Defi­nition eines konzern­weiten Auftrags­con­trol­lings auf SAP BPC

Solange ein Auftrag nur eine einzelne Gesell­schaft betrifft, ist dieser relativ leicht steuerbar. Werden Aufträge aber konzernweit bear­beitet, wird das Controlling schnell schwierig. verovis hat im Rahmen eines Groß­pro­jekts ein trans­pa­rentes Auftrags­con­trolling auf Konzern­ebene konzi­piert, das weit­rei­chendes Einsatz­po­tenzial besitzt. Im konkreten Fall wurde der Ansatz auf Basis von SAP BPC umgesetzt.

Heraus­for­de­rungen im dezen­tralen Auftragscontrolling

Unter­nehmen auf Expan­si­onskurs wählen häufig dezentral orga­ni­sierte Vertriebs- und Auftrags­ab­wick­lungs­struk­turen, um näher am Kunden und deren lokalen Gege­ben­heiten agieren zu können. Der Nachteil dieser Orga­ni­sa­ti­onsform zeigt sich aber oft, wenn Vertriebs­ak­ti­vi­täten entlang einer konzern­weiten Wert­schöp­fungs­kette gesteuert werden sollen.

„Ist der Auftrag nur geplant oder bereits im Haus? Was fehlt noch, damit der Kunde unter­schreibt? Ist der Auftrag korrekt bewertet?“ Diese und ähnliche Fragen fallen häufig in diesem Zusammenhang.

Häufig bleiben aufgrund mangelnder Trans­parenz Vertriebs­po­ten­ziale auf der Strecke:

  • Interne Margen­po­ten­ziale werden nicht berücksichtigt.
  • Verpasste Abschlüsse werden nicht nach­ge­halten, da das Vertriebsziel durch andere Aufträge „aufge­füllt“ wird.
  • Konzern­intern wird mehrfach auf die gleiche Ausschreibung angeboten.

Die Gründe für dieses Defizit können viel­fältig sein, aber häufig gelten konzernweit unter­schied­liche Standards für Prozesse, Auftrags­merkmale und Bewertung sowie für Stamm­daten. Hinzu kommt oft eine diver­si­fi­zierte, teilweise histo­risch gewachsene IT-Land­­schaft, in der verschiedene Tech­no­logien (ERP Systeme) zum Einsatz kommen.

Die Defizite der dezen­tralen Struk­turen zeigen sich insbe­sondere bei einer konzern­weiten Bear­beitung von Aufträgen. Ein hoher Aufwand für interne Abstim­mungen über Auftrags­merkmale und Bewertung führt zu Effi­zi­enz­verlust. Dies kann aus Konzern­sicht bis hin zu einer nicht mehr steu­er­baren Vertriebs­si­tuation führen.

Als Brücke zwischen den diversen lokalen Beson­der­heiten im Vertrieb sowie einem zentralen Steue­rungs­an­spruch und Trans­parenz bietet sich ein harmo­ni­siertes und inte­griertes System zum Auftrags­con­trolling an. Dieses kann sowohl im Bereich Reporting als auch in der Planung einge­setzt werden.

Bausteine des konzern­weiten Auftragscontrollings

Basis für eine konzern­weite Auftrags­da­tenbank ist eine Harmo­ni­sierung von Vertriebs­stamm­daten und Struk­tu­rie­rungs­merk­malen. Beispielhaft können folgende Merkmale genannt werden:

  • Eine Klam­me­rungs­mög­lichkeit zu Verbund­pro­jekten ermög­licht ein über­ge­ord­netes Reporting, näher an der stra­te­gi­schen Gesamtausrichtung.
  • Die Einführung von einheit­lichen Auftrags­merk­malen erlaubt die Beur­teilung und Prio­ri­sierung von Aufträgen. So können bspw. Vertrags­strafen bei verspä­teter Lieferung vermieden werden.
  • Durch die Verein­heit­li­chung von Produkt­struk­turen und Kunden­stamm­daten können Syner­gie­ef­fekte und Vertriebs­po­ten­ziale aufge­deckt werden.
  • Die Klas­si­fi­zierung von Auftrags­ein­gangs­wahr­schein­lich­keiten und Oppor­­tunity-Status (beispiels­weise von der Anbahnung, über die Ange­bots­er­stellung, bis hin zur Vertrags­un­ter­zeichnung) erlaubt es bei großen, kriti­schen Aufträgen dezidiert den Vertrags­prozess nachzuhalten.

