Man mag es nicht glauben: Die Zeiten, in denen Sal­den­ab­stim­mun­gen per Post ver­schickt werden, sind in manchen Unter­neh­men noch nicht vorbei. Die meisten Unter­neh­men aber betreiben einen hohen Aufwand, um Trans­ak­tio­nen von und zu anderen Firmen detail­liert zu buchen und an Stich­ta­gen (idea­ler­wei­se monatlich) abzu­stim­men. In diesem Zusam­men­hang spricht man in der Regel von Inter­com­pa­ny Manage­ment.

Dieser Beitrag gibt einen empirisch gestütz­ten Markt­über­blick zu nach­fol­gen­den Fra­ge­stel­lun­gen:

  • Welche Ziele sollte ein durch­gän­gi­ges Inter­com­pa­ny Manage­ment inklusive der zugrun­de­lie­gen­den Prozesse verfolgen?
  • Welche IT Tools helfen, den Prozess zu ver­ein­fa­chen, zu beschleu­ni­gen und zu über­wa­chen, und wie wirken ver­än­der­te Platt­form­stra­te­gien (SAP S/4 HANA, Cloud) in stra­te­gi­sche Über­le­gun­gen mit ein?
  • Was sind die größten Her­aus­for­de­run­gen bei der Opti­mie­rung von Inter­com­pa­ny Prozessen?

Welche Ziele verfolgt durch­gän­gi­ges Inter­com­pa­ny Manage­ment und der zugrun­de­lie­gen­de Prozess?

Zu einem durch­gän­gi­gen Inter­com­pa­ny Manage­ment gehören vor allem die Kern­pro­zes­se a) Gene­rie­rung von Inter­com­pa­ny Trans­ak­tio­nen und b) Abstim­mung der Inter­com­pa­ny Trans­ak­tio­nen / Salden zwischen Unter­neh­men mit nach­fol­gen­den Zielen:

Inter­com­pa­ny Tran­sac­tion Manage­ment fokus­siert typi­scher­wei­se auf die Erhöhung der Auto­ma­ti­sie­rungs­gra­de

  • in der Gene­rie­rung von Inter­com­pa­ny Rech­nun­gen
  • in der Ver­tei­lung von Inter­com­pa­ny Rech­nun­gen / Gut­schrif­ten zwischen Kon­zern­ge­sell­schaf­ten
  • im Freigabe- und Klä­rungs­pro­zess sowie in der Wei­ter­ver­ar­bei­tung von Rech­nun­gen von der Buchung bis zum Zahllauf.

Die Abstim­mung der Inter­com­pa­ny Transaktionen/Salden fokus­siert typi­scher­wei­se auf die Ziele

  • Daten­qua­li­tät der für einen Abstim­mungs­zeit­punkt bereit­ge­stell­ten Inter­com­pa­ny Infor­ma­tio­nen, welche sich vor allem hin­sicht­lich der Voll­stän­dig­keit, Zeit­ge­recht­heit und der Genau­ig­keit der Trans­ak­tio­nen oder Salden definiert.
  • Trans­pa­renz über den Status der Abstim­mung zur Ein­hal­tung des Ter­min­plans.
  • Gover­nan­ce bei der Ent­schei­dungs­fin­dung und Klärung von Dif­fe­ren­zen zwischen den Gesell­schaf­ten.
  • Pro­zess­ef­fi­zi­enz bei der Behand­lung von Dif­fe­ren­zen im Kon­so­li­die­rungs­pro­zess.

Dem Grad der Detail­lie­rung (z.B. Trans­ak­ti­ons­wäh­rung, Ein­zel­trans­ak­tio­nen) und den Anlässen (Ist‑, Plan- und Vor­schau­pro­zess) sind in der Umsetzung der Inter­com­pa­ny Abstimm­pro­zes­se keine Grenzen gesetzt. Ob Inter­com­pa­ny Dif­fe­ren­zen nun zwischen Gesell­schaf­ten oder zwischen Profit Centern abge­stimmt werden, liegt an der Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur des betref­fen­den Konzerns.

Auch bieten sich breite Mög­lich­kei­ten, Inter­com­pa­ny Abstim­mun­gen in Pla­nungs­pro­zes­sen entweder analog dem Vorgehen im Ist Berichts­we­sen zu inte­grie­ren oder durch Nutzung von auto­ma­ti­schen Regeln (z.B. anhand der Lie­fer­ket­ten) Inter­com­pa­ny Planwerte maschi­nell zu gene­rie­ren und anhand fester Zah­lungs­re­geln abzubauen, wodurch eine Abstim­mung eher einer Wert­plau­si­bi­li­sie­rung ent­spricht.

Welche IT Tools helfen, den Prozess effektiv und effizient zu kon­trol­lie­ren?

Minimum Ebene ist häufig das ein­ge­setz­te Kon­zern­kon­so­li­die­rungs­sys­tem, in dem Inter­com­pa­ny Salden (eine Aggre­ga­ti­on einzelner Trans­ak­tio­nen auf eine Konten/Partner Kom­bi­na­ti­on) behandelt werden.

