Auch wenn vielen Unternehmen die Vorteile von SAP S/4HANA bewusst sind, schrecken sie aus Kosten- und Zeitgründen vor einer zeitnahen Umstellung zurück. Der richtige Business Case hilft, die Potenziale der neuen Technologie herauszustellen und damit neue Chancen für das bislang bestehende ERP System zu eröffnen.

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob und wann die Einführung von SAP S/4HANA sinnvoll ist. Eine Möglichkeit, Potenziale und Risiken zu bewerten, ist die Durchführung einer SAP HANA Vorstudie.

SAP S/4HANA steckt noch in der Entwicklungsphase. Dennoch ist klar: SAP konzentriert Entwicklungskapazitäten auf HANA und damit auch auf S/4. Es stellt sich also nicht unbedingt die Frage, ob, sondern vielmehr wann die Umstellung durchgeführt werden sollte. Natürlich sind mit der Umstellung von einem bestehenden ERP System auf SAP S/4HANA erhebliche Kosten verbunden, so dass die Entscheidung zur Umstellung sehr schwer fällt.

Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA ergeben sich allerdings auch Potenziale, die Automatisierung einiger Geschäftsprozesse grundsätzlich zu überdenken und damit einen positiven Business Case zu entwickeln. Veränderte Unternehmensstrukturen, die über Jahre oder gar Jahrzehnte hinweg innerhalb der bestehenden ERP Systeme immer wieder notdürftig und suboptimal durch viele Eigenentwicklungen und Sonderprogramme abgebildet wurden, führen zu hohem Pflegeaufwand. Neue Technologien, beispielsweise die Cloud, bieten eine erhöhte Automatisierung und Steigerung der Ergebnispotenziale für das Unternehmen, sind aber nie wirklich ernsthaft im Kontext von ERP Systemen betrachtet worden.

SAP S/4HANA – Vorteile einer End-to-End-Betrachtung

Eine End-to-End-Betrachtung der Geschäftsprozesse zeigt neben den Kosten auch erhebliche Ergebnispotenziale auf. Hier einige Beispiele:

Order-to-Cash

• Der Einbau von strukturierten Vorgaben (bspw. Pricing Instrumenten) im Opportunity-Prozess könnte Margen-Potenziale ausschöpfen.
• Durch ein zentral anzusteuerndes Billing Cockpit könnten Rechnungserstellungs Prozesse bis hin zum Rechnungsdruck und -versand effizienter gestaltet werden.
• Der Einsatz von Dispute Management könnte das Cash Management verbessern.
• Durch den Einsatz einer integrierten Projektplanungs Komponente könnte in Zukunft eine wesentlich bessere Projektsteuerung stattfinden und die Ergebniswirksamkeit der Projekte verbessert werden.

Purchase-to-Pay

• Standardisierung von Einkaufsprozessen differenziert nach Warengruppen und deren zentrale Bündelung könnten erhebliche Einspareffekte im Einkaufsvolumen erzielen.
• Eine Beschleunigung des Rechnungseingangs Prozesses durch Automatisierungsmöglichkeiten, wie beispielsweise eine Cloud Lösung SAP ARIBA, führt zur verbesserten Nutzung von Skonti.

SAP S/4HANA – Fokusthemen eines Business Case

Aus diesen Beispielen wird ersichtlich, dass die Fragestellung nach der Umstellung auf SAP S/4HANA in einem Business Case weiteichend genutzt werden kann, um Geschäftsprozesse zu hinterfragen.

Aus Projektbeispielen haben wir folgende Fokusthemen zur Entwicklung eines Business Cases für die Umstellung auf SAP S/4 HANA identifiziert:

1. Green-field versus Brown-field Ansatz:SAP S/4 HANA hat einige neue Features. Allerdings ist nicht alles neu, so dass zu hinterfragen ist, ob ein Green-field Ansatz in jedem Fall sinnvoll ist. Vielversprechend ist die Nutzung des Green-field Ansatzes unter der Bedingung, Komponenten wie in einem Brown-field Ansatz übernehmen zu können, falls keine maßgeblichen Verbesserungen durch den Green-field Ansatz zu erzielen sind.
2. End-to-End Prozessbetrachtung: Neben den Prozesskosten ist zu beurteilen, ob sich durch die Veränderung von Durchlaufzeiten oder Bündelung von Aktivitäten weitere finanzielle Hebel ableiten lassen.
3. Cloud:Neben der Einführung von SAP S/4HANA stellt sich die Frage, ob weitere neue Technologien mit der Umstellung auf SAP S/4HANA, wie die Cloud, eine Rolle spielen könnten und somit den Business Case beeinflussen.
4. Standardisierung: Eigenentwicklungen sollten in Zusammenhang mit der Prozessbetrachtung hinterfragt werden. Die Diskussion über die Nutzung des SAP S/4HANA Standards (durch Aktivierung der SAP Best Practice Prozesse) sollte immer in Beziehung zum Aufwand der Pflege von Eigenentwicklungen gesetzt werden.
5. Reporting und Business Intelligence (BI):Durch das verfügbare Embedded BI in SAP S/4HANA sollten Reporting Fragestellungen einbezogen werden. Self Service Konzepte, insbesondere im operativen Reporting, sind dabei von besonderer Bedeutung.

Neben diesen Themen gibt es fallspezifisch weitere Aspekte, die in einem Business Case beleuchtet werden sollten. Die oben aufgeführten Beispiele machen jedoch deutlich, dass es bei der Umstellung auf SAP S/4HANA nicht alleine um eine technische Umstellung auf neue Funktionalitäten geht. Die ganzheitliche Prozessbetrachtung spielt eine herausragende Rolle bei der Entwicklung eines sinnvollen Business Case.

Sofern Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten, freuen wir uns sehr über eine Kontaktaufnahme zu einem unserer Experten.