Analysis – Edition for Office: eine Einführung

Für SAP Anwender besteht die Reporting Palette im SAP Business Warehouse (BW) derzeit aus den Tools von Busi­ness­Ob­jects und des SAP Business Explorers (BEx). Bereits vor Jahren wurde das Ende der BEx Tools einge­läutet. Das klappte bei der Ablösung des Web Appli­cation Designers durch Design Studio besser, in anderen Fällen schlechter.

Bei Tools wie dem BEx Query Designer oder dem BEx Analyzer verhin­derte zunächst der Mangel an Alter­na­tiven oder deren geringer Reifegrad  die Ablösung. Mit dem Release des desi­gnierten BW Nach­folgers BW/4HANA scheint nun aller­dings das Ende aller BEx Tools besiegelt. Es gibt gute Gründe für den Umstieg vom BEx Analyzer auf SAP BO Analysis Edition for Office.

Gründe für eine Einführung

Unab­hängig vom drohenden Ende der Business Explorer Tools, gibt es im direkten Vergleich eine Vielzahl weitere Argumente, die für Analysis sprechen:

BEx Analyzer im Vergleich zur Version 2.4 von Analysis

Unab­hängig von neuen Funk­tio­na­li­täten, arbeitet SAP unauf­hörlich daran, die Inte­gration von Analysis Edition for Office zu anderen Tools voran­zu­treiben. Dies gilt beispiels­weise für SAP Reporting Tools wie WeBI oder Lumira 2.0. Auch ist eine Zusam­men­legung mit dem EPM Client in Arbeit, um Planungs­funk­tio­na­li­täten aus einer Hand anbieten zu können. Zudem ist eine immer stärkere Inte­gration in Office 365 sowie verschiedene Cloud-Dienste geplant.

 

Einsatz­mög­lich­keiten in Unternehmen

Über die funk­tio­nalen Unter­schiede hinaus gibt es zudem verschiedene Einsatz­sze­narien von Analysis Edition for Office, abhängig von der jeweils vorhan­denen SAP Land­schaft. Analysis kann – im Gegensatz zum BEx Analyzer – auf drei verschie­denen Platt­formen betrieben werden. Dies kann aller­dings zu Unter­schieden in den jewei­ligen Funk­tio­na­li­täten führen. Daher ist eine Entscheidung indi­vi­duell nach den jewei­ligen Anfor­de­rungen der Fach­be­reiche erforderlich.

Beispielhaft werden nach­folgend je nach Einsatz­sze­nario mögliche Use Cases sowie deren Vorteile zusammengefasst.

SAP NetWeaver Plattform

Dies ist die klas­sische Form, Analysis Edition for Office analog zum BEx Analyzer zu betreiben. Hierbei können Queries auf Basis eines SAP BW Data­warehouse konsu­miert werden. Zudem ist die Ablage von Query Views oder Workbooks zentral im SAP BW Repo­sitory möglich.

Mögliche Vorteile sind hierbei:

  • Nutzung der BW Works­paces direkt aus Analysis heraus. Hierdurch haben Fach­be­reiche die Chance zu einfachen Erwei­te­rungen des BW Daten­mo­dells direkt im Analysetool
  • Einfache Migration von auf der Plattform gespei­cherten Workbooks in das Analysis Format Einbindung in vorhandene Veröf­­f­en­t­­li­chungs-Szenarien (BEx Broad­caster oder in das SAP BW Transportsystem)
  • Keine Notwen­digkeit eines SAP BO BI Servers

 

SAP Busi­ness­Ob­jects BI Plattform

In diesem Szenario kann die zentrale SAP BO BI Plattform genutzt werden, um Berichte oder Query­Views zentral zu speichern und zu verwalten. Hierbei können alle BW Queries konsu­miert werden, welche auf dem BO Server verfügbar sind.

Mögliche Vorteile sind hierbei:

  • Eine lückenlose Inte­gration zwischen den verschie­denen SAP BO Front End Tools ermög­licht beispiels­weise Absprünge aus Lumira 2.0 Dash­boards in Analysis
  • Bessere Zusam­men­arbeit innheralb der Fach­be­reiche durch gemeinsame Nutzung der SAP BO BI Plattform
  • Nutzung der Sche­duling und Broad­casting Funk­tio­na­li­täten zur Auto­ma­ti­sierung von Workflows

 

SAP HANA Plattform

Als drittes Szenario können direkt auf einer HANA Datenbank basie­rende Queries oder HANA Views konsu­miert werden, ohne dass ein SAP BW Data­warehouse benötigt wird.

