Solange ein Auftrag nur eine einzelne Gesell­schaft betrifft, ist dieser relativ leicht steuerbar. Werden Aufträge aber kon­zern­weit bear­bei­tet, wird das Con­trol­ling schnell schwierig. verovis hat im Rahmen eines Groß­pro­jekts ein trans­pa­ren­tes Auf­trags­con­trol­ling auf Kon­zern­ebe­ne kon­zi­piert, das weit­rei­chen­des Ein­satz­po­ten­zi­al besitzt. Im konkreten Fall wurde der Ansatz auf Basis von SAP BPC umgesetzt.

Her­aus­for­de­run­gen im dezen­tra­len Auf­trags­con­trol­ling

Unter­neh­men auf Expan­si­ons­kurs wählen häufig dezentral orga­ni­sier­te Vertriebs- und Auf­trags­ab­wick­lungs­struk­tu­ren, um näher am Kunden und deren lokalen Gege­ben­hei­ten agieren zu können. Der Nachteil dieser Orga­ni­sa­ti­ons­form zeigt sich aber oft, wenn Ver­triebs­ak­ti­vi­tä­ten entlang einer kon­zern­wei­ten Wert­schöp­fungs­ket­te gesteuert werden sollen.

„Ist der Auftrag nur geplant oder bereits im Haus? Was fehlt noch, damit der Kunde unter­schreibt? Ist der Auftrag korrekt bewertet?“ Diese und ähnliche Fragen fallen häufig in diesem Zusam­men­hang.

Häufig bleiben aufgrund man­geln­der Trans­pa­renz Ver­triebs­po­ten­zia­le auf der Strecke:

  • Interne Mar­gen­po­ten­zia­le werden nicht berück­sich­tigt.
  • Verpasste Abschlüs­se werden nicht nach­ge­hal­ten, da das Ver­triebs­ziel durch andere Aufträge „auf­ge­füllt“ wird.
  • Kon­zern­in­tern wird mehrfach auf die gleiche Aus­schrei­bung angeboten.

Die Gründe für dieses Defizit können viel­fäl­tig sein, aber häufig gelten kon­zern­weit unter­schied­li­che Standards für Prozesse, Auf­trags­merk­ma­le und Bewertung sowie für Stamm­da­ten. Hinzu kommt oft eine diver­si­fi­zier­te, teilweise his­to­risch gewach­se­ne IT-Land­schaft, in der ver­schie­de­ne Tech­no­lo­gien (ERP Systeme) zum Einsatz kommen.

Die Defizite der dezen­tra­len Struk­tu­ren zeigen sich ins­be­son­de­re bei einer kon­zern­wei­ten Bear­bei­tung von Aufträgen. Ein hoher Aufwand für interne Abstim­mun­gen über Auf­trags­merk­ma­le und Bewertung führt zu Effi­zi­enz­ver­lust. Dies kann aus Kon­zern­sicht bis hin zu einer nicht mehr steu­er­ba­ren Ver­triebs­si­tua­ti­on führen.

Als Brücke zwischen den diversen lokalen Beson­der­hei­ten im Vertrieb sowie einem zentralen Steue­rungs­an­spruch und Trans­pa­renz bietet sich ein har­mo­ni­sier­tes und inte­grier­tes System zum Auf­trags­con­trol­ling an. Dieses kann sowohl im Bereich Reporting als auch in der Planung ein­ge­setzt werden.

Bausteine des kon­zern­wei­ten Auf­trags­con­trol­lings

Basis für eine kon­zern­wei­te Auf­trags­da­ten­bank ist eine Har­mo­ni­sie­rung von Ver­triebs­stamm­da­ten und Struk­tu­rie­rungs­merk­ma­len. Bei­spiel­haft können folgende Merkmale genannt werden:

  • Eine Klam­me­rungs­mög­lich­keit zu Ver­bund­pro­jek­ten ermög­licht ein über­ge­ord­ne­tes Reporting, näher an der stra­te­gi­schen Gesamt­aus­rich­tung.
  • Die Ein­füh­rung von ein­heit­li­chen Auf­trags­merk­ma­len erlaubt die Beur­tei­lung und Prio­ri­sie­rung von Aufträgen. So können bspw. Ver­trags­stra­fen bei ver­spä­te­ter Lieferung vermieden werden.
  • Durch die Ver­ein­heit­li­chung von Pro­dukt­struk­tu­ren und Kun­den­stamm­da­ten können Syn­er­gie­ef­fek­te und Ver­triebs­po­ten­zia­le auf­ge­deckt werden.
  • Die Klas­si­fi­zie­rung von Auf­trags­ein­gangs­wahr­schein­lich­kei­ten und Oppor­tu­ni­ty-Status (bei­spiels­wei­se von der Anbahnung, über die Ange­bots­er­stel­lung, bis hin zur Ver­trags­un­ter­zeich­nung) erlaubt es bei großen, kri­ti­schen Aufträgen dezidiert den Ver­trags­pro­zess nach­zu­hal­ten.

