Was einen guten Bericht von einer guten Präsen­tation unterscheidet

Sach­ge­rechte Tools gäbe es in ausrei­chender Form, dennoch regieren Office-Anwen­­dungen wie Excel und Power­Point auch heute noch im Reporting. Wie in wenigen Schritten eine gute Präsen­tation zu einem guten Bericht wird.

Präsen­ta­tionen beein­flussen Erwar­tungs­haltung an Berichte

Der Einsatz moderner Reporting- und Dashboard-Tech­no­logien ist mitt­ler­weile in vielen Unter­nehmen verbreitet. Tools wie SAP Analytics Cloud, Board, Qlikview und viele andere kommen hier in der Cloud oder ‚on Premise‘ zum Einsatz, um (Kenn-)Zahlen und Ergeb­nisse zu unter­schied­lichen Anlässen zu visua­li­sieren und zu präsen­tieren. Auf Grundlage dieser Zahlen können valide Entschei­dungen für die Unter­neh­mens­steuerung getroffen werden.

Unge­achtet der Möglich­keiten, die diese Tools für das Reporting bieten, haben sie es bislang aller­dings nicht geschafft, klas­sische Foli­en­sätze abzulösen, die in Standard-Office-Lösungen wie Power­Point erstellt werden. Trotz der Medi­en­brüche werden Exporte dieser Art auch im weit voran­ge­schrit­tenen 21. Jahr­hundert weiterhin fleißig verschickt und erfreuen sich hoher Beliebtheit aufgrund der vermeintlich einfachen Bedien­barkeit, die wenig tech­ni­sches Know-how erfordert.

Gleich­zeitig beein­flussen diese Präsen­ta­tionen bis heute das Verständnis und die Erwar­tungs­haltung der Berichts­er­steller und ‑empfänger, wie ein vermeintlich „guter“ Bericht auszu­sehen hat und wirken sich damit auch auf das Berichts­design in allen anderen Reporting Lösungen aus. Das Ergebnis sind oft mini­ma­lis­tische Berichte, mit ausge­wählten, besonders großen Grafiken und nur wenig Beschriftung, die den allge­meinen Design-Techniken für Präsen­ta­tionen folgen und darüber den Infor­ma­ti­ons­gehalt vernachlässigen.

Gute Berichte müssen ohne Refe­renten auskommen

In einer Präsen­tation funk­tio­niert dieses Prinzip sehr gut, denn im Gegensatz zu den typischen Berichten gibt es hier einen Sprecher, der einen Großteil der rele­vanten Infor­ma­tionen vermittelt und den Foli­ensatz im Hinter­grund nur nutzt, um das Gesagte optisch zu unter­stützen. Was wären zum Beispiel die damals legen­dären und noch immer viel­ko­pierten Apple-Keynotes ohne Steve Jobs? Ein Bericht hingegen muss auch ohne einen Refe­renten auskommen können und seinen Zweck erfüllen, die Empfänger ange­messen und ausrei­chend zu infor­mieren und sie in die Lage zu versetzen, Entschei­dungen für das Unter­nehmen zu treffen.

Dies bedeutet einer­seits, dass all die Infor­ma­tionen, die man in einer Präsen­tation auf der Tonspur vermitteln würde, direkt in den Bericht inte­griert werden müssen, was mit Tabellen oder Kommen­taren geschehen kann. Dabei sollten die Berichte so struk­tu­riert sein, dass Zusam­men­hänge instinktiv verstanden werden können: so wie das mensch­liche Gehirn beim Auto­fahren auch bei hohen Geschwin­dig­keiten noch in der Lage ist, diverse Verkehrs­zeichen quasi gleich­zeitig zu inter­pre­tieren und ange­messene Hand­lungen abzu­leiten, kann diese Muster­er­kennung auch im Berichts­wesen instru­men­ta­li­siert werden. Der Schlüssel hierzu ist ein hoher Grad der Harmo­ni­sierung für alle Berichtsobjekte.

Dass wir Verkehrs­zeichen und Fahr­bahn­mar­kie­rungen quasi nebenbei inter­pre­tieren können, liegt zum großen Teil auch an einer deutsch­landweit und teilweise sogar inter­na­tional einheit­lichen Normierung. Analog dazu sollten auch Berichte zumindest innerhalb eines Unter­nehmens zu großen Teilen stan­dar­di­siert sein. Diese Stan­dar­di­sierung erstreckt sich über viele Bestand­teile und Dimen­sionen eines Berichts, von denen einige offen­sichtlich sind und andere aufgrund von Software-Stan­­dar­d­ein­stel­­lungen oft übersehen werden.