Mögliche Vorteile sind hierbei:

  • Perfor­mante Analyse von großen Datenmengen
  • Echtzeit Reporting

 

Eine weitere Möglichkeit, Analysis Edition for Office einzu­setzen, ist die Verwendung als zentrales Einga­betool für Plandaten. Hierbei werden unter­schied­lichste Planungs-Szenarien unterstützt

  • BW Inte­gra­ted­Planning
  • BPC Standard Model
  • BPC Embedded Model für die direkte Einbindung von S/4HANA Finance Szenarien

 

Fall­stricke und Vergleich zum BEx Analyzer

Gemeinsam mit neuen Funk­tio­na­li­täten kommen auf die Fach­be­reiche Ände­rungen im täglichen Arbeits­ablauf zu. Daher sollte der Change Prozess bei einer Umstellung nicht vernach­lässigt werden. Zum einen müssen die Mitar­beiter den Umgang mit einer neuen Software erlernen, zum anderen wurden bestimmte, als selbst­ver­ständlich ange­nommene BEx Funk­tio­na­li­täten entweder anders oder nicht adäquat umgesetzt.

Beispiele aus unserem Bera­tungs­alltag wären hierbei:

  • Filter­funk­tio­na­li­täten

Gerade die für Controller so wichtigen Filter­funk­tio­na­li­täten haben sich im Vergleich zum BEx Analyzer im Alltag als Heraus­for­derung erwiesen. Zum einen besteht keine Möglichkeit Filter­werte zu speichern, zum anderen sind Funk­tio­na­li­täten wie Negativ-Filter oder die Kombi­nation verschie­dener Filter­sze­narien äußerst umständlich gestaltet. Hierbei konnten die Berater von verovis zwar Work­arounds entwi­ckeln, aller­dings wäre eine Umsetzung mit Bord­mitteln der elegantere Weg gewesen.

  • Speichern von Varianten bei Prompts

Nicht nur das Speichern und Setzen von Filtern ist bisher umständlich, sondern auch das von Prompts.  Eine solche Funk­tio­na­lität ist zwar vorge­sehen, scheitert in der Praxis aber allzu oft an Basis-Anfor­­de­­rungen wie z.B. der richtigen Plattform sowie deren aktueller Version.

  • Sche­duling Funktionalitäten

Auch die Ausprägung der Sche­duling Funk­tio­na­li­täten hängt stark davon ab, welche Versionen in der Kombi­nation von Tool und Plattform Server einge­setzt werden.

  • Forma­tierung von Berichten

Zudem haben sich die Forma­tie­rungs­op­tionen von Berichten im Alltag als unnötig umständlich erwiesen. So kann man von einem OLAP Tool zwar keine zellen­ba­sierte Forma­tierung erwarten, aller­dings hat sich das Anlegen von universell nutzbaren, vom Fach­be­reich verwal­teten Firmen­tem­plates im Unter­neh­mens­alltag als große Heraus­for­derung erwiesen.

  • Power­Point Integration

Die Power­Point Einbindung wird von SAP Seite zwar umfang­reich beworben, das Fehlen des Design Panels, und somit jeglicher OLAP Inter­aktion, sowie die höchst unzu­rei­chenden Forma­tie­rungs­op­tionen verhindern aller­dings den Einsatz in hoch forma­tierten Unter­neh­mens­prä­sen­ta­tionen. Im Alltag hat sich hier der Einsatz von Disclosure Management als Tool für auto­ma­ti­sierte Power­Point Berichte besser bewährt als die Analysis Edition for Office Lösung.

Abschlie­ßende Betrachtung

Nach unserer Erfahrung bei der Einführung von Analysis Edition for Office in verschie­denen Unter­nehmen, hat Analysis inzwi­schen einen Reifegrad erreicht, bei dem einer Ablösung des BEx Analyzer als primäres Analyse und Reporting Tool auf Excel Basis nichts mehr im Wege steht. Unserer Beob­achtung nach ist die Arbeit im Vergleich zum BEx Analyzer signi­fikant erleichtert und sogar beschleunigt. Hierbei ist es aller­dings essen­ziell, den Entwick­lungs­zyklen der SAP zu folgen und jeweils die neueste Version des Plattform Servers einzu­setzen sowie die neueste Version des Office Add-ins bei den Anwendern zu installieren.

Zudem sollte das Tool so einge­setzt werden, dass seine Stärken am besten zum Tragen kommen, unsere Einschätzung bei Analysis Edition for Office lautet daher:

Sollten Sie über einen Umstieg nach­denken, unter­stützen Sie die Spezia­listen der verovis GmbH gerne beim Change Prozess mit etablierten Schu­lungen für Fach­be­reiche sowie IT als auch bei der Ausar­beitung von Workflows für den optimalen Einsatz in Ihrem Unternehmen.

 

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