Man mag es nicht glauben: Die Zeiten, in denen Saldenabstimmungen per Post verschickt werden, sind in manchen Unternehmen noch nicht vorbei. Die meisten Unternehmen aber betreiben einen hohen Aufwand, um Transaktionen von und zu anderen Firmen detailliert zu buchen und an Stichtagen (idealerweise monatlich) abzustimmen. In diesem Zusammenhang spricht man in der Regel von Intercompany Management.

Dieser Beitrag gibt einen empirisch gestützten Marktüberblick zu nachfolgenden Fragestellungen:

• Welche Ziele sollte ein durchgängiges Intercompany Management inklusive der zugrundeliegenden Prozesse verfolgen?
• Welche IT Tools helfen, den Prozess zu vereinfachen, zu beschleunigen und zu überwachen, und wie wirken veränderte Plattformstrategien (SAP S/4 HANA, Cloud) in strategische Überlegungen mit ein?
• Was sind die größten Herausforderungen bei der Optimierung von Intercompany Prozessen?

Welche Ziele verfolgt durchgängiges Intercompany Management und der zugrundeliegende Prozess?

Zu einem durchgängigen Intercompany Management gehören vor allem die Kernprozesse a) Generierung von Intercompany Transaktionen und b) Abstimmung der Intercompany Transaktionen / Salden zwischen Unternehmen mit nachfolgenden Zielen:

Intercompany Transaction Management fokussiert typischerweise auf die Erhöhung der Automatisierungsgrade

• in der Generierung von Intercompany Rechnungen
• in der Verteilung von Intercompany Rechnungen / Gutschriften zwischen Konzerngesellschaften
• im Freigabe- und Klärungsprozess sowie in der Weiterverarbeitung von Rechnungen von der Buchung bis zum Zahllauf.

Die Abstimmung der Intercompany Transaktionen/Salden fokussiert typischerweise auf die Ziele

• Datenqualität der für einen Abstimmungszeitpunkt bereitgestellten Intercompany Informationen, welche sich vor allem hinsichtlich der Vollständigkeit, Zeitgerechtheit und der Genauigkeit der Transaktionen oder Salden definiert.
• Transparenz über den Status der Abstimmung zur Einhaltung des Terminplans.
• Governance bei der Entscheidungsfindung und Klärung von Differenzen zwischen den Gesellschaften.
• Prozesseffizienz bei der Behandlung von Differenzen im Konsolidierungsprozess.

Dem Grad der Detaillierung (z.B. Transaktionswährung, Einzeltransaktionen) und den Anlässen (Ist-, Plan- und Vorschauprozess) sind in der Umsetzung der Intercompany Abstimmprozesse keine Grenzen gesetzt. Ob Intercompany Differenzen nun zwischen Gesellschaften oder zwischen Profit Centern abgestimmt werden, liegt an der Organisationsstruktur des betreffenden Konzerns.

Auch bieten sich breite Möglichkeiten, Intercompany Abstimmungen in Planungsprozessen entweder analog dem Vorgehen im Ist Berichtswesen zu integrieren oder durch Nutzung von automatischen Regeln (z.B. anhand der Lieferketten) Intercompany Planwerte maschinell zu generieren und anhand fester Zahlungsregeln abzubauen, wodurch eine Abstimmung eher einer Wertplausibilisierung entspricht.

Welche IT Tools helfen, den Prozess effektiv und effizient zu kontrollieren?

Minimum Ebene ist häufig das eingesetzte Konzernkonsolidierungssystem, in dem Intercompany Salden (eine Aggregation einzelner Transaktionen auf eine Konten/Partner Kombination) behandelt werden.

Eine sehr gute Funktionalität bietet hier z.B. der Intercompany Abstimmmonitor von Tagetik, in dem auch Kommentare zu standardisierten Differenzgründen hinterlegt werden können. In SAP BPC bzw. SAP SEM-BCS sind Abstimmfunktionen ebenfalls komfortabel ausgestaltet. Generell greifen die Konsolidierungssysteme auf die Regeln der definierten Intercompany Eliminierungsregeln zurück. Kritisch ist häufig die Rückkopplung auftretender Differenzen in die ERP Systeme, da es einer guten Praxis entsprechen sollte, dass die Werte im Konzernkonsolidierungssystem den Werten im ERP System entsprechen.

State-of-the-Art ist die transaktionale Abstimmung einzelner Rechnungs Transaktionen in einem ERP System, was höchste Genauigkeit und Möglichkeiten für Klärung und Korrektur als Teil des Monatsabschlusses bietet und nicht mehr als Teil des Konzernkonsolidierungsprozesses auf Konzernebene erfolgen muss.

Mit der zunehmenden Harmonisierung zwischen ERP Systemen bzw. der Integration von heterogenen ERP Systemen in ein System steigen die Möglichkeiten einer transaktionalen Abstimmung.

Häufig verwendete IT Lösungen für die transaktionale Abstimmung zwischen Meldeeinheiten sind:

• SAP ICR – Standardkomponente, die eine spezielle Tabelle generiert, in welche die Intercompany-Transaktionen via Excel-Upload übernommen und dann im Rahmen eines Workflows behandelt werden. Aktuell gilt diese Lösung als Standard im S/4 HANA-Umfeld.
• Bei einer hohen Verbreitung von SAP ERP Systemen im Unternehmensverbund bieten Lösungen von Drittanbietern (wie z.B. CONVISTA CONSPREP®) ebenfalls breite Lösungsspektren. ConVista ConsPrep® ist ein durch die SAP zertifiziertes Programmpaket, das den Abschlussprozess effizient unterstützt.
• Als Cloud-basierter „Software as a Service“ (SaaS) ist das Tool BLACKLINE interessant, da es auch Funktionen für den Versand von IC Rechnungen und die Steuerung von Freigabeprozess bietet. Hierdurch lassen sich auch sehr heterogene ERP Plattformen miteinander integrieren – perfekt für den Versand als auch bei der Abstimmung in der Cloud über „single point of truth“ außerhalb der ERP Systeme.
• Andere Lösungsansätze sind die, Intercompany Anforderungen und Verbindlichkeiten gegen eine InhousevBank zu verrechnen und somit zumindest bilanziell die Anzahl der in die Abstimmung involvierten Parteien zu reduzieren.

Welche Lösung zu welchem Unternehmen passt, bedarf einer eingehenden Analyse und Abstimmung mit weiteren organisatorischen Zielen, z.B. Plattform- oder Cloud-Strategie, Grad der Nutzung von Shared Services, Reife- und Standardisierungsgrad der ERP Kernprozesse und Stammdaten etc.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Optimierung von Intercompany Prozessen?

Die Optimierung der Intercompany Prozesse ist im Wesentlichen eine Frage des Change Managements und nicht des Tools. Ohne ausreichende Governance, d.h. klare Vorgaben, Entscheidungsmandate und Entscheidungsgremien sowie einen entsprechenden Durchsetzungszwang, ist es schwierig, eine Organisation zu verändern. Nicht zu vergessen ist hier die Einführung eines klaren Terminkalenders für Buchungsschluss und Abstimmung der Intercompany Transaktionen.

Des Weiteren sollte das Einschwingen in einen automatisierten Intercompany Prozess stufenweise hinsichtlich der Häufigkeit, der für die Abstimmung und Korrektur zur Verfügung stehenden Zeiträume sowie der Detaillierungsgrade der Rechnungsinformationen, gesteigert werden.

Sofern Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten, freuen wir uns sehr über eine Kontaktaufnahme zu einem unserer Experten.