Beispiele unein­heit­licher Reports

Die Bilder­strecke zeigt beispielhaft, was so oder so ähnlich in vielen Reporting-Front Ends und Berichten allgemein gezeigt wird. Ein Chart wird für eine Vielzahl von Konzern­ge­sell­schaften, Unter­neh­mens­be­reichen o.Ä. wieder­ver­wendet, wobei die Skalierung stan­dard­mäßig jeweils so angepasst wird, dass die Fläche optimal genutzt wird. Ein direkter Vergleich wird dadurch nahezu unmöglich.

Eine Säule kann in einer Grafik 1 Million Euro darstellen und in der nächsten nur 100.000 Euro. Die Muster­er­kennung ist effektiv ausge­schaltet und der Nutzer ist ohne den jewei­ligen Skalie­rungs­faktor zu wissen, nicht in der Lage die Beträge zu ermitteln. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen ist natürlich, die Grafik um die Werte oder zumindest Wert­achsen zu ergänzen, aber auch diese müssen erst inter­pre­tiert werden.

Auf den Stra­ßen­verkehr über­tragen, wäre das als ob man die Fahr­bahn­mar­kie­rungen an manchen Stellen um die Hälfte verkürzen und dies mit einem zusätz­lichen Verkehrs­schild kenn­zeichnen würde. Man stelle sich die Zahl der Auffahr­un­fälle vor.

Beispiele eines einheit­lichen Reportings

Legt man aller­dings einen einheit­lichen Maßstab fest, der sich durch das Berichts­wesen zieht z.B. 1 cm oder 100 Pixel (je nach Berichts­medium) = 1 Million Euro, dann können die Empfänger schon nach kurzer Einge­wöhnung mit einem Blick erkennen, wie hoch der Betrag ist und wie sich die Beträge anteilig zuein­ander verhalten.

Mit der richtigen Skalierung ist es jetzt deutlich einfacher, die einzelnen Einheiten unter­ein­ander zu vergleichen: Man kann auf schneller erkennen, dass die Business Unit 4 nur zu einem geringen Teil zum Gesamt­ergebnis beiträgt, während ein Großteil aus den Business Units 1 und 2 kommt. Der Split der jewei­ligen Grafiken auf einzelne Seiten erschwert einen direkten Vergleich jedoch weiterhin.

Beispiele eines opti­mierten Reportings

Die Kombi­nation aller 5 Charts auf eine Seite fällt vielen erst einmal schwer. In einer Präsen­tation würde man viel­leicht sagen, das Bild sei über­frachtet und damit nur schwer verständlich. Sobald man sich allerding kurz damit ausein­an­der­ge­setzt hat, fällt es deutlich leichter die Grafiken in einen Zusam­menhang zu setzen und zu inter­pre­tieren. Die Zeit­er­sparnis in der nächsten Berichts­pe­riode ist spürbar.

Die SUCCESS Regeln nach Hichert

Die Anwendung dieser Schritte bedeutet eine Abkehr von vielen grund­le­genden Design­tech­niken für Präsen­ta­tionen, die vielen Anwendern in Fleisch und Blut über­ge­gangen sind und deshalb nicht immer leicht­fallen. Die Steuerung eines Unter­nehmens ist jedoch ein hoch­kom­plexer Vorgang und anders als bei einer durch­schnitt­lichen Präsen­tation, in der viele verschiedene Empfänger mit den unter­schied­lichsten Hinter­gründen und Vorkennt­nissen sitzen, kann bei den Empfängern eines Berichtes ein glei­cher­maßen hohes Grund­wissen voraus­ge­setzt werden, weswegen diese auch von komplexen Berichten nicht über­fordert werden.

Bei den hier vorge­stellten Maßnahmen handelt es sich um zwei Themen­blöcke der IBCS (Inter­na­tional Business Commu­ni­cation Standards). Ein Creative-Common-Projekt für die konzep­tio­nelle und visuelle Gestaltung von Berichten und anderer Geschäfts­kom­mu­ni­kation, das von Rolf Hichert ins Leben gerufen wurde. Diese Standards lassen sich in den folgenden 7 Regeln, dem SUCCESS-Model zusammenfassen:

S AY – Botschaft vermitteln

U NIFY – Seman­tische Notation anwenden

C ONDENSE – Infor­ma­ti­ons­dichte erhöhen

C HECK – Visuelle Inte­grität sicherstellen

EXPRESS – Geeignete Visua­li­sierung wählen

SIMPLIFY – Über­flüs­siges vermeiden

S TRUCTURE – Inhalt gliedern

Die hier beispielhaft visua­li­sierten Regeln sind UNIFY und CONDENSE.

In unserer Blogreihe IBCS- Die SUCCESS Regeln für ein gelun­genes Reporting werden in inter­es­santen Beiträgen die Regeln einzeln vorge­stellt. Den ersten Beitrag dieser Serie können Sie unter Inter­na­tional Business Commu­ni­cation Standards (IBCS®) nachlesen.

Wenn wir Sie und Ihr Unter­nehmen bei Fragen zu diesen Themen beratend unter­stützen können, steht verovis Ihnen gerne zur Verfügung.

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