Aufbauend auf diesem Fundament können ver­triebs­re­le­van­te Steue­rungs­grö­ßen in das Auf­trags­con­trol­ling, opti­ma­ler­wei­se durch Anbindung von ERP Systemen, oder manuelle Erfassung ein­ge­bun­den werden.

Auf­trags­con­trol­ling Next Level: Inte­grier­te Planung von Lie­fer­ket­ten

Mit der Kenn­zeich­nung von internen Zulie­fe­run­gen eröffnet sich ein weiteres Spektrum an Planungs- und Ana­ly­se­mög­lich­kei­ten.

Zum einen lassen sich durch eine IT-gestützte Vergabe von Inter­com­pa­ny-Aufträgen die zuvor ange­spro­che­ne Planung von Pro­duk­ti­on und Kapa­zi­tä­ten unter­stüt­zen. Zulie­fe­rer können früh­zei­tig und auto­ma­tisch infor­miert werden. Als Folge wird eine kon­zern­wei­te Planung entlang der Lie­fer­ket­te und zwischen den Gesell­schaf­ten unter­stützt. Der Abstimm­be­darf während, aber ins­be­son­de­re am Ende des Monats, wird erheblich reduziert.

Neben der Abstim­mung zwischen internen Zulie­fe­rern erlaubt die IC-Ver­bin­dung auf Kon­zern­ebe­ne eine Iden­ti­fi­zie­rung und ein Moni­to­ring der Ent­wick­lung interner Margen. So wird eine deutlich ver­bes­ser­te Ren­ta­bi­li­täts­be­trach­tung über die Lie­fer­ket­te, nicht nur in der aktuellen Berichts­pe­ri­ode, sondern auch im Pla­nungs­zeit­raum möglich. Unter­stützt wird dies durch die kon­so­li­dier­te Betrach­tung von Aufträgen und über­ge­ord­ne­ten Projekten. Diese greift auf Kon­zern­ebe­ne aber auch für andere Steue­rungs­clus­ter wie bei­spiels­wei­se Produkte.

Neben der Effi­zi­enz­stei­ge­rung können so auch hohe qua­li­ta­ti­ve Ver­bes­se­run­gen in der Ver­triebs­be­richts­er­stat­tung erzielt werden.

Auf­trags­con­trol­ling auf Kon­zern­ebe­ne – Inte­gra­ti­ons­mög­lich­kei­ten mit SAP BPC

Für Unter­neh­men, die eine SAP Strategie verfolgen, bietet sich die Umsetzung eines Auf­trags­con­trol­lings auf Basis SAP BPC (Business Planning and Con­so­li­da­ti­on) an. Stan­dard­mä­ßig hält BPC Planungs- und Kon­so­li­die­rungs­funk­tio­na­li­tä­ten vor, welche aus den zuvor beschrie­be­nen Bau­stei­nen eine kon­zern­wei­te Daten­ba­sis für die Ver­triebs­steue­rung her­stel­len. Darüber hinaus besteht die Mög­lich­keit, über Business Process Flows (BPFs) die Daten­be­reit­stel­lung zu erleich­tern. Gerade die oft dezentral orga­ni­sier­ten Ver­triebs­ein­hei­ten, welche die Daten für ein zentrales Auf­trags­con­trol­ling bereit­stel­len müssen, können über BPFs (bei­spiels­wei­se durch Prozess-Moni­to­ring) zentral so gesteuert werden, dass zum Stichtag die ent­spre­chen­den Daten zu Verfügung stehen.

Ins­be­son­de­re inter­es­sant wird die Nutzung von BPC, wenn der Kunde bereits S/4HANA nutzt oder stra­te­gisch nutzen will. In der Version BPC optimized for S/4HANA ist es möglich, per HANA Views in Echtzeit auf IST-Daten zuzu­grei­fen und diese kon­zern­weit als Grundlage für die Auftrags- und Pro­jekt­pla­nung zu nutzen.

Aufgrund unserer Erfahrung in der Kon­zep­tio­nie­rung von Systemen zum Auf­trags­con­trol­ling, Planung und BPC, verfügen wir über ein breites Wissen und unter­stüt­zen Sie gerne, sowohl bei der Erstel­lung des ent­spre­chen­den Business Cases, als auch bei der Imple­men­tie­rung.