Aufbauend auf diesem Fundament können vertriebs­re­le­vante Steue­rungs­größen in das Auftrags­con­trolling, opti­ma­ler­weise durch Anbindung von ERP Systemen, oder manuelle Erfassung einge­bunden werden.

Auftrags­con­trolling Next Level: Inte­grierte Planung von Lieferketten

Mit der Kenn­zeichnung von internen Zulie­fe­rungen eröffnet sich ein weiteres Spektrum an Planungs- und Analysemöglichkeiten.

Zum einen lassen sich durch eine IT-gestützte Vergabe von Inter­­company-Aufträgen die zuvor ange­spro­chene Planung von Produktion und Kapa­zi­täten unter­stützen. Zulie­ferer können früh­zeitig und auto­ma­tisch infor­miert werden. Als Folge wird eine konzern­weite Planung entlang der Liefer­kette und zwischen den Gesell­schaften unter­stützt. Der Abstimm­bedarf während, aber insbe­sondere am Ende des Monats, wird erheblich reduziert.

Neben der Abstimmung zwischen internen Zulie­ferern erlaubt die IC-Verbindung auf Konzern­ebene eine Iden­ti­fi­zierung und ein Moni­toring der Entwicklung interner Margen. So wird eine deutlich verbes­serte Renta­bi­li­täts­be­trachtung über die Liefer­kette, nicht nur in der aktuellen Berichts­pe­riode, sondern auch im Planungs­zeitraum möglich. Unter­stützt wird dies durch die konso­li­dierte Betrachtung von Aufträgen und über­ge­ord­neten Projekten. Diese greift auf Konzern­ebene aber auch für andere Steue­rungs­cluster wie beispiels­weise Produkte.

Neben der Effi­zi­enz­stei­gerung können so auch hohe quali­tative Verbes­se­rungen in der Vertriebs­be­richts­er­stattung erzielt werden.

Auftrags­con­trolling auf Konzern­ebene – Inte­gra­ti­ons­mög­lich­keiten mit SAP BPC

Für Unter­nehmen, die eine SAP Strategie verfolgen, bietet sich die Umsetzung eines Auftrags­con­trol­lings auf Basis SAP BPC (Business Planning and Conso­li­dation) an. Stan­dard­mäßig hält BPC Planungs- und Konso­li­die­rungs­funk­tio­na­li­täten vor, welche aus den zuvor beschrie­benen Bausteinen eine konzern­weite Daten­basis für die Vertriebs­steuerung herstellen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, über Business Process Flows (BPFs) die Daten­be­reit­stellung zu erleichtern. Gerade die oft dezentral orga­ni­sierten Vertriebs­ein­heiten, welche die Daten für ein zentrales Auftrags­con­trolling bereit­stellen müssen, können über BPFs (beispiels­weise durch Prozess-Moni­­toring) zentral so gesteuert werden, dass zum Stichtag die entspre­chenden Daten zu Verfügung stehen.

Insbe­sondere inter­essant wird die Nutzung von BPC, wenn der Kunde bereits S/4HANA nutzt oder stra­te­gisch nutzen will. In der Version BPC optimized for S/4HANA ist es möglich, per HANA Views in Echtzeit auf IST-Daten zuzu­greifen und diese konzernweit als Grundlage für die Auftrags- und Projekt­planung zu nutzen.

Aufgrund unserer Erfahrung in der Konzep­tio­nierung von Systemen zum Auftrags­con­trolling, Planung und BPC, verfügen wir über ein breites Wissen und unter­stützen Sie gerne, sowohl bei der Erstellung des entspre­chenden Business Cases, als auch bei der Implementierung.

 

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