Eine sehr gute Funk­tio­na­li­tät bietet hier z.B. der Inter­com­pa­ny Abstimm­mo­ni­tor von Tagetik, in dem auch Kom­men­ta­re zu stan­dar­di­sier­ten Dif­fe­renz­grün­den hin­ter­legt werden können. In SAP BPC bzw. SAP SEM-BCS sind Abstimm­funk­tio­nen ebenfalls kom­for­ta­bel aus­ge­stal­tet. Generell greifen die Kon­so­li­die­rungs­sys­te­me auf die Regeln der defi­nier­ten Inter­com­pa­ny Eli­mi­nie­rungs­re­geln zurück. Kritisch ist häufig die Rück­kopp­lung auf­tre­ten­der Dif­fe­ren­zen in die ERP Systeme, da es einer guten Praxis ent­spre­chen sollte, dass die Werte im Kon­zern­kon­so­li­die­rungs­sys­tem den Werten im ERP System ent­spre­chen.

State-of-the-Art ist die trans­ak­tio­na­le Abstim­mung einzelner Rechnungs Trans­ak­tio­nen in einem ERP System, was höchste Genau­ig­keit und Mög­lich­kei­ten für Klärung und Korrektur als Teil des Monats­ab­schlus­ses bietet und nicht mehr als Teil des Kon­zern­kon­so­li­die­rungs­pro­zes­ses auf Kon­zern­ebe­ne erfolgen muss.

Mit der zuneh­men­den Har­mo­ni­sie­rung zwischen ERP Systemen bzw. der Inte­gra­ti­on von hete­ro­ge­nen ERP Systemen in ein System steigen die Mög­lich­kei­ten einer trans­ak­tio­na­len Abstim­mung.

Häufig ver­wen­de­te IT Lösungen für die trans­ak­tio­na­le Abstim­mung zwischen Mel­de­ein­hei­ten sind:

  • SAP ICR – Stan­dard­kom­po­nen­te, die eine spezielle Tabelle generiert, in welche die Inter­com­pa­ny-Trans­ak­tio­nen via Excel-Upload über­nom­men und dann im Rahmen eines Workflows behandelt werden. Aktuell gilt diese Lösung als Standard im S/4 HANA-Umfeld.
  • Bei einer hohen Ver­brei­tung von SAP ERP Systemen im Unter­neh­mens­ver­bund bieten Lösungen von Dritt­an­bie­tern (wie z.B. CONVISTA CONSPREP®) ebenfalls breite Lösungs­spek­tren. ConVista ConsPrep® ist ein durch die SAP zer­ti­fi­zier­tes Pro­gramm­pa­ket, das den Abschluss­pro­zess effizient unter­stützt.
  • Als Cloud-basierter „Software as a Service“ (SaaS) ist das Tool BLACKLINE inter­es­sant, da es auch Funk­tio­nen für den Versand von IC Rech­nun­gen und die Steuerung von Frei­ga­be­pro­zess bietet. Hierdurch lassen sich auch sehr hete­ro­ge­ne ERP Platt­for­men mit­ein­an­der inte­grie­ren – perfekt für den Versand als auch bei der Abstim­mung in der Cloud über „single point of truth“ außerhalb der ERP Systeme.
  • Andere Lösungs­an­sät­ze sind die, Inter­com­pa­ny Anfor­de­run­gen und Ver­bind­lich­kei­ten gegen eine Inhousev­Bank zu ver­rech­nen und somit zumindest bilan­zi­ell die Anzahl der in die Abstim­mung invol­vier­ten Parteien zu redu­zie­ren.

Welche Lösung zu welchem Unter­neh­men passt, bedarf einer ein­ge­hen­den Analyse und Abstim­mung mit weiteren orga­ni­sa­to­ri­schen Zielen, z.B. Plattform- oder Cloud-Strategie, Grad der Nutzung von Shared Services, Reife- und Stan­dar­di­sie­rungs­grad der ERP Kern­pro­zes­se und Stamm­da­ten etc.

Was sind die größten Her­aus­for­de­run­gen bei der Opti­mie­rung von Inter­com­pa­ny Prozessen?

Die Opti­mie­rung der Inter­com­pa­ny Prozesse ist im Wesent­li­chen eine Frage des Change Manage­ments und nicht des Tools. Ohne aus­rei­chen­de Gover­nan­ce, d.h. klare Vorgaben, Ent­schei­dungs­man­da­te und Ent­schei­dungs­gre­mi­en sowie einen ent­spre­chen­den Durch­set­zungs­zwang, ist es schwierig, eine Orga­ni­sa­ti­on zu verändern. Nicht zu vergessen ist hier die Ein­füh­rung eines klaren Ter­min­ka­len­ders für Buchungs­schluss und Abstim­mung der Inter­com­pa­ny Trans­ak­tio­nen.

Des Weiteren sollte das Ein­schwin­gen in einen auto­ma­ti­sier­ten Inter­com­pa­ny Prozess stu­fen­wei­se hin­sicht­lich der Häu­fig­keit, der für die Abstim­mung und Korrektur zur Verfügung stehenden Zeiträume sowie der Detail­lie­rungs­gra­de der Rech­nungs­in­for­ma­tio­nen, gestei­gert werden.

Sofern Sie tiefer in das Thema ein­stei­gen möchten, freuen wir uns sehr über eine Kon­takt­auf­nah­me zu einem unserer Experten.