbüttel nach Cuxhaven und probieren alle ihre Anforderungen aus – sogar Norberts Koje wird mit einem kurzen Mittagsschläfchen getestet. Beim nächsten Stammtischtreffen der Hobbysegler berichten die beiden von ihrem Auswahlprozess. Gemeinsam geht die Gruppe nochmals ihre Anforderungen durch und vergleicht diese mit den beiden Booten. Ihnen wird klar, dass sie entweder das Budget erhöhen oder auf das ein oder andere Gadget wie den Weinkühler verzichten müssen. Nach einer ausführlichen Diskussion können sich die Hobbysegler dann doch noch entscheiden und sie reservieren noch am gleichen Abend den Zweimaster von Peter. 

Graphische Darstellung des strategischen Vorgehen bei der Softwareauswahl 

Tipps zum Erstellen und Ausführung einer Story: 

• Eine Story muss nicht komplett ausgeführt oder zu Ende gedacht sein. Eine Beschreibung in wenigen Sätzen reicht manchmal schon, um beim Leser/ Zuhörer ein Bild von dem Setting der Story zu schaffen. Ein detailliertes Format sollte allerdings gewählt werden, um beispielsweise bestimmte Passagen, Rollen oder Learnings hervorzuheben. 

• Eine Story kann beliebig weitergeführt werden: Sobald das Grundgerüst steht, können kurze Abschnitte, die als Zwischenfälle auf dem Segelboot beschrieben sind, ergänzt werden, um ein Learning oder Problem im Prozess / Projekt darzustellen.  

Sie würden gerne mehr über unseren Projekt- und Transformationsansatz mit integriertem Storytelling erfahren? Dann wenden Sie sich an unseren Transformation-Lead Fabian